La signature électronique du contrat de travail dématérialisé

Les ressources humaines ont entamé leur transition digitale depuis plusieurs années grâce à un cadre technologique mais également législatif propice. De nombreuses sociétés disposent désormais d’un logiciel SIRH pour la gestion de leurs équipes ou d’un ATS leur permettant de mieux organiser leurs recrutements dans un marché du travail de plus en plus complexe. La signature électronique du contrat de travail, dématérialisé ou non, entre salarié et employeur vient compléter ce panel d’outils et permet de finaliser le processus de dématérialisation tout en simplifiant la vie des DRH et recruteurs.

Il est enfin temps de dire définitivement adieu au papier !

Le marché du travail se diversifie et les options dont disposent les recruteurs et plus globalement les ressources humaines sont de plus en plus vastes. Le contrat de travail passe par différentes formes (CDD, CDI, intérim, freelance) et ouvre de plus grandes possibilités pour les employeurs et leurs équipes.

En parallèle, les besoins des futurs salariés évoluent et peuvent aisément s’accorder avec ceux de leurs employeurs. Le développement exponentiel du télétravail dans le secteur tertiaire en est un exemple flagrant et passe forcément par une évolution du contrat de travail.

Ces évolutions du marché de l’emploi ont poussé les ressources humaines à modifier leur organisation et permis le développement de nouveaux outils plus à même de répondre à leurs nouveaux besoins. Parmi eux, la signature électronique du contrat de travail.

Une très grande majorité des entreprises françaises sont aujourd’hui équipées de logiciels SIRH principalement pour tout ce qui concerne la paie, la gestion administrative ainsi que celle des temps et activités (GTA). La gestion de la formation et de la performance commencent également à intégrer naturellement ces nouveaux outils permettant de s’affranchir petit à petit du format papier.

La loi travail (loi n° 2016-1088 du 8 août 2016) a également permis de développer davantage l’usage des bulletins de paie électroniques par les entreprises, ouvrant la voie à toujours plus de dématérialisation des documents RH.

Le recrutement n’est pas en reste. Le développement des nouvelles plateformes de recherche d’emploi et la multiplication de l’offre d’ATS en Saas permet aux recruteurs de mieux organiser la recherche de nouveaux profils, voire d’automatiser le tri en amont des profils.

Malgré des processus RH dématérialisés de bout en bout et faute de solution alternative, le papier est longtemps resté la norme pour tout ce qui concerne les relations contractuelles entre l’employeur et ses salariés. Le déploiement de la signature électronique du contrat de travail (entre autres) permet d’étendre la dématérialisation à l’ensemble des activités de ressources humaines tout apportant davantage de sécurité et de confidentialité dans les échanges.

Le contrat de travail peut être établi et conservé sous forme électronique en accord avec l’article 1174 du Code Civil. La signature de ce contrat peut, dans ce cadre, être réalisée au moyen d’un procédé de signature numérique. Le papier n’a donc plus aucune raison de rester la norme en matière de contrats.

La signature électronique est, quant à elle, encadrée au niveau européen par le règlement eIDAS, n°910/2014 du 23 juillet 2014. Ce règlement, retranscrit dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil français permet, sous certaines conditions, de réaliser une signature électronique du contrat de travail.

Pour qu’un procédé de signature électronique soit reconnu il doit respecter certaines règles, à savoir :

• respecter l’intégrité du document
• inclure un système d’identification du signataire
• apposer un certificat électronique sur le document

Les autorités de certification et tiers de confiance, certifiés en France par l’ANSSI et dont Yousign fait partie, sont en mesure de vous proposer des solutions de signature électronique disposant de facto d’une véritable valeur juridique pour vos signatures électroniques de contrat de travail.

La signature électronique du contrat de travail s’applique à l’ensemble des formes de contrats de travail du marché de l’emploi.

• CDD
• CDI
• contrat de mission freelance
• contrat interim

La signature électronique répond aux besoins spécifiques des différents corps de métier présents dans les ressources humaines. La signature en amont d’un CDD ou d’un CDI et de l’ensemble des documents attenants (mutuelle, clause de confidentialité…) va ainsi permettre de mieux préparer l’arrivée dans l’entreprise du salarié et faciliter sa prise de poste. La première journée ne sera pas consacrée à la gestion administrative mais bien à la découverte de la société et aux missions qui lui sont dévolues.

Signer un contrat de travail à distance est donc tout à fait possible. La signature électronique du contrat de travail dématérialisé est également une solution appréciable pour les salariés en télétravail ou les entreprises disposant de bureaux éloignés géographiquement les uns des autres. Enfin, les workflows de validation tels que vous pouvez en trouver sur l’application de Yousign permettent de mettre en place un processus de relecture et de validation des contrats de travail avant envoi aux signataires.

Les agences d'intérim pourront profiter de l’instantanéité du procédé de signature électronique et ainsi être plus réactives dans la recherche et le recrutement d’intérimaires pour leurs clients. Un tableau de bord de suivi des signatures permettra en parallèle d’avoir une vision globale de l’ensemble des contrats en attente de validation et de signature.

De même, lors de besoins ponctuels ou à plus long terme, la signature électronique permettra d’embaucher des freelances de manière beaucoup plus rapide, tout en respectant le formalisme et la valeur juridique des contrats de mission classiques.

Les usages de la signature en ligne ne s’arrêtent évidemment pas à la signature du contrat de travail. La signature numérique peut s’appliquer à l’intégralité des documents gérés par les ressources humaines. Elle permet de sécuriser les échanges avec vos équipes et de mieux organiser votre gestion du personnel.

Il est ainsi possible d’utiliser la signature électronique pour vos fiches de poste, clauses de confidentialité, entretiens annuels, demandes et validation de congés…

La signature électronique, souvent disponible sous forme d’application, peut également s’intégrer très simplement dans vos outils existants (SIRH, ATS…) au moyen d’une API. Il vous est ainsi possible de gérer l’ensemble des processus de ressources humaines depuis un seul logiciel. Vous pourrez également automatiser vos tâches en fonction de vos besoins: parcours de validation des documents, relances automatisées de signature électronique,etc.

Lors de chaque signature, l’ensemble des signataires recevra une copie du document au format numérique ainsi qu’un accès vers un dossier de preuve (audit trail) de la signature.

Si vous adossez votre plateforme à un système d’archivage électronique vous pourrez ainsi conserver de manière sécurisée tous vos documents RH.

Yousign archive électroniquement les dossiers de preuve pendant 10 ans renouvelables chez Arkhineo, tiers archiveur certifié au niveau européen.

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La signature électronique du contrat de travail vous permettra donc non seulement de dématérialiser tous vos processus RH mais va également simplifier considérablement votre gestion des ressources humaines tout en sécurisant davantage vos processus contractuels. Son usage est extrêmement simple et son champ d’application vaste. Il est donc temps de sauter le pas et d’apporter une nouvelle touche de modernité à votre entreprise.