La signature électronique sur Google Doc

La signature électronique (ou esignature) s’impose aujourd’hui comme une solution rapide, pratique et sécurisée pour signer toutes sortes de documents. Parmi les outils de traitement de texte en ligne les plus utilisés par les entreprises et les particuliers, on retrouve Google Doc, qui propose désormais des fonctionnalités pour intégrer une signature électronique directement dans l’interface.

Comment fonctionne la esignature et quel est le cadre juridique ? Quels sont les avantages à connaître et les techniques pour signer sur Google Doc ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.

La signature électronique est une méthode qui permet de signer des documents de manière numérique, en toute sécurité. Elle permet d’authentifier l’auteur de la signature et de garantir l’intégrité du document, évitant ainsi tout risque de fraude.

Son utilisation est aujourd’hui indispensable pour de nombreuses entreprises, qui s’en servent pour signer très rapidement divers documents : 

• Factures et devis
• Bons de commande
• Contrats de travail
• Documents comptables et juridiques
• Actes notariés
• Mandats, compromis de vente et actes authentiques de vente

Une signature électronique valide doit correspondre à plusieurs critères. Elle doit tout d’abord être authentique, ce qui signifie que la signature peut être retrouvée sur d’autres documents officiels. Elle doit également être infalsifiable, c’est-à-dire impossible à confondre avec une autre signature. En outre, elle est irrévocable, ce qui signifie que la personne qui a signé ne peut légalement pas contester cet acte a posteriori. Enfin, la elle se doit d’être inaltérable et non réutilisable : une fois qu’un fichier est signé, on ne peut ni modifier la signature, ni la déplacer sur un autre document.

La signature électronique est un processus cryptographique qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document. La signature manuscrite numérisée, en revanche, est une signature faite à la main qui a ensuite été scannée et intégrée dans un document numérique. 

La signature manuscrite numérisée n’est pas juridiquement contraignante, car elle n’apporte aucune protection contre les risques de falsification. De ce fait, elle peut être contestée. C’est la raison pour laquelle il est préférable d’utiliser la signature manuscrite numérisée pour les documents informels et les notes personnelles. Pour tout document officiel (facture, accords légaux, contrats…) il est important d’utiliser la signature électronique, avec les niveaux de sécurité les plus élevés que nous verrons dans la suite de cet article.

L’article 1366 du Code civil garantit la valeur juridique d’une signature électronique, au même titre qu’une signature manuscrite. De ce fait, si elle répond à tous les critères que nous avons cités précédemment dans cet article, elle est parfaitement valide et ne peut pas être refusée par un juge.

L’article 1367 du Code civil précise cependant que toutes les esignatures ne se valent pas, car il existe plusieurs niveaux de sécurité. Par exemple, la signature scannée et la signature électronique manuscrite n’ont pas la même valeur probante, car elles ne constituent pas une preuve assez solide de l’identité et du consentement de l’auteur de la signature.

Depuis le premier juillet 2016, le règlement eIDAS harmonise le cadre légal de la signature électronique au niveau européen. Celui-ci se compose de quatre niveaux de sécurité, que nous allons détailler dans la suite de cet article : simple, avancé, avancée reposant sur un certificat électronique qualifié, et qualifié.

Le premier niveau est la signature électronique simple. Elle peut être utilisée lorsque vous signez sur un appareil électronique, ou encore que vous scannez une signature manuscrite pour l’intégrer à un document à envoyer par mail.

Sa valeur juridique est assez limitée, puisqu’elle ne permet pas de garantir l’intégrité des documents et l’identité de la personne qui a signé. Cependant, elle peut constituer un début de preuve et permet de simplifier les processus internes de la vie courante (accusés de réception, commande…).

La signature électronique avancée fonctionne avec une clé privée, utilisable par une seule personne. Elle permet d’identifier la personne concernée, de la lier à la signature, et de garantir l’intégrité du document signé. Certains systèmes de vérification peuvent demander au signataire de télécharger sa pièce d’identité sur la plateforme de signature, afin de valider son identité. Ce système est le plus utilisé, car il permet de signer un grand nombre de docs dématérialisés en assurant un haut niveau de sécurité.

Ce système est assez similaire au niveau 2, mais il intègre également un processus destiné à vérifier l’identité du signataire. Pour cela, il utilise un certificat de signature électronique réglementé par l’eIDAS.

Parmi toutes les solutions de esignature, la méthode qualifiée est celle qui possède la plus grande force juridique. Elle demande un certificat de signature électronique pour vérifier l’identité du signataire. De plus, elle inclut un token physique certifié par une autorité européenne de sécurité et de défense des systèmes d’information, comme l’ANSSI par exemple.

La procédure est plus lourde, c’est pourquoi cette méthode est souvent réservée aux documents qui nécessitent un très haut niveau de sécurité, comme des actes notariés par exemple.

Gain de temps et d’argent

La signature électronique permet tout d’abord de gagner du temps, car elle permet d’accélérer les démarches administratives (signature, envoi et échange de documents). Les actes peuvent être signés en quelques secondes et transmis tout aussi rapidement, ce qui n’est pas le cas du format papier. Le format dématérialisé permet également d'économiser du budget papier.

Traçabilité

Elle facilite également la traçabilité des documents, grâce au suivi des dossiers en temps réel. 

Sécurité

Cette méthode permet de sécuriser les processus administratifs et de protéger les données.

La première méthode pour intégrer une signature électronique dans un Gdoc est d’utiliser l’outil de dessin Google Drawing. Il permet de créer des formes, ainsi que des dessins à l’aide d’un stylet ou de la souris. Il est alors possible de créer une signature, afin de la coller sur le fichier.

Voici le processus à suivre, étape par étape :

• Ouvrir le document à signer dans Gdoc
• Cliquer sur “insertion”, puis “dessin”, puis “nouveau”
• Dessiner la signature en choisissant parmi les différents types de lignes proposées
• Enregistrer le dessin et fermer

Cette dernière action permet d’afficher la signature électronique sur Gdoc. Il est également possible de la sauvegarder afin de la réutiliser pour d’autres documents. Pour cela, cliquez sur “action”, puis “télécharger”.

Enfin, la signature est modifiable grâce à l’option “modifier” qui permet d’ajuster les lignes et les couleurs, et l’option “redimensionner” qui permet d’ajuster la taille et la position de la signature.

Des générateurs de signature en ligne permettent de créer une signature électronique et de l’intégrer sur Gdoc. Ils offrent généralement plusieurs polices d’écriture, une plateforme facile d’utilisation et des images en haute résolution. Une fois que la signature est créée et téléchargée, sélectionnez les options “insérer”, puis “image”.

La esignature intégrée via un module complémentaire dispose d’une réelle valeur juridique. Ces modules s’intègrent directement dans les docs et permettent d’ajouter, de demander ou de transmettre des signatures électroniques. Une fois que l’installation terminée, ouvrez le module et téléchargez le document à signer à l’intérieur afin de procéder à la signature.

En version bêta depuis 2023, Google Workspace intègre désormais une fonctionnalité native dédiée aux signatures électroniques.

• Dans Gdoc : ouvrez le menu, sélectionnez “outils”, puis “signature électronique”
• Dans drive : ouvrez un PDF, sélectionnez les trois points en haut à droite, puis “signature électronique”. Vous pouvez alors ajouter des signataires, placer les champs à signer, envoyer le fichier via Gmail et assurer le suivi.
• La fonctionnalité n’est pas encore disponible sur les sheets.

Yousign est une entreprise française spécialisée dans la signature électronique. Elle propose des services performants et sécurisés pour les entreprises, les particuliers, les éditeurs de logiciel et les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP).

• Application Saas 

Yousign propose une interface intuitive, permettant aux utilisateurs de créer, d’envoyer, de recevoir et de suivre les signatures en ligne.

• API de esignature

Les entreprises peuvent signer directement via leurs logiciels ou plateformes (CRM, plateforme RH…), afin de faciliter les échanges avec leurs clients et leurs collaborateurs.

• Gestion des documents

Yousign facilite la gestion de tous les types de fichiers : Gdoc, PDF, Word, Excel.

• La conformité légale

Yousign propose tous les niveaux de sécurité de signature électronique : 

1. La signature simple, avec ou sans double identification
2. La signature avancée, avec la vérification de l’identité des signataires
3. La signature qualifiée, avec la vérification biométrique des signataires

L’entreprise possède la certification eIDAS et figure sur la liste des prestataires de confiance, validée par l’ANSSI.

• Le gain de temps

Yousign permet de simplifier et d’automatiser de nombreuses démarches, en dématérialisant le processus de signature.

• La simplicité d’utilisation

Grâce à son API, Yousign s’adapte facilement aux systèmes internes des entreprises et à leurs besoins spécifiques.

La signature électronique est un atout considérable pour les entreprises et les particuliers, car cela permet de gagner en temps et en efficacité, tout en sécurisant les données et en optimisant la gestion des documents. Pour choisir la solution qui vous convient le mieux, prenez le temps d’identifier les besoins de votre structure (gestion des contrats, options indispensables, méthodes de travail…), car plusieurs niveaux de sécurité existent. Pour simplifier le processus et assurer une totale conformité aux réglementations, des plateformes spécialisées comme Yousign sont vos meilleures alliées, car elles vous permettent de signer et sécuriser vos documents en quelques clics.