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3 min

Mis à jour le 23 Mai, 2024

Publié le 6 Mai, 2024

5 raisons valables d’utiliser la signature électronique pour optimiser l’offboarding de vos collaborateurs

Optimisation de l'offboarding grâce à la signature électronique
Yousign

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@Yousign

Illustration : Gawon Lee

Sommaire

Dans un contexte de guerre des talents et de recrutements en tension, l’offboarding revêt des enjeux tout aussi importants que l’onboarding des collaborateurs. En tête de liste, la réputation de l’entreprise et sa marque employeur. Si la bonne intégration des nouvelles recrues est capitale pour sécuriser la relation contractuelle, leur départ doit tout autant être soigné. L’offboarding désigne le processus d’accompagnement de la rupture professionnelle. Plusieurs outils peuvent vous aider à l’optimiser. La signature électronique en fait partie.

Quels sont ses atouts ? Pourquoi la mettre en avant dans votre processus d’offboarding ? Découvrez nos réponses.

1. La signature électronique simplifie l’offboarding

Sauf cas exceptionnel, la relation contractuelle ne s’éteint pas du jour au lendemain. L’offboarding prend naissance le jour de l’annonce du départ, par exemple dans le cadre d’une démission ou d’un licenciement, et prend fin au moment où le collaborateur quitte définitivement son employeur.

Cette période s’étale sur plusieurs semaines, après le respect d’une période de préavis, et n'échappe pas à diverses formalités administratives. Certaines assorties d’une obligation légale de signature. D’autres, facultatives, mais préférables pour éviter tout litige ultérieur.

Voici quelques exemples de documents où la signature du salarié sur le départ est requise : 

Avec l’essor du télétravail, mais aussi si le salarié accomplit sa période de préavis à distance, il peut être plus complexe d’organiser un ou plusieurs rendez-vous physiques de signature.

La signature électronique prend alors tout son sens : elle simplifie et fluidifie la réalisation de toutes les démarches d’offboarding en proposant au salarié de signer à distance. Fini le casse-tête des agendas partagés, les parties signent sans avoir besoin d’être présentes l’une en face de l’autre.

2. La signature électronique proposée au cours de l’offboarding renforce votre image de marque

Les formalités administratives avec signature marquent la toute dernière ligne droite du processus de sortie du collaborateur de l’entreprise. 

Généralement accomplies le dernier jour de travail, elles forment les dernières impressions laissées par l’employeur au collaborateur. D’où l’importance d’y apporter le plus grand soin possible.

En utilisant un procédé fluide, rapide, en phase avec la digitalisation engagée des procédures, vous terminez la relation contractuelle sur une note favorable pour votre image de marque. La signature électronique est alors toute indiquée.

Un offboarding qui patine, mal préparé, pire qui s’allonge à cause de problèmes d’agenda pour trouver une date qui convienne à tous, peut être mal vécu par votre collaborateur. Par le jeu des vases communicants, c’est votre réputation qui en sera impactée.

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3. La signature électronique s’intègre facilement à votre logiciel de formalités administratives RH

L’intégration d’une brique de signature électronique à votre système RH (SIRH) est très facile. Tous les logiciels métiers sont compatibles avec les API (Application Programming Interface) de signature électronique.

Vous pouvez aussi opter pour une utilisation indépendante, au travers d’une application dédiée. On parle de solution en SaaS (Software As A Service).

Dans les 2 cas, vous offrez à votre salarié sur le départ un service supplémentaire rapide et intuitif. Le gain de temps et la simplicité permis par la signature électronique sont des atouts forts pour améliorer l’expérience collaborateur, même à la toute fin de la relation contractuelle. In fine, c’est votre marque employeur qui en sortira grandie.

Bon à savoir :

Yousign propose d’intégrer la signature électronique sous forme d’une API ou en passant par une application simple et fonctionnelle.

4. La signature électronique dans le processus d’offboarding réduit les erreurs

En utilisant une solution de signature électronique, vous réduisez les erreurs qui se seraient glissées lors de la rédaction des différents documents de fin de contrat. 

Votre collaborateur reçoit en amont tous les écrits à signer par mail. Il aura ainsi l’opportunité de relire et de contrôler tous les éléments rédigés et éventuellement faire corriger les coquilles qui auraient pu se glisser avant d’apposer sa signature.

5. La signature électronique offre une sécurité renforcée aux documents de fin de contrat

Les solutions de signature électronique disponible sur le marché utilisent des mesures de sécurité avancées telles que le chiffrement des données et l'authentification renforcée (mot de passe, clé de sécurité physique, certificat) pour garantir l'intégrité et la confidentialité des documents signés

En optant pour ce type de solution, vous réduisez les risques de fraude ou de falsification des documents.
Avantage supplémentaire de recourir à une solution de signature électronique, tous vos documents dématérialisés peuvent être stockés de manière sécurisée dans un système de gestion électronique des documents (GED). Ce qui facilite leur recherche, leur consultation et leur archivage électronique. Et vous évite de prévoir un espace de stockage physique pour les documents papier.

Optimisation de l'offboarding grâce à la signature électronique : ce qu’il faut retenir

La transformation digitale des entreprises s’effectue à tous les niveaux. La dématérialisation des processus RH a fait naître des outils performants. La signature électronique en fait partie.

Vous réussissez l’onboarding de vos collaborateurs ? Ne ratez pas leur départ. Les enjeux pour la pérennité et la croissance de votre organisation sont trop importants. 

N’oubliez jamais qu’un ancien collaborateur reste un ambassadeur de votre entreprise. Son avis sur les dernières heures passées avec vous, qu’il soit positif ou négatif, influe directement sur vos futures recrues ou clients.

S’appuyer sur la technologie, et notamment la signature électronique, pour traiter au mieux le départ de vos collaborateurs est une stratégie assurément gagnante !

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