La digitalisation de la comptabilité : pourquoi et comment commencer en 2025 ?

En 2025, la digitalisation des processus comptables n’est plus une simple tendance. Elle est devenue une nécessité stratégique pour les entreprises. Le développement rapide du monde numérique, associé aux exigences réglementaires en pleine évolution, pousse les entrepreneurs à adopter de nouvelles technologies. Passer à côté de cette transition, c’est prendre le risque de s’isoler de l’écosystème économique actuel orienté vers la productivité, la rapidité et l’efficacité. Que ce soit pour des enjeux environnementaux, la réduction d’erreurs humaines, le souci de se conformer à la réglementation ou encore d’automatiser des tâches répétitives non génératrices de revenus, la digitalisation est une réponse à de nombreux objectifs. Pourquoi faut-il agir dès 2025 ? Comment amorcer cette transition vers une comptabilité digitalisée de manière optimale et durable ? Nos réponses.

Une comptabilité digitalisée consiste à remplacer les processus comptables manuels et l’ensemble des documents papier utilisés traditionnellement par de nouvelles technologies numériques et des systèmes informatiques.

Elle passe nécessairement par la numérisation de toutes les données comptables, que ce soit leur saisie, leur stockage dans le Cloud ou encore leur traitement. 

Toutes les données comptables sont impactées : factures, tickets de caisse, relevés bancaires…

La digitalisation de la comptabilité ne cesse de se développer et se transforme rapidement au fur et à mesure des évolutions technologiques. 

Pour 2025, de nouvelles tendances sont à prévoir grâce à :

• L’intelligence artificielle (IA) : un véritable allié pour les comptables et les entreprises. Elle offre un gain de temps non négligeable eu égard à sa capacité à prédire les flux de trésorerie, à détecter les anomalies dans les écritures comptables. Elle permet aussi d’automatiser les tâches répétitives telles que la saisie des données ou la gestion des factures.
•  L’automatisation des flux de données grâce aux outils intégrés. Les solutions comptables peuvent être intégrées aux logiciels de gestion d’entreprise tels qu’un CRM pour transférer des données en temps réel. Par ailleurs, la reconnaissance optique des caractères (OCR), combinée à l’IA, favorise une numérisation rapide et une analyse automatique des documents papier (factures, tickets de caisse ou reçus).
• Le Cloud computing permet un accès en temps réel aux données financières, peu importe l’endroit où l’on se trouve. 

En parallèle, la réglementation et les obligations fiscales vont suivre cette vague de digitalisation et en accélérer le développement.

Par exemple, la Directive européenne sur la facturation électronique impose progressivement aux entreprises françaises d’adopter la facturation électronique. En France, elle est devenue obligatoire en 2024 pour les grandes entreprises et le sera progressivement jusqu’en 2026 pour les PME et TPE.

Avec cette nouvelle obligation, l’utilisation de plateformes de traitement automatisé des factures comme Chorus Pro en France est favorisée.

Le Plan France Num, une initiative gouvernementale, est dédié au soutien dans la transition numérique des PME, grâce à des subventions et des formations pour faciliter l’adoption des outils digitaux.

L’Administration fiscale s’intègre également dans ce courant avec l’adoption du contrôle fiscal digitalisé et des systèmes de reporting électronique permettant de recueillir les données fiscales en temps réel.

Cette transformation du paysage comptable est toutefois encadrée par le Règlement européen relatif à la protection des données, le RGPD. Dans ce cadre, les entreprises et les comptables doivent se conformer à une réglementation stricte en matière de confidentialité en utilisant des technologies numériques.

Le recours à une comptabilité digitalisée offre de nombreux avantages pour les cabinets comptables et les entreprises parmi lesquels on peut relever le gain de temps. 

La digitalisation permet de simplifier les tâches répétitives telles que la saisie des écritures comptables. 

Les outils numériques à disposition des entreprises génèrent automatiquement des rapports ou encore des déclarations. 

Tout ce temps gagné permet aux comptables ou au chef d’entreprise de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Une comptabilité digitalisée permet d’avoir une meilleure visibilité en temps réel de la situation économique de l’entreprise. 

Les tableaux de bord personnalisés, le rapprochement bancaire en temps réel et le stockage sur le Cloud computing garantit une gestion optimale de la trésorerie.

La réduction des coûts opérationnels offerte par la comptabilité digitalisée est un avantage non négligeable. La fin du papier au profit du numérique génère une intéressante économie sur les coûts d’impression, de stockage ou encore d’archivage.

Les services numériques se développent en intégrant des mesures de sécurité avancées (chiffrement, sauvegardes automatiques, accès restreint) pour protéger les données comptables contre les pertes, les vols ou encore se prémunir contre les cyberattaques.

Les rapprochements bancaires sont désormais effectués de manière automatique. Cet atout réduit considérablement le temps passé à réaliser à la main cette tâche chronophage, mais également les erreurs humaines.

De plus, les opérations bancaires sont mises à jour en temps réel grâce à leur importation immédiate dans le logiciel de comptabilité utilisé.

La réglementation évolue de manière régulière.

Les logiciels comptables offrent des mises à jour réglementaires constantes pour toujours se conformer aux exigences légales.

Les logiciels de comptabilité en ligne sont de précieux outils en ce qu’ils centralisent l’ensemble des opérations comptables de manière automatisée.

Leur rôle comprend notamment :

•  La saisie automatisée des opérations.
•  La création des liasses fiscales (bilans, comptes de résultats, tableaux de suivi, tableaux de bord financiers).
• Une vérification de la conformité aux règles fiscales.
•  Un rapprochement bancaire automatique.

Parce qu’elle devient progressivement obligatoire, la facturation électronique constitue un enjeu majeur pour les comptables, les cabinets d’expertise-comptable ou encore les chefs d’entreprise. 

Elle consiste à émettre et à recevoir des factures sous format numérique. Les documents sont, dans ce cadre, transmis par voie électronique sur des plateformes partenaires. Leur rôle est central dans la mise en place de la facturation électronique.

Véritable tâche chronophage, la gestion des notes de frais peut également être source d’erreurs pour les comptables ou les entreprises. De nombreux services numériques sont disponibles pour simplifier ce processus.

Par exemple :

• Les logiciels en ligne.
• Les applications mobiles qui garantissent une saisie des notes de frais en temps réel, même hors connexion.
• Les modules intégrés à un logiciel ERP.

Pour accompagner la transformation digitale des entreprises, la signature électronique présente de nombreux avantages. Notamment, elle permet aux utilisateurs de signer des documents comptables d’où et quand ils le souhaitent. 

La solution de signature électronique proposée par Yousign vous garantit la sécurité de vos contrats, devis ou factures. Elle vous offre une traçabilité et un archivage de tous vos documents d’entreprise.

La clé d’une digitalisation réussie passe nécessairement par une analyse de vos besoins comptables.

Faites le point sur les tâches qui vous semblent chronophages, sur celles qui vous paraissent bloquantes ainsi que sur les besoins spécifiques de votre entreprise en termes d’amélioration, de gain de temps, d’économie, etc.

Une fois cette analyse effectuée, définissez vos objectifs : avez-vous besoin de gagner en productivité, de réduire vos coûts ou les erreurs humaines, de faciliter vos rapports professionnels avec votre expert-comptable ?

Enfin, estimez le budget que vous souhaitez allouer dans le cadre de cette transition.

La seconde étape consiste à rechercher les solutions qui répondront à vos objectifs dans le respect du budget défini. 

N’hésitez pas à comparer les logiciels de comptabilité sur le marché, à vous assurer que les outils choisis s’intègrent avec les vôtres (CRM, SIRH, ERP, Gestion électronique des documents - GED.

N’hésitez pas à tester les solutions grâce à des essais et des démonstrations avant de valider votre choix.

De bons outils n’assureront pas leur rôle de manière optimale s’ils sont mal utilisés. C’est pourquoi, former vos équipes à leur utilisation est indispensable. 

Pensez à mettre en place un support technique pour répondre à toutes les situations face auxquelles vos salariés pourraient être confrontés.

L’utilisation de tableaux de bord et des rapports établis par vos nouveaux outils vous permettra d’évaluer le bon fonctionnement de votre dématérialisation comptable et la croissance de l’entreprise. 

Le cas échéant, vous pourrez réajuster votre stratégie comptable.

La digitalisation de la comptabilité constitue un enjeu majeur face au développement du numérique pour gagner en efficacité, pour éviter les erreurs humaines et réaliser des économies. 

Toutefois, cette transition comptable nécessite une préparation rigoureuse et des choix mûrement réfléchis. Une vigilance particulière doit être accordée à l’évaluation des besoins internes, au choix éclairé des solutions adéquates et à l’importance de la formation des équipes. Faire l’impasse sur ces points peut vous priver de tirer pleinement parti de la digitalisation de votre entreprise.