Pourquoi stocker ses documents dans le cloud ?

Votre entreprise collecte, traite et conserve de nombreuses données et vous ne savez plus quoi en faire ? Il peut s’agir de factures, de devis, de conditions générales de vente, de photos ou de vidéos… On parle de big data, c’est-à-dire d’un grand nombre de données collectées. Des téraoctets (To) ou des pétaoctets (Po). Le cloud en français, c’est un nuage. Il permet le stockage hors site de fichiers, non plus sur un ordinateur, mais dans un cloud composé de nombreux serveurs distants et interconnectés. Il présente de nombreux avantages pour les entreprises. Lesquels ? Découvrez pourquoi vous avez tout intérêt à stocker vos documents dans le cloud.

Le cloud est un service de stockage en ligne de fichiers dans un datacenter, géré par des fournisseurs de stockage. 

Ces derniers vendent des espaces de stockage en ligne sécurisés pour permettre aux particuliers ou aux sociétés d’héberger et d’archiver leurs contenus ailleurs que sur leur propres ordinateurs.

Il existe 3 principaux types de service cloud : 

• Le logiciel Saas.
• La plateforme Paas.
• L’infrastructure Iaas.

Vous pouvez donc importer et consulter vos documents sur les serveurs de votre fournisseur de stockage via un site Web, une application de bureau ou une application mobile.

Le cloud héberge toutes sortes de données :

• Des documents juridiques.
• Des documents comptables.
• Des documents financiers.
• Des photos.
• Des vidéos.
• Des mails.
• Des fichiers…

OVHcloud, NetExplorer, Google (Google Drive), Apple (icloud), Dropbox, Amazon Web Services, Microsoft (OneDrive), pCloud, NordLocker, Proton Drive sont des exemples de fournisseurs de services cloud.

Le stockage des fichiers sur le cloud présente de nombreux avantages pour les entreprises qui manient d’importantes données.

Faire le choix d’héberger vos données dans des datacenters, c’est aussi faire un choix économe : 

• Vous n’avez plus besoin d’acheter, de faire fonctionner puis de gérer vos propres infrastructures de stockage de données. Vous n’achetez que l’espace de stockage utile, sans vous occuper de sa maintenance. Vous pouvez tout aussi bien l’augmenter ou le réduire en fonction de vos besoins. La tarification proposée correspond exactement à vos besoins, en temps réel.
• Vous économisez une main-d’œuvre qualifiée, rare sur le marché du travail. Vous bénéficiez des ressources du datacenter.

Tous les documents stockés dans le cloud bénéficient d’une protection chiffrée. La technique du chiffrement est un élément clé de la cybersécurité. Le fournisseur de services cloud peut aussi prendre d’autres mesures de sécurité comme la gestion des identités et des accès ou la sauvegarde redondante.

Autre avantage non négligeable du cloud computing, il vous permet d’avoir un backup de vos données en cas de panne de vos outils informatiques ou d’une défaillance humaine. Vous êtes aussi protégé en cas de sinistres, comme un incendie ou une inondation, mais aussi en cas de vol. Vos données transférées sur le cloud ne peuvent pas disparaître car elles sont copiées sur plusieurs serveurs.

Le transfert de vos documents sur les serveurs du cloud libère de l’espace sur vos propres serveurs puisque vous pouvez les supprimer en toute sécurité de votre disque dur.

Stocker l’ensemble de ses documents comptables, juridiques ou financiers dans le cloud vous offre la possibilité de : 

• Les organiser comme bon vous semble.
• Les consulter à n’importe quel moment, de n’importe où, depuis n’importe quel appareil et en même temps. Les meilleurs services de stockage en ligne sur le cloud doivent être compatibles sur tous les appareils, ordinateurs, tablettes ou mobiles.
• Les partager facilement avec les collaborateurs ou les clients de l’entreprise, même s’ils sont géographiquement dispersés. Un avantage non négligeable avec l’essor du télétravail depuis l’épidémie de Covid.

Le stockage dans le cloud vous permet une très grande flexibilité dans l’utilisation de toutes vos données.

Le stockage cloud peut être intégré à d'autres services en ligne. Les fournisseurs d’espace de stockage proposent chacun des fonctionnalités différentes.

Par exemple, vous pouvez partager vos fichiers facilement avec des tiers, utiliser des applications de gestion de projet, des outils de messagerie ou des plateformes de travail d'équipe.

Vous pouvez aussi prendre une option pour synchroniser automatiquement vos fichiers entre votre ordinateur et la plateforme de service de stockage dans le cloud.

Le prix du stockage cloud dépend principalement de la quantité d'espace que vous souhaitez occuper, de quelques To à un espace illimité. Il peut aussi être lié au nombre d’utilisateurs et à la durée de votre engagement.

Les fournisseurs d’espace proposent généralement des systèmes d’abonnement avec des forfaits.

Le stockage de nombreux fichiers est une préoccupation majeure des entreprises. La méthode traditionnelle d’hébergement sur les disques durs ou des serveurs physiques a atteint ses limites eu égard au nombre colossal de données à traiter.

Stocker ses données en ligne, confidentielles ou non, dans le cloud offre aux entreprises plusieurs avantages : 

• Une plus grande accessibilité.
• Une sécurité renforcée des documents.
• La possibilité de réaliser des économies.
• Une meilleure collaboration entre les équipes.

Il existe de nombreux fournisseurs de cloud sur le marché. Par exemple, pCloud, NetExplorer, Google (Google Drive), Apple (icloud), Dropbox, Amazon Web Services, Microsoft (OneDrive) ou Proton Drive. Chacun propose des fonctionnalités supplémentaires comme la synchronisation des fichiers.

La sauvegarde de données en ligne n’est pas gratuite. Le prix dépend principalement de l’espace de stockage nécessaire.

Pour les entreprises qui cherchent à optimiser la gestion de leurs documents et à améliorer leur productivité, le stockage dans le cloud représente une solution efficace.