E-Rechnung und digitale Signatur: Das ändert sich 2025

Ab dem Jahr 2025 steht eine wichtige Änderung für Unternehmen in Deutschland an: Die E-Rechnung wird zur Pflicht für den B2B-Bereich, und auch die elektronische Signatur gewinnt an Bedeutung. Was bedeutet das konkret für Ihre Buchhaltung? Welche Anforderungen gelten rechtlich laut Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG? Und wie sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Rechnungen rechtssicher und effizient signiert werden?

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über E-Rechnungen und digitale Unterschriften im Jahr 2025 wissen müssen: Von Definitionen und gesetzlichen Grundlagen über technologische Lösungen bis hin zu Best Practices für die Umsetzung im Unternehmen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dabei muss sie automatisch und elektronisch verarbeitet werden können – ein einfaches PDF reicht also nicht aus.

Die Grundlage für die Definition der E-Rechnung liefert § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG, der seit der Einführung digitaler Rechnungsprozesse mehrfach angepasst wurde. Laut Gesetz muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:

Merkmale einer echten E-Rechnung:

• Strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD
• Kein Medienbruch: Vom Erstellen bis zur Archivierung rein digital
• Automatisch maschinell lesbar
• Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme
• Authentizität der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet

Mit dem geplanten Inkrafttreten der E-Rechnung Pflicht zum 01.01.2025 setzt Deutschland die Vorgaben der EU-Mehrwertsteuerreform ("VAT in the Digital Age" – ViDA) um. Ziel ist die vollständige Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen innerhalb der EU.

Die rechtliche Grundlage bildet der § 14 Abs. 1 UStG, ergänzt durch die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Die E-Rechnungspflicht betrifft künftig alle steuerpflichtigen Unternehmer:innen im B2B-Bereich.

Zeitplan zur Umsetzung:

• Ab 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (Pflicht zur Annahme)
• Ab 2026: Große Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen
• Ab 2027: Flächendeckende Pflicht für den Versand strukturierter E-Rechnungen für alle Unternehmen

Unternehmen, die ihre Systeme bis dahin nicht umstellen, riskieren steuerliche Nachteile und Verstöße gegen das UStG.

Eine digitale Signatur bestätigt die Echtheit und Unverändertheit einer E-Rechnung. Rechtlich geregelt wird dies unter anderem durch die europäische eIDAS-Verordnung. In Deutschland greifen ergänzend nationale Regelungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

• Einfache elektronische Signatur (EES): Geringste Sicherheitsstufe, keine besondere rechtliche Beweiskraft.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Höhere Sicherheit durch eindeutige Identifikation des Unterzeichners.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchste Sicherheit, rechtlich der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.

Für E-Rechnungen empfiehlt sich grundsätzlich die QES, da diese die höchsten Compliance-Anforderungen erfüllt.

Die Einführung von E-Rechnungen in Verbindung mit digitalen Unterschriften bietet Unternehmen zahlreiche bedeutende Vorteile, die weit über bloße Verwaltungsvereinfachungen hinausgehen:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen erheblich Zeit und reduzieren operative Kosten. Durch den Wegfall manueller Schritte bei der Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen minimieren Unternehmen Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe deutlich. Mitarbeiter:innen gewinnen mehr Zeit für produktivere und strategische Aufgaben.
• Rechts- und Datensicherheit: Elektronische Signaturen gewährleisten nicht nur die Authentizität des Rechnungsstellers, sondern sorgen auch dafür, dass Rechnungen nicht manipuliert oder unbemerkt verändert werden können. Die Integrität der Daten wird durch fortgeschrittene Verschlüsselungstechnologien geschützt, was insbesondere im Hinblick auf Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO und der GoBD unverzichtbar ist.
• Verbesserte Liquidität: Die elektronische Übermittlung und Bearbeitung von Rechnungen führt zu deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten und somit zu schnelleren Zahlungseingängen. Dadurch verbessert sich unmittelbar die Liquidität eines Unternehmens. Zudem lassen sich Forderungen effizienter überwachen, was das Risiko von Zahlungsverzügen oder Zahlungsausfällen reduziert.
• Ökologische Nachhaltigkeit: Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet eine erhebliche Reduzierung des Papierverbrauchs und der mit Versand und Archivierung verbundenen Transportwege. Dies trägt maßgeblich zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks eines Unternehmens bei und unterstützt Nachhaltigkeitsziele sowie das ökologische Bewusstsein bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen.

Für die Umstellung auf E-Rechnungen müssen Unternehmen geeignete technische Voraussetzungen schaffen:

• Nutzung kompatibler ERP- und Buchhaltungssysteme.
• Implementierung strukturierter Datenformate wie XRechnung und ZUGFeRD.
• Sichere elektronische Archivierung gemäß GoBD.
• Nutzung zertifizierter Signaturlösungen.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) erfordert eine strategische und strukturierte Herangehensweise, um die Geschäftsprozesse reibungslos anzupassen und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Die folgenden detaillierten Schritte helfen Ihrem Unternehmen, die Implementierung erfolgreich und effizient umzusetzen:

• Frühzeitige Planung und umfassende Prozessanalyse: Beginnen Sie frühzeitig mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden Rechnungsprozesse. Identifizieren Sie alle Schnittstellen und beteiligten Abteilungen, um mögliche Herausforderungen rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Lösungen zu entwickeln. Eine sorgfältige Prozessanalyse hilft dabei, Engpässe und Fehlerquellen frühzeitig zu eliminieren und die Akzeptanz der neuen Verfahren im Unternehmen zu fördern.
• Schulungen und Fortbildungen für Mitarbeitende: Investieren Sie in umfassende und regelmäßige Schulungen für Ihre Mitarbeitenden. Die Umstellung auf E-Rechnungen und elektronische Unterschriften bedeutet oftmals eine Veränderung etablierter Arbeitsabläufe. Daher ist es wichtig, dass alle betroffenen Mitarbeitenden rechtzeitig geschult werden und über die rechtlichen und technischen Anforderungen gut informiert sind.
• Schrittweise Integration in bestehende IT-Systeme: Vermeiden Sie einen abrupten Übergang und integrieren Sie die neuen Prozesse schrittweise in Ihre bestehenden IT-Systeme. Beginnen Sie beispielsweise mit Pilotprojekten, um die Akzeptanz und Funktionalität zu testen und Anpassungen schrittweise vorzunehmen. Dieser Ansatz reduziert Risiken und ermöglicht es Ihnen, Erfahrungen zu sammeln und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
• Regelmäßige Überprüfung der Compliance: E-Rechnungen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere gemäß UStG und GoBD. Führen Sie regelmäßige Compliance-Audits durch, um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Rechnungsprozesse kontinuierlich den aktuellen rechtlichen Vorraussetzungen entsprechen. Nutzen Sie dabei Checklisten und Compliance-Management-Software, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben systematisch zu dokumentieren und zu überwachen.
• Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern für elektronische Signaturen: Arbeiten Sie eng mit spezialisierten Anbietern wie Yousign zusammen, die digitale Unterschriften rechtskonform, sicher und effizient bereitstellen. Ein erfahrener Partner unterstützt Ihr Unternehmen bei der Auswahl der passenden Signaturlösung, bei der technischen Implementierung und bei der fortlaufenden Betreuung der elektronischen Rechnungsprozesse. Durch die Expertise eines spezialisierten Dienstleisters reduzieren Sie Risiken und gewährleisten eine nachhaltige, rechtssichere und effiziente Umsetzung Ihrer digitalen Rechnungsprozesse.

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung und der verstärkte Einsatz digitaler Unterschriften stellen Unternehmen vor Herausforderungen, bieten jedoch auch signifikante Chancen für Effizienzsteigerungen, verbesserte Compliance und nachhaltigere Geschäftsprozesse. Insbesondere durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) mit Yousign können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse deutlich vereinfachen, sondern auch höchste Rechts- und Datensicherheit gewährleisten. Durch die elektronische Signaturlösung von Yousign wird nicht nur der Rechnungsprozess erheblich beschleunigt, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler reduziert, was langfristig zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer besseren Liquidität führt. Unternehmen, die rechtzeitig in eine umfassende technologische Lösung wie Yousign investieren, sichern sich zudem einen klaren Wettbewerbsvorteil und erfüllen spielend leicht alle gesetzlichen Anforderungen des UStG und der GoBD.