E-Rechnung: Vorschriften & Pflichten der elektronischen Rechnungsstellung

In Deutschland gibt es seit dem 27. November 2020 eine neue Verordnung zur Umsetzung der europäischen Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Die e Rechnung Pflicht sieht vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierfür müssen sie über eine entsprechende Infrastruktur verfügen.

Immer mehr Unternehmen setzen daher auf elektronische Rechnungen, um die Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren. Aber nicht nur das, sondern auch die Chance, mit der e-Rechnung einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro und damit reduzierten CO₂-Fußabdruck zu gehen, sind überzeugende Argumente.

Doch welche Pflichten und Vorschriften müssen dabei beachtet werden? Ist es überhaupt erlaubt, Rechnungen per E-Mail zu versenden? Und wie sicher ist die elektronische Übermittlung von sensiblen Daten?

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zum Thema E-Rechnungen. Erhalten Sie alle Details über das  e Rechnung Gesetz sowie über alle technischen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Auch die Frage der Sicherheit kommt dabei nicht zu kurz: Wir stellen Ihnen die gängigsten Verschlüsselungsmethoden vor und erläutern, wie Sie Ihre Rechnungen vor unbefugtem Zugriff schützen können.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Version der herkömmlichen Papierrechnung, die bei einer Transaktion erstellt wird. Sie kann in verschiedenen Formaten vorliegen, am häufigsten jedoch im PDF-Format, das einfach per E-Mail versendet oder in einer Cloud gespeichert wird. Besonders relevant ist die E-Rechnung in der Bundesverwaltung, wo sie zunehmend zur Standardpraxis wird. Für bestimmte Bereiche, wie öffentliche Ausschreibungen, ist sogar die Nutzung des XRechnung-Formats vorgeschrieben, das speziell für den Austausch strukturierter Daten entwickelt wurde.

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von den rechtlichen Rahmenbedingungen und der Art des Geschäftspartners.

• Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten: Seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zusammenarbeiten, dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Vorschrift gilt insbesondere für Lieferanten und Dienstleister, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder einem anderen, den EU-Vorgaben entsprechenden Format ausgestellt werden.
  
  
• Unternehmen im europäischen Binnenmarkt: Auf europäischer Ebene gibt es ähnliche Vorschriften, die die Ausstellung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Verwaltungen vorschreiben. Diese Regelungen basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine europaweite Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung vorsieht.
  
  
• Private Unternehmen: Auch wenn es für private Unternehmen, die nicht mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, noch keine allgemeine Verpflichtung gibt, E-Rechnungen auszustellen, nimmt die Akzeptanz und Nachfrage nach elektronischen Rechnungen stetig zu. Immer mehr Unternehmen fordern von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern elektronische Rechnungen, um die eigenen Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren.

Als Unternehmen müssen Sie die Vorschriften rund um die elektronische Rechnungsstellung kennen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen rechtskonform sind. In dieser Übersicht sehen Sie alle wichtigen Anforderungen auf einem Blick:

In Deutschland gibt es gesetzliche Anforderungen, die Sie beachten müssen, wenn Sie eine e Rechnung erstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen.
In den nächsten Absätzen des Artikels gehen wir auf die rechtlichen Anforderungen näher ein.

Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt werden. Dies bedeutet, dass die Rechnung in einem Format vorliegen muss, das für die maschinelle Verarbeitung geeignet ist. Die Verwendung von unstrukturierten Dokumenten wie PDFs ist nicht zulässig. Das strukturierte Format sollte auch eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Eine elektronische Rechnung muss genauso übersichtlich und lesbar sein wie eine Papierrechnung. Die Informationen müssen klar und deutlich dargestellt werden. Es sollte auch darauf geachtet werden, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, wie z.B. Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer.

Bevor eine elektronische Rechnung an den Empfänger gesendet werden darf, muss dieser seine Zustimmung zur Verwendung dieses Formats gegeben haben. Die Zustimmung kann mündlich oder schriftlich erfolgen, sollte aber unbedingt dokumentiert werden.

Elektronische Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Nur wenn alle Vorschriften erfüllt sind, steht Ihnen in Richtung der e Rechnung nichts mehr im Wege.

Die Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungsprozesses bietet zahlreiche Vorteile:

• Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit durch Prozessautomatisierung, die menschliche Fehler minimiert
• Einsparung von Kosten durch den Wegfall von Logistikkosten, Papier- und Druckkosten
• Schnellere Bearbeitungszeit
• Erhöhung der Transparenz, da der Rechnungsstatus jederzeit und von überall aus eingesehen werden kann
• Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften wie der Mehrwertsteuerrichtlinie und anderen nationalen Vorschriften durch die Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellung-Prozesses
• Unterstützung der Anforderungen von Lieferanten und Kunden an eine effiziente, sichere und kosteneffektive Rechnungsstellung durch einen elektronischen Prozess
• Bonus: Umweltfreundlicher Prozess, der den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens reduziert

Alle diese Vorteile sprechen für sich. Die Einführung eines e-Rechnungsstellungsprozesses in Ihrem Unternehmen sollte eine hohe Priorität einnehmen.

Das Verfahren zur Erstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist klar strukturiert und umfasst mehrere wichtige Schritte, die sicherstellen, dass die Rechnung sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger rechtskonform und nachvollziehbar ist.

1. Erstellung der E-Rechnung durch den Rechnungssteller: Der Prozess beginnt mit der Erstellung der elektronischen Rechnung durch den Rechnungssteller. Dieser nutzt dafür eine geeignete Software, die sicherstellt, dass alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuern und die Details der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen korrekt erfasst werden. In vielen Fällen werden auch spezifische Anforderungen des Auftraggebers berücksichtigt, besonders wenn es sich um öffentliche Verwaltungen handelt.
   
   
2. Formatwahl und Konvertierung: Nachdem die Rechnung erstellt wurde, konvertiert der Rechnungssteller sie in das erforderliche Format. Für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern wird in der Regel das XRechnung-Format genutzt. Dieses Format stellt sicher, dass die Daten maschinenlesbar sind und die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
   
   
3. Übermittlung der E-Rechnung an den Rechnungsempfänger: Die E-Rechnung wird dann digital an den Rechnungsempfänger übermittelt. Dies kann über verschiedene Kanäle geschehen, wie per E-Mail, über spezielle Plattformen oder direkte Anbindungen zwischen den Buchhaltungssystemen der beteiligten Unternehmen. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland nutzen hierfür oft die zentrale elektronische Rechnungseingangsplattform, die im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) entwickelt wurde.
   
   
4. Empfang und Verarbeitung der E-Rechnung durch den Rechnungsempfänger: Der Rechnungsempfänger empfängt die elektronische Rechnung und verarbeitet sie in seinem Buchhaltungssystem. Dabei wird die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung überprüft, um sicherzustellen, dass keine Manipulationen vorgenommen wurden. Moderne Buchhaltungssysteme ermöglichen die automatische Verarbeitung und Buchung von E-Rechnungen, was den manuellen Aufwand minimiert und die Effizienz steigert.
   
   
5. Archivierung: Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger müssen die E-Rechnung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archivieren. Die Archivierung erfolgt digital und ermöglicht eine einfache Suche und Nachverfolgbarkeit für zukünftige Prüfungen oder Audits.
   

Eine e Rechnung muss authentisch sein. Das bedeutet, dass der Absender der Rechnung zweifelsfrei identifiziert werden kann und dass sichergestellt ist, dass die Rechnung nicht manipuliert wurde.

Eine elektronische Rechnung muss lesbar sein. Das bedeutet, dass sie in einem Format versendet werden muss, das von den Empfängern gelesen werden kann, ohne dass spezielle Software oder Geräte benötigt werden.

Eine elektronische Rechnung muss unverändert sein. Das bedeutet, dass sichergestellt werden muss, dass die Rechnung auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht verändert wurde.

Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen bestimmten Formatanforderungen entsprechen:

Strukturierte Rechnungen bestehen ausschließlich aus strukturierten Daten, die zwischen den Parteien vereinbart wurden. Es gibt verschiedene Arten von strukturierten Datenformaten wie EDIFACT oder XML CII. 

Lesen Sie gerne unseren weiterführenden Beitrag, der ausführlich über das Thema XRechnung berichtet.

Hybride Rechnungen kombinieren das Beste aus beiden Welten. Sie sind im PDF-Format, aber mit strukturierten Daten versehen, sodass sie von Maschinen interpretiert werden können. Das sogenannte "Factur-X"-Format ist ein neues französisch-deutsches Format, das 2017 eingeführt wurde.

Nicht-strukturierte Rechnungen sind im Wesentlichen Papierrechnungen, also keine e Rechnungen, die im PDF-, JPEG- oder sogar HTML-Format verschickt werden. Sie werden in der Regel per E-Mail versendet oder ausgedruckt und persönlich übergeben.

Somit ist eine PDF keine e Rechnung.

Formal unterscheiden sich elektronische Rechnungen nicht von Rechnungen, die Sie in Papierform ausstellen, solange sie die oben beschriebenen strukturellen Anforderungen erfüllen. 

So kann eine elektronische Rechnung auf verschiedene Arten erstellt werden, je nach den Anforderungen und Vorlieben Ihres Unternehmens. Grundsätzlich gibt es jedoch einige Schritte, die bei der Erstellung jeder elektronischen Rechnung beachtet werden sollten.

Zunächst sollten die erforderlichen Daten zur Erstellung der Rechnung strukturiert und elektronisch gesammelt werden, damit Sie als eine e Rechnung gilt:

• Vollständiger Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:innen (z.B. Lieferanten) und der Leistungsempfänger:innen (mit Leitweg-ID)
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Evtl. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Diese Pflichtangaben stammen aus dem § 14 Absatz 4 i.V.m. § 14a Absatz 5 UStG und sind für jede Art von Rechnung erforderlich.

Die Rechnung kann mithilfe von spezieller e-Rechnungs Software oder Online-Tools erstellt werden. Es gibt verschiedene Tools, die kostenlos oder gegen Gebühr zur Verfügung stehen und die Erstellung von Rechnungen erleichtern können. 

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die erstellte elektronische Rechnung den Datenschutzbestimmungen entspricht und keine sensiblen Daten enthält, die von Dritten missbraucht werden könnten.

Obwohl E-Rechnungen und E-Quittungen beide elektronische Versionen traditioneller Papierbelege darstellen, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen den beiden. Eine E-Rechnung dokumentiert eine Forderung eines Verkäufers gegenüber einem Käufer über die Bezahlung einer Ware oder Dienstleistung. Sie enthält detaillierte Informationen über die verkauften Artikel oder Dienstleistungen, deren Preis, die anfallenden Steuern und die Zahlungsbedingungen. Eine Rechnung muss nicht sofort bezahlt werden und kann ein Zahlungsziel enthalten.

Im Gegensatz dazu bestätigt eine E-Quittung den Erhalt einer Zahlung und dient als Beleg dafür, dass eine Transaktion abgeschlossen wurde. Sie enthält in der Regel Informationen über den gezahlten Betrag, das Datum der Zahlung und die beteiligten Parteien. Eine Quittung wird in der Regel nach der vollständigen Bezahlung ausgestellt und ist weniger detailliert als eine Rechnung.

Die elektronische Signatur spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Rechtssicherheit und Integrität von E-Rechnungen. Insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur (QES) kann für Unternehmen von großem Vorteil sein, da sie den höchsten Sicherheitsstandard erfüllt und die Echtheit sowie Unversehrtheit der elektronischen Rechnungen garantiert.

Möchten Sie wissen mitwelche e-Signatur Sie für Ihr Dokumente brauchen, testen Sie gerne unseren e-Signatur-Wegweiser.

Wie die elektronische Signatur hilfreich sein kann

Elektronische Signaturen, insbesondere die QES, können verwendet werden, um die Echtheit des Absenders zu bestätigen und sicherzustellen, dass die Rechnung nach ihrer Ausstellung nicht verändert wurde. Dies ist besonders wichtig in Geschäftsfällen, in denen hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit gestellt werden, wie zum Beispiel bei der Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern oder bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung innerhalb der EU.

Die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung in Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und den Einsatz geeigneter Softwarelösungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Mitarbeiter entsprechend geschult werden, um den Umgang mit elektronischen Rechnungen effizient zu gestalten.

Ein wichtiger Aspekt bei der Umsetzung der E-Rechnung ist die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme. Unternehmen sollten darauf achten, dass die eingesetzte Software kompatibel ist und die Anforderungen an die E-Rechnung gemäß den geltenden Vorschriften erfüllt. Dies schließt die Fähigkeit ein, Rechnungen im XRechnung-Format zu erstellen und zu verarbeiten, wenn es sich um Aufträge mit öffentlichen Auftraggebern handelt.

Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen rechtskonform archiviert werden. Die elektronische Archivierung ermöglicht es, auf alle relevanten Informationen schnell und unkompliziert zuzugreifen und sie bei Bedarf den Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen.

Die Einführung der E-Rechnung ist ein wesentlicher Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens. Sie bietet Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zahlreiche Vorteile, von Kosteneinsparungen über erhöhte Effizienz bis hin zur Sicherstellung der rechtlichen Compliance. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den steigenden Anforderungen an Schnelligkeit, Sicherheit und Nachhaltigkeit wird die E-Rechnung in Zukunft eine noch größere Rolle spielen.

Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sichern sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern tragen auch aktiv zur nachhaltigen Entwicklung bei. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist daher nicht nur eine technologische Notwendigkeit, sondern auch ein strategischer Vorteil in der modernen Geschäftswelt. Unternehmer, die die Vorteile der E-Rechnung erkennen und deren Umsetzung vorantreiben, werden langfristig von effizienteren Prozessen und einer verbesserten Unternehmensperformance profitieren.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.