E-Rechnung: Vorschriften & Pflichten der elektronischen Rechnungsstellung

In Deutschland gibt es seit dem 27. November 2020 eine neue Verordnung zur Umsetzung der europäischen Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Die e Rechnung Pflicht sieht vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierfür müssen sie über eine entsprechende Infrastruktur verfügen.

Immer mehr Unternehmen setzen daher auf elektronische Rechnungen, um die Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren. Aber nicht nur das, sondern auch die Chance, mit der e-Rechnung einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro und damit reduzierten CO₂-Fußabdruck zu gehen, sind überzeugende Argumente.

Doch welche Pflichten und Vorschriften müssen dabei beachtet werden? Ist es überhaupt erlaubt, Rechnungen per E-Mail zu versenden? Und wie sicher ist die elektronische Übermittlung von sensiblen Daten?

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zum Thema E-Rechnungen. Erhalten Sie alle Details über das  e Rechnung Gesetz sowie über alle technischen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Auch die Frage der Sicherheit kommt dabei nicht zu kurz: Wir stellen Ihnen die gängigsten Verschlüsselungsmethoden vor und erläutern, wie Sie Ihre Rechnungen vor unbefugtem Zugriff schützen können.

Die elektronische Rechnungsstellung, auch bekannt als E-Rechnung, stellt eine moderne und papierlose Methode dar, um Rechnungen zwischen Geschäftspartnern zu erstellen, zu übermitteln und zu verarbeiten. Hierbei kommen strukturierte elektronische Formate zum Einsatz, welche den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Computersystemen ermöglichen.

Ein erheblicher Vorteil für Unternehmen, die auf E-Rechnungen setzen, besteht darin, dass sie von einer gesteigerten Effizienz in der Rechnungsbearbeitung profitieren. Zudem sind weniger Fehler zu verzeichnen und insgesamt gestaltet sich der Prozess viel schneller, da die Rechnung direkt im Postfach des Empfängers landet und somit der klassische Postweg übersprungen wird. Zeit- und kosteneffizient und zusätzlich umweltfreundlich.

Als Unternehmen müssen Sie die Vorschriften rund um die elektronische Rechnungsstellung kennen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen rechtskonform sind. In dieser Übersicht sehen Sie alle wichtigen Anforderungen auf einem Blick:

In Deutschland gibt es gesetzliche Anforderungen, die Sie beachten müssen, wenn Sie eine e Rechnung erstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen.
In den nächsten Absätzen des Artikels gehen wir auf die rechtlichen Anforderungen näher ein.

Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt werden. Dies bedeutet, dass die Rechnung in einem Format vorliegen muss, das für die maschinelle Verarbeitung geeignet ist. Die Verwendung von unstrukturierten Dokumenten wie PDFs ist nicht zulässig. Das strukturierte Format sollte auch eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Eine elektronische Rechnung muss genauso übersichtlich und lesbar sein wie eine Papierrechnung. Die Informationen müssen klar und deutlich dargestellt werden. Es sollte auch darauf geachtet werden, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, wie z.B. Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer.

Bevor eine elektronische Rechnung an den Empfänger gesendet werden darf, muss dieser seine Zustimmung zur Verwendung dieses Formats gegeben haben. Die Zustimmung kann mündlich oder schriftlich erfolgen, sollte aber unbedingt dokumentiert werden.

Elektronische Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Nur wenn alle Vorschriften erfüllt sind, steht Ihnen in Richtung der e Rechnung nichts mehr im Wege.

Die Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungsprozesses bietet zahlreiche Vorteile:

• Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit durch Prozessautomatisierung, die menschliche Fehler minimiert
• Einsparung von Kosten durch den Wegfall von Logistikkosten, Papier- und Druckkosten
• Schnellere Bearbeitungszeit
• Erhöhung der Transparenz, da der Rechnungsstatus jederzeit und von überall aus eingesehen werden kann
• Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften wie der Mehrwertsteuerrichtlinie und anderen nationalen Vorschriften durch die Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellung-Prozesses
• Unterstützung der Anforderungen von Lieferanten und Kunden an eine effiziente, sichere und kosteneffektive Rechnungsstellung durch einen elektronischen Prozess
• Bonus: Umweltfreundlicher Prozess, der den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens reduziert

Alle diese Vorteile sprechen für sich. Die Einführung eines e-Rechnungsstellungsprozesses in Ihrem Unternehmen sollte eine hohe Priorität einnehmen.

Die Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungsprozesses erfordert einige Schritte, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und alle Anforderungen erfüllt werden. Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie befolgen sollten:

1. Prüfen Sie die technischen Anforderungen: Bevor Sie mit der Einrichtung eines E-Rechnungssystems beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die technischen Anforderungen erfüllt. Dazu gehören eine elektronische Signatur und eine sichere Übertragungsmethode.
2. Einrichtung des E-Rechnungssystems: Nachdem Sie sicher sind, dass alle technischen Anforderungen erfüllt sind, können Sie mit der Einrichtung des E-Rechnungssystems beginnen. Es gibt verschiedene Optionen, je nach den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens. Sie können ein System kaufen oder ein Softwareunternehmen beauftragen, eine benutzerdefinierte Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
3. Schulung der Mitarbeiter: Sobald das System eingerichtet ist, sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Mitarbeiter geschult werden, um das System effektiv nutzen zu können. Schulen Sie sie, wie man Rechnungen erstellt, bearbeitet und versendet und wie man auf mögliche Probleme reagiert.
4. Überwachung des Prozesses: Überwachen Sie den Prozess regelmäßig, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft und mögliche Hindernisse schnell behoben werden können. Überprüfen Sie, ob die e Rechnungen korrekt erstellt und gesendet werden und ob alle Zahlungen ordnungsgemäß verarbeitet werden.

Die Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungsprozesses kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber die Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine erhöhte Effizienz und Genauigkeit überwiegen den Aufwand der Einrichtung.

Eine e Rechnung muss authentisch sein. Das bedeutet, dass der Absender der Rechnung zweifelsfrei identifiziert werden kann und dass sichergestellt ist, dass die Rechnung nicht manipuliert wurde.

Eine elektronische Rechnung muss lesbar sein. Das bedeutet, dass sie in einem Format versendet werden muss, das von den Empfängern gelesen werden kann, ohne dass spezielle Software oder Geräte benötigt werden.

Eine elektronische Rechnung muss unverändert sein. Das bedeutet, dass sichergestellt werden muss, dass die Rechnung auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht verändert wurde.

Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen bestimmten Formatanforderungen entsprechen:

Strukturierte Rechnungen bestehen ausschließlich aus strukturierten Daten, die zwischen den Parteien vereinbart wurden. Es gibt verschiedene Arten von strukturierten Datenformaten wie EDIFACT oder XML CII. 

Lesen Sie gerne unseren weiterführenden Beitrag, der ausführlich über das Thema XRechnung berichtet.

Hybride Rechnungen kombinieren das Beste aus beiden Welten. Sie sind im PDF-Format, aber mit strukturierten Daten versehen, sodass sie von Maschinen interpretiert werden können. Das sogenannte "Factur-X"-Format ist ein neues französisch-deutsches Format, das 2017 eingeführt wurde.

Nicht-strukturierte Rechnungen sind im Wesentlichen Papierrechnungen, also keine e Rechnungen, die im PDF-, JPEG- oder sogar HTML-Format verschickt werden. Sie werden in der Regel per E-Mail versendet oder ausgedruckt und persönlich übergeben.

Somit ist eine PDF keine e Rechnung.

Formal unterscheiden sich elektronische Rechnungen nicht von Rechnungen, die Sie in Papierform ausstellen, solange sie die oben beschriebenen strukturellen Anforderungen erfüllen. 

So kann eine elektronische Rechnung auf verschiedene Arten erstellt werden, je nach den Anforderungen und Vorlieben Ihres Unternehmens. Grundsätzlich gibt es jedoch einige Schritte, die bei der Erstellung jeder elektronischen Rechnung beachtet werden sollten.

Zunächst sollten die erforderlichen Daten zur Erstellung der Rechnung strukturiert und elektronisch gesammelt werden, damit Sie als eine e Rechnung gilt:

• Vollständiger Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:innen (z.B. Lieferanten) und der Leistungsempfänger:innen (mit Leitweg-ID)
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Evtl. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Diese Pflichtangaben stammen aus dem § 14 Absatz 4 i.V.m. § 14a Absatz 5 UStG und sind für jede Art von Rechnung erforderlich.

Die Rechnung kann mithilfe von spezieller e-Rechnungs Software oder Online-Tools erstellt werden. Es gibt verschiedene Tools, die kostenlos oder gegen Gebühr zur Verfügung stehen und die Erstellung von Rechnungen erleichtern können. 

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die erstellte elektronische Rechnung den Datenschutzbestimmungen entspricht und keine sensiblen Daten enthält, die von Dritten missbraucht werden könnten.

Eine elektronische Rechnung muss nicht signiert werden, um rechtlich gültig zu sein. Eine digitale Signatur kann jedoch als Nachweis dienen, dass die Rechnung authentisch ist. Die elektronische Rechnung kann auf verschiedene Arten elektronisch signiert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die elektronische Signatur einer Rechnung bestimmten Anforderungen entsprechen muss, um als rechtsgültig anerkannt zu werden. 

Die Verwendung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) ist gemäß der EU-Verordnung eIDAS als rechtsgültig anerkannt. Hierbei wird die Signatur mithilfe eines speziellen Zertifikats erstellt, das von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgegeben wird. Die QES gewährleistet die Integrität und Authentizität des signierten Dokuments und bietet somit ein hohes Maß an Sicherheit.

Möchten Sie wissen mit welche e-Signatur Sie für Ihr Dokumente brauchen, testen Sie gerne unseren e-Signatur-Wegweiser.

Mehr über die Qualifizierte Elektronische Signatur und wie diese digitale Signatur genau funktioniert, finden Sie in unserem neuen Artikel.

Es spricht alles für die Einführung eines e-Rechnungsstellungsprozesses in Ihrem Unternehmen. Seien Sie Teil der vorangeschrittenen und unumgänglichen digitalen Transformation in der EU und Deutschland. Auch weil weitere Bundesländer wie Hessen & Rheinland-Pfalz die Einführung der e Rechnung für 2024 geplant haben. Die hier dargestellten  Vorteile für Ihr Unternehmen und allen Mitarbeitenden sprechen für sich.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.