Warum ist die Automatisierung der Schlüssel zur Optimierung?

Unabhängig von der Branche eines Unternehmens bleibt die analoge Unterzeichnung von Dokumenten (Verträge, Auftragsscheine, Verkaufsversprechen ...) energie- und zeitaufwendig.
Sie müssen gedruckt, gescannt und eventuell sogar über den Postweg versendet werden. Rückmeldungen und mögliche Änderungen müssen abgewartet werden usw. Kurzum, ein Dokument physisch zu unterschreiben, kann selbst für die effizientesten Unternehmen einen beträchtlichen Zeitverlust bedeuten.

Dank der elektronischen Signatur können diese Unterschrift-Verfahren digitalisiert und somit automatisiert werden.

Aber was bedeutet eigentlich Automatisierung? Wie kann sie Unternehmen helfen und was zeichnet sie aus? All diese Fragen werden wir in diesem Artikel beleuchten.

Im Allgemeinen dient die Automatisierung von Prozessen dazu, die Verarbeitungs- und Verwaltungszeit einer spezifischen Aufgabe zu reduzieren und gleichzeitig den Anteil menschlichen Arbeitsaufwandes zu mindern. Digitale Softwares sind in der Regel auf all die Aufgaben ausgerichtet, bei denen der menschliche Faktor nur einen sehr geringen Mehrwert darstellt. Ein häufig genanntes Beispiel ist das “Copy-and-paste”, das vollständig vom Computer verwaltet wird. Daher ist es nicht mehr notwendig, einen Text „stumpf“ nachzuschreiben. Innerhalb weniger Klicks ist es vollbracht. Inzwischen ist dieser erste Automatisierungsprozess so sehr in unseren Alltag integriert, dass es schwierig wäre, zur Zeit manueller, also nicht automatisierter Abschriften zurückzukehren.

In einem Unternehmenskontext hat die Automatisierung mehrere praktische Funktionen. Im Bereich Personalwesen haben viele HR-Prozesse ein großes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung. In einem ersten Schritt werden alle vorhandenen papierbasierten Dokumente wie zum Beispiel Arbeitsverträge in eine digitale Form überführt. Dabei spart das Unternehmen nicht nur Papier, sondern auch wertvolle “Manpower”.

In dem spezifischeren Verfahren der e-Signatur nimmt die Automatisierung andere Formen an, doch das Konzept ist das Gleiche.

Dank der elektronischen Signatur kann die Zustimmung oder Ablehnung von Verträgen durch Automatisierung des Managements aller Genehmigungsprozesse beschleunigt werden. Konkret heißt das, dass sich die Arbeitnehmer nicht mehr persönlich von einem Büro zum Nächsten begeben müssen. Stattdessen können alle Unterschrift-Anfragen über die gewählte App für elektronische Signatur in Echtzeit verfolgt werden.

In jedem Signatur-Workflow gibt es unterschiedliche Unterzeichner und dementsprechend eventuell eine bestimmte Reihenfolge. Im Fall einer Immobilienagentur: Ein Agenturleiter muss einen Mietvertrag online unterschreiben in seiner Eigenschaft als Prüfer, während der Mieter in seiner Eigenschaft als Beteiligter unterzeichnet. Es ist also möglich, dass der Prüfer die letzte Person ist, die den Vertrag unterzeichnet.

In einer analogen Welt würde es ausreichen, sich mit dem Vertrag in der Hand zu jedem Ansprechpartner zu begeben, damit er ihn unterschreibt. Dabei muss aber auch mit einer Reihe an Beeinträchtigungen gerechnet werden, die eine abschließende Unterzeichnung des Vertrags verzögern kann.

Die Automatisierung mithilfe einer elektronischen Signatur ist also eine sehr gute Lösung, da es ausreicht, bei der Erstellung der Anfragen nur eine Reihenfolge der Unterzeichnungen festzulegen. Die Einladung zum Signieren wird dann per E-Mail in der vorab festgelegten Reihenfolge versendet. Ab diesem Moment können alle Unterzeichner von jedem möglichen elektronischen Gerät (Mobiltelefon oder PC) und zu jedem Zeitpunkt unterschreiben.

Genauso funktioniert es auch mit dem automatischen Erinnern von Empfängern, die die Dokumente noch nicht unterzeichnet haben. Für einen Verkäufer oder Immobilienagenten, dessen Arbeit immer mehr Mobilität und Flexibilität fordert, bedeutet dies einen hohen Verlust an wertvoller Zeit. Das ist ein weiterer Grund, weshalb die elektronische Signatur zu den unverzichtbaren Automatisierungstools gehört. Automatisiertes Erinnern ermöglicht es Unternehmen und ihren Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die repetitiven Aufgaben mit geringem Mehrwert abzugeben.

Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird also das Zeitmanagement optimiert und Produktivität und Effizienz werden gesteigert.

Die automatische e-Signatur ermöglicht somit allen Abteilungen, deren Kerngeschäft nicht die administrative Verwaltung ist, Zeit und Energie für innovativere Projekte zu verwenden.