Dokumente online unterschreiben

HR Vertragsmanagement: einfacher und sicherer dank e-Signatur

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Dominik Drechsler

Dominik Drechsler

Country Manager Germany @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Der Trend, Mitarbeiter komplett remote zu recruiten, einzustellen und onzuboarden hat spätestens 2020 die Oberhand gewonnen und ist gekommen um zu bleiben. In diesem Artikel beleuchten wir, warum auch die letzte analoge Bastion, die Vertragsunterzeichnung von Arbeitsverträgen, digitalisiert werden sollte.

Für viele Unternehmen ist die Arbeit mit digitalen Tools im Recruiting-Prozess, wie z.B. Online-Assessmentcenters, Video-Interviews oder Talentpools bereits gang und gäbe, trotzdem schrecken viele nach wie vor davor zurück, sich an den größten Zeit- und Ressourcenfresser heranzuwagen – die Unterschriften- und Dokumentenverwaltung.

Sicherheit geht vor Verbundenheit

Es ist weder besonders ökologisch noch ökonomisch, Dokumente in Papierform hin und her zu senden und zu unterschreiben. Wir fühlen uns der guten alten Kugelschreibertinte einfach immer noch zu sehr verbunden. Aber leider ist sie keineswegs die sicherste Variante. Ein Arbeitsvertrag in Papierform kann nach Unterzeichnung mit dem Kugelschreiber immer noch nach Belieben verändert werden. Von der Digitalisierung des Vertragsmanagements würde also vor allem der Personalapparat profitieren.

Einstellungen seit der Pandemie

Vor der COVID-19-Pandemie war es ganz normal, den möglichen Zuwachs des Kollegiums live zu treffen, um sich persönlich zu unterhalten. Durch die Pandemie sind persönliche Treffen in Unternehmen zeitweise nahezu undenkbar geworden. Unternehmen haben so gelernt, auch zukünftig persönliche Treffen zu minimieren, da es ja auch online geht. Abgesehen davon ist die Terminfindung und Durchführung auf diesem Weg sehr viel effizienter und einfacher. Mittlerweile hat fast jedes Unternehmen Mitarbeiter auch komplett remote eingestellt und damit gute Erfahrungen gemacht. Warum also nicht weiter daran festhalten, vor allem da auch in Zukunft Arbeitnehmer ein hybrides Modell aus Büropräsenz und Homeoffice-Zeiten bevorzugen?

Wie kann die eSignatur das Personal-Recruiting verbessern?

Effizienz. Sicherheit. Nachvollziehbarkeit. Es gibt keine Medienbrüche mehr. Niemand vergeudet mehr Arbeitszeit zwischen Drucker und Scanner. Verträge und Dokumente bleiben in digitaler Form vor unbefugtem Zugriff geschützt und können von überall bequem bearbeitet werden. Gleichzeitig vermitteln Sie Ihren zukünftigen Mitarbeitenden, in einem zeitgemäßen, digital-orientierten Unternehmen zu starten (Stichwort: War of Talents). 

Wenn Sie von unterwegs auf die Dokumente zugreifen möchten, ist das dank einer europäischen Cloud-Lösung auch kein Problem mehr. Das unterschriebene Dokument wird außerdem in Form einer PDF-Datei abgespeichert. So können Sie sicher sein, dass dieses Dokument im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden kann. Zu guter Letzt ist die digitale Unterschrift, sofern sie eIDAS-konform ist, europaweit anwendbar und hat auch vor Gericht bei Anfechtung rechtliche Beweiskraft.

Checkliste bei der System-Auswahl

Da die Vorteile digitaler Unterschriften für Arbeitsverträge und alle Dokumente der elektronischen Personalakte auf der Hand liegen, fokussieren wir uns nun auf die Kriterien, die Sie bei der Auswahl eines Programms unterstützen:

1️⃣ Als Erstes sollten Sie sich nach Systemen umschauen, die integrierbar sind. Insellösungen haben zwar den Vorteil, dass sie sich leicht einführen lassen, spätestens nach der Implementierung des dritten oder vierten stand-alone IT-Systems wird sich dies jedoch rächen. In diesem Fall wären Ihre Mitarbeiter unnütze Zeit damit beschäftigt Dokumente oder Kontaktdaten von links nach rechts zu kopieren, was keinen Mehrwert stiftet. Integrierte Programme hingegen können so eingesetzt werden, dass unterschiedliche Systeme mithilfe von Schnittstellen untereinander kommunizieren können. Deswegen achten Sie am besten darauf, dass Ihre eSignatur-Lösung mit Ihrem Application-Tracking-System oder Ihrer HCM-Suite bereits integriert ist, bzw. via REST API integrierbar ist. Das heißt die Systeme kommunizieren in Echtzeit und tauschen Daten aus bzw. aktualisieren diese ohne Ihre manuelle Intervention. Ein Beispiel einer gelungenen Integration ist Yousigns e-Sign Lösung in die BeeSite Recruiting Edition von milch & zucker.

Die Reaktionen unserer Kunden am HR Markt zeigt, dass digitale Technologie zum unverzichtbaren Wettbewerbsfaktor geworden ist. Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit sind die entscheidenden Kriterien. Die Integrationsfähigkeit einer e-Signatur-Lösung in bestehende Recruiting-Systeme wird dabei eigentlich vorausgesetzt.

Ingolf Teetz, CEO milch & zucker AG

2️⃣ Achten Sie auf den Datenschutz! Ihre e-Signatur-Lösung sollte nicht nur Mehrwert bieten, sondern auch DSGVO-konform sein, denn nur dann können Sie bedenkenlos mit Ihrer Lösung arbeiten. Speziell im Personalbereich wird mit extrem sensiblen Daten gearbeitet, deshalb ist der Datenschutz rund um Bankverbindungen, personenbezogene Stammdaten, Gehälter etc. absolut notwendig. Achten Sie deshalb bei der Auswahl auf die Datenschutzbestimmungen des Anbieters und nutzen Sie im Zweifel eine europäische IT-Infrastruktur, um auf der sicheren Seite zu sein.

3️⃣ Neben dem Datenschutz sollten Sie darauf achten, dass Ihre e-Sign-Lösung auch eIDAS-konform ist. eIDAS ist die EU-weite e-Signatur-Norm, die die Rahmenbedingungen vorgibt, die eine elektronische Unterschrift zu erfüllen hat, um europaweit rechtliche Beweiskraft zu haben. Ziel der ganzen Systemeinführung ist es natürlich die HR-Vertragsprozesse zu verschlanken, ohne Rechtssicherheit einzubüßen. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass der e-Sign Anbieter Ihrer Wahl eIDAS-konform zertifiziert ist, und auf der Europäischen Trusted List der Vertrauensdiensteanbieter steht.

4️⃣ Sollten Sie noch Zweifel haben, welche Dokumente Sie alles rechtsgültig mit elektronischen Unterschriften unterzeichnen dürfen, so konsultieren Sie am besten einen (Fach-)Anwalt. Zwar bieten Anbieter wie Yousign regelmäßig kostenlose Sessions mit ausgewiesenen Arbeitsrechtsanwälten an und auch die Mitarbeiter Yousigns können zwar beratend agieren (siehe Rechtsübersicht hier), letzten Endes bieten aber weder milch & zucker noch Yousign qualifizierten Rechtsbeistand an.

Das Fazit

Wenn Sie also Ihr HR Vertragsmanagement einfacher und sicherer machen wollen und eine entsprechende digitale Lösung bei sich im Unternehmen implementieren möchten, nutzen Sie dafür gern diesen Leitfaden. Während heutzutage das Gros der Personalabteilungen bereits irgendeine Form der HR-Software nutzt (Application Tracking Systeme, Payroll Management, etc.), sind doch die wenigsten mit einer Lösung für elektronische Unterschriften ausgestattet, was Ihr Vertragsmanagement verlangsamt und Sie im War of Talent benachteiligt.

Moderne Personalabteilungen erkennen die Chance einer digitalen Vertragssignatur schnell und suchen sich bewusst ein integriertes eSignatur-Tool aus, mit dem sowohl Arbeitsverträge, Teilzeitverträge, Nachtragsvereinbarungen, Verschwiegenheitserklärungen und weitere Dokumente der digitalen Personalakte rechtssicher und intuitiv e-signiert werden können.