Das elektronische Siegel: Einfach in der API erstellen

Elektronische Signaturen und elektronische Siegel spielen eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung der Geschäftswelt. Sie werden benötigt, um Prozesse zu beschleunigen und die Integrität von Dokumenten und Daten sicherzustellen. Besonders für Unternehmen, die auf Effizienz und Rechtssicherheit setzen, bietet die Integration eines elektronischen Siegels in ihre Systeme zahlreiche Vorteile.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was ein elektronisches Siegel ist und wie es funktioniert.
• Welche Anforderungen die eIDAS-Verordnung an elektronische Siegel stellt.
• Wie Unternehmen mithilfe einer API elektronische Siegel einfach erstellen und nutzen können.
• Warum elektronische Siegel für Sicherheit und Integrität entscheidend sind

Ein elektronisches Siegel ist eine spezielle Form der digitalen Signatur, die nicht einer natürlichen Person, sondern einem Unternehmen oder einer Organisation zugeordnet ist. Es wird verwendet, um die Integrität und Authentizität eines digitalen Dokuments sicherzustellen.

Wichtige Eigenschaften des elektronischen Siegels:

• Authentifizierung: Bestätigt, dass das Dokument von einem bestimmten Unternehmen stammt.
• Integrität: Gewährleistet, dass das Dokument nach der Erstellung nicht verändert wurde.
• Rechtliche Sicherheit: Entspricht den Anforderungen der eIDAS-Verordnung und kann vor Gericht verwendet werden.

Im Gegensatz zur Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), die auf eine natürliche Person ausgestellt ist, wird das elektronische Siegel einer juristischen Person, wie einem Unternehmen, zugeordnet.

Die eIDAS-Verordnung regelt europaweit die Verwendung elektronischer Signaturen, Siegel und Zertifikate. Sie definiert drei Stufen für elektronische Siegel:

Einfaches Elektronisches Siegel:

• Kann schnell und unkompliziert erstellt werden.
• Bietet keine rechtliche Bindung, eignet sich aber für interne Prozesse.

Fortgeschrittenes Elektronisches Siegel:

• Basiert auf einem Zertifikat und ist mit dem Unternehmen eindeutig verknüpft.
• Gewährleistet die Integrität und Authentizität von Dokumenten.

Qualifiziertes Elektronisches Siegel:

• Entspricht den höchsten rechtlichen Anforderungen.
• Erfordert ein qualifiziertes Zertifikat, das von einer Trust Service Provider ausgestellt wird.
• Die qualifizierte Variante bietet die höchste Sicherheit und wird besonders in Bereichen mit strengen rechtlichen Anforderungen verwendet, beispielsweise beim Firmenstempel für Vertragsabschlüsse.

Der Einsatz eines elektronischen Siegels bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Sicherheit und Vertrauen: Kunden und Geschäftspartner können sicher sein, dass ein Dokument unverändert und authentisch ist.
• Rechtskonformität: Die Nutzung eines qualifizierten elektronischen Siegels erfüllt die Vorgaben der eIDAS-Verordnung und sorgt für rechtliche Absicherung.
• Effizienzsteigerung: Dokumente können schnell und automatisiert gesiegelt werden, ohne manuellen Aufwand.
• Vielseitige Einsatzmöglichkeiten: Von Rechnungen über Verträge bis hin zu amtlichen Bescheinigungen – das elektronische Siegel ist in vielen Bereichen einsetzbar.

Die Integration einer API für elektronische Siegel in bestehende Systeme ermöglicht Unternehmen eine einfache und effiziente Implementierung.

Wie funktioniert die API?

1. Zertifikat einrichten: Ein qualifiziertes Zertifikat wird bei einem Trust Service Provider erworben und mit der API verbunden.
2. Dokument hochladen: Das zu siegelnde Dokument wird in die API geladen.
3. Siegelerstellung: Die API erstellt das elektronische Siegel basierend auf den übermittelten Daten und Anforderungen.
4. Dokument bereitstellen: Das gesiegelte Dokument wird sicher gespeichert und steht zur Weiterverarbeitung oder zum Versand bereit.

Das elektronische Siegel bietet vielseitige Anwendungen in unterschiedlichen Branchen:

• Rechnungsstellung: Sicherstellung der Authentizität und Integrität von digitalen Rechnungen.
• Verträge: Elektronisches Siegel als Ersatz für den Firmenstempel, um die Echtheit von Verträgen zu garantieren.
• Behörden und öffentliche Institutionen: Verwendung für offizielle Bescheinigungen und Genehmigungen.
• Medizinische Dokumentation: Sicherung sensibler Daten im Gesundheitswesen.
• Unternehmenskommunikation: Schutz vor Manipulation von Dokumenten, die an Partner oder Kunden versendet werden.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Einsatz elektronischer Siegel. Besonders attraktiv wird die Nutzung durch innovative Lösungen wie die von Yousign angebotene API.

Warum wählen Kunden Yousign?

• Batch Signing: Mit Yousign können bis zu 50 Dokumente in einer einzigen Anfrage gesiegelt werden – kosteneffizient und zeitsparend.
• Zuverlässige Sicherheit: Yousign erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und gewährleistet die Integrität aller gesiegelten Dokumente.
• Einfache Integration: Die API lässt sich problemlos in bestehende Systeme einbinden.
• Flexibilität: Siegel können für verschiedene Dokumenttypen wie PDFs, Verträge oder Rechnungen genutzt werden.

• eIDAS-Verordnung: Europäischer Standard für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste.
• Qualifizierte Zertifikate: Ausgestellt von akkreditierten Trust Service Providern.
• Public Key Infrastructure (PKI): Basis für sichere Verschlüsselung und Signaturerstellung.
• Hash-Algorithmen: Sicherstellen der Integrität von Dokumenten, z. B. SHA-256.
• HSM (Hardware Security Module): Speicherung und Schutz der privaten Schlüssel.
• Advanced Electronic Signature (AdES): Basis für fortgeschrittene und qualifizierte Siegel.
• API-Schnittstellen: Ermöglichen die Integration von Siegeltechnologien in Unternehmenssysteme.

• Europäische Union: Elektronische Siegel sind durch die eIDAS-Verordnung rechtsverbindlich.
• International: Unterschiedliche Anerkennung je nach Land und Rechtsrahmen.
• USA: Akzeptanz im Rahmen des ESIGN Act und UETA, jedoch keine direkte Entsprechung zur eIDAS-Verordnung.
• Asien: Länder wie Singapur oder Japan haben ähnliche rechtliche Rahmenwerke eingeführt.
• WTO und Handelsabkommen: Fördern gegenseitige Anerkennung digitaler Signaturen und Siegel.
• Grenzüberschreitender Einsatz: Möglich, jedoch abhängig von bilateralen Abkommen und nationalen Gesetzgebungen.
• Interoperabilität: Erfordert oft zusätzliche Zertifikate oder Anpassungen für internationale Nutzung.

• On-Premise-Lösungen:
• Speicherung von Schlüsseln auf eigenen Servern.
• Höhere Kontrolle über Sicherheit und Datenschutz.
• Kostenintensiv in der Implementierung und Wartung.
• Cloud-basierte Lösungen:
• Schlüsselverwaltung und Siegelung erfolgen über externe Trust Service Provider.
• Flexibel und skalierbar für Unternehmen jeder Größe.
• Geringere Implementierungskosten.
• HSM-basierte Lösungen:
• Einsatz von Hardware Security Modules für maximale Sicherheit.
• Geeignet für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen.
• API-gestützte Lösungen:
• Ermöglichen einfache Integration in bestehende Systeme.
• Ideal für Unternehmen, die Workflows automatisieren möchten.
• Batch-Signatur-Funktion für mehrere Dokumente gleichzeitig verfügbar.
• Freemium- vs. Premium-Lösungen:
• Freemium: Basisfunktionen für kleinere Unternehmen.
• Premium: Erweiterte Sicherheitsfunktionen und Compliance-Optionen.

• Dokumentenmanagement:
• Unternehmen nutzen elektronische Siegel zur Sicherstellung der Integrität von PDF-Dokumenten.
• Beispiel: Automatische Versiegelung von Rechnungen und Verträgen.
• Öffentlicher Sektor:
• Verwendung für digitale Bescheinigungen und Zertifikate, z. B. in Schulen oder Universitäten.
• Fallstudie: Elektronische Siegel zur Validierung von Bildungsabschlüssen.
• Banken und Finanzwesen:
• Sicherung von Kontoauszügen, Kreditverträgen und digitalen Berichten.
• Fallstudie: Eine Bank implementierte API-basierte Siegelungslösungen für die Automatisierung von Finanzdokumenten.
• Gesundheitswesen:
• Schutz und Authentifizierung von Patientendaten und elektronischen Rezepten.
• Beispiel: Sicherung von eRezepte und medizinischen Berichten durch qualifizierte Siegel.
• Logistik und E-Commerce:
• Siegelung von Lieferantenverträgen und digitalen Zollpapieren.
• Fallstudie: Ein globaler Logistikanbieter integrierte elektronische Siegel in die Vertragsabwicklung.
• Versicherungen:
• Siegeln von Policen und Schadensberichten, um Manipulationen zu verhindern.
• Beispiel: Digitale Prozesse mit Qualifizierten Siegeln zur Erhöhung der Kundensicherheit.

Das elektronische Siegel ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre digitalen Prozesse sicher, effizient und rechtlich konform gestalten möchten. Durch die einfache Integration einer API, wie sie von Yousign angeboten wird, können Dokumente schnell und automatisiert gesiegelt werden.

Die Vorteile des elektronischen Siegels liegen in der Kombination aus Sicherheit, Flexibilität und Rechtskonformität. Unternehmen, die auf moderne Lösungen wie Batch Signing setzen, profitieren von einer deutlichen Effizienzsteigerung und stärken das Vertrauen ihrer Kunden und Partner.

In einer digitalen Welt ist das elektronische Siegel mehr als nur ein technisches Feature – es ist ein Symbol für Vertrauen und Professionalität.