Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Das müssen Unternehmen wissen

Das neue Jahr bringt neue Regularien mit sich: Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese neue Regelung macht die Digitalisierung der Rechnungsstellung im B2B Bereich verpflichtend. Das bedeutet, dass von da an alle Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen zwingend mit einer E-Rechnung quittiert werden müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die rechtlichen Grundlagen, die technischen Anforderungen und die Vorteile und Herausforderungen der Integration der E-Rechnung in die Firmenprozesse. Außerdem erhalten Sie praxisnahe Tipps, wie Sie Ihr Unternehmen auf die Umstellung vorbereiten können.

Die E-Rechnungspflicht schreibt vor, dass Unternehmen Rechnungen in einem elektronischen, maschinenlesbaren Format ausstellen und übermitteln müssen. Ziel der Neuregelung ist, den Prozess der Rechnungsstellung zu standardisieren, die Digitalisierung voranzutreiben und Fehler sowie Papierverbrauch zu reduzieren.

Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht

• Ab 1. Januar 2025:
• Vorrang der Papierrechnung entfällt.
• Alle Unternehmen können E-Rechnungen ausstellen.
• Papierrechnungen bleiben bis 31. Dezember 2026 erlaubt.
• Andere elektronische Formate (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis zum 31. Dezember 2026:
• Unternehmen mit Umsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen verwenden.
• Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen bis 31. Dezember 2027 auch Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen.
• Bis zum 31.Dezember 2027:
• Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen nutzen.
• EDI-Verfahren bleibt erlaubt, wenn ab diesem Datum Meldedatensätze nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes korrekt erstellt werden können.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
• Fahrausweise.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht basiert auf EU-weiten Initiativen zur Digitalisierung und Bekämpfung von Steuerbetrug. In Deutschland dient sie der Umsetzung europäischer Vorgaben und stärkt die Nachvollziehbarkeit bei Rechnungen. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in § 14 des UStG sowie den Vorgaben des BMF.

Die wichtigsten Ziele:

• Förderung der Digitalisierung im Bereich der Rechnungsstellung.
• Vereinheitlichung der Formate für eine einfachere Verarbeitung.
• Reduzierung von Fehlerquellen bei der Übermittlung und Archivierung.

Erhöhung der Transparenz bei grenzüberschreitenden Umsätzen.

Die digitale Rechnungspflicht gilt für:

1. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zusammenarbeiten.
2. Unternehmer, die Rechnungen für grenzüberschreitende Dienstleistungen oder Warenlieferungen innerhalb der EU stellen.
3. Dienstleister, die für öffentliche Verwaltungen arbeiten. Die staatlichen Verwaltungen dürfen künftig ausschließlich elektronische Rechnungen empfangen.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht, eine elektronische Rechnung zu verwenden, auf alle B2B-Geschäfte in Deutschland ausgeweitet. Damit sind Unternehmen gezwungen, ihre Prozesse für die Rechnungsstellung vollständig auf digitale Formate umzustellen. Die Übergangsfrist, die vor allem für kleine Unternehmen (unter 800.000 Jahresumsatz) gilt, beträgt dabei ein bzw. zwei Jahre.

Damit Unternehmen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen können, sind bestimmte technische und rechtliche Voraussetzungen zu beachten.

1. Zulässige Formate

• XRechnung: Ein vom deutschen BMF entwickeltes Format, das sich besonders für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber eignet. Damit werden Rechnungen im XML Format abgespeichert.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare als auch visuell lesbare Elemente kombiniert. Technisch gesehen ist es eine Mischung aus PDF und XML.

2. Übermittlung der Rechnung

Die Rechnungen müssen über standardisierte Kanäle wie Peppol oder eine geeignete Software an den Empfänger übermittelt werden. Einfaches Senden per Mail reicht nicht aus.

3. Verarbeitung und Archivierung

• Elektronische Rechnungen müssen so verarbeitet werden, dass alle relevanten Daten korrekt in die Buchhaltung einfließen.
• Unternehmen müssen die Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben archivieren und revisionssicher aufbewahren.

4. Anpassung der Systeme

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre bestehende Rechnungssoftware die neuen Formate unterstützt und die Einhaltung der Normen gewährleistet.

Damit Ihr Unternehmen die Pflicht ab Januar 2025 erfüllt, sollten Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Bestehende Prozesse analysieren

• Überprüfen Sie, welche Formate Ihre aktuelle Rechnungsstellung nutzt.
• Erfassen Sie, ob noch Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen verwendet werden, die den neuen Vorgaben nicht entsprechen.

2. Softwarelösungen implementieren

• Investieren Sie in eine Software, die elektronische Rechnungen gemäß den Anforderungen des UStG und der EU-Richtlinie erstellen und übermitteln kann.
• Die Software sollte die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützen und eine nahtlose Verarbeitung ermöglichen.
• Denken Sie über die Verwendung eines elektronischen Siegels nach, mit dem Sie Ihre Rechnungen rechtssicher validieren können.

Das elektronische Siegel von Yousign ermöglicht es Ihnen, besonders wenn es sich um eine große Anzahl von Dokumenten handelt, diese effizient zu unterzeichnen. Hier finden Sie eine Demo-Version unseres Siegels.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen der Rechnungsstellung.

Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Bedeutung der technischen Normen und der digitalen Archivierung verstehen.

• Testen Sie die neuen Systeme und Formate in einer Pilotphase, um Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Dies können Sie auch kostenlos im Sandkasten von Yousign erledigen. Hier können Sie ausprobieren, wie sich Yousigns Anwendungen in Ihr System integrieren.

Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Lieferanten über die Umstellung und arbeiten Sie an einer gemeinsamen Strategie zur Einhaltung der neuen Vorgaben.

Vorteile für Unternehmen

• Zeit- und Kosteneinsparung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand bei der Verarbeitung und Archivierung.
• Fehlerreduktion: Standardisierte Datenformate minimieren Eingabefehler.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und Transportaufwand durch die Verwendung digitaler Rechnungen.
• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und EU-weiter Normen.
• Effizienz: Schnellere Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen durch digitale Kanäle.

Herausforderungen

• Technischer Aufwand: Die Einführung neuer Software erfordert Investitionen und Anpassungen.
• Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen mit den neuen Systemen vertraut gemacht werden.
• Datensicherheit: Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff ist ein zentraler Punkt bei der digitalen Rechnungsstellung.

Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt hin zu einer digitalen und effizienteren Rechnungsstellung. Unternehmen müssen frühzeitig handeln, um die Anforderungen zu erfüllen und nicht von den neuen Regularien überrascht zu werden.

Die Investition in geeignete Software, Schulungen und eine rechtzeitige Umstellung der Prozesse sind entscheidend, um die Einführung der neuen Normen reibungslos zu gestalten. Mit einer klaren Strategie und der Unterstützung moderner Technologien können Unternehmen die Chancen der Digitalisierung nutzen und langfristig wettbewerbsfähig bleiben.