So bewerben Sie sich richtig auf öffentliche Ausschreibungen

Sie möchten sich als Unternehmen auf eine öffentliche Ausschreibung bewerben? Heutzutage ist dies ganz einfach gemacht, denn der Prozess findet - von der Veröffentlichung der Ausschreibung, über die Unterzeichnung des Angebots bis hin zur tatsächlichen Vergabe des Auftrags - online statt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine öffentliche Ausschreibung ist, wer öffentlich ausschreiben muss, wie man auf öffentliche Ausschreibungen reagiert, sie fertigstellt, elektronisch unterschreibt und dann natürlich auch gewinnt. 😉

Bevor wir Ihnen konkret schildern, wie man sich als Unternehmen auf eine öffentliche Ausschreibung bewirbt, sollten wir zunächst einige Grundlagen darüber schaffen, was genau mit einer öffentlichen Ausschreibung gemeint ist.

In einer öffentlichen Ausschreibung werden Firmen öffentlich dazu aufgefordert, sich mit einem verbindlichen Angebot für eine bestimmte Leistung zu bewerben. Jedes Unternehmen, das daran interessiert ist, den Auftrag für den geforderten Service zu übernehmen, kann ein entsprechendes Angebot abgeben.

Ein Beispiel: Möchte eine Kommune Verkehrs- oder Kommunikationswege ausbauen, ein Ausbildungs- oder Kulturprojekt realisieren oder Maßnahmen zum Klimaschutz umsetzen und dafür Fördergelder beantragen, muss die Vergabe eines fördermittelfinanzierten Auftrags öffentlich ausgeschrieben werden. Jedes Unternehmen kann daraufhin eine Bewerbung abgeben und das Unternehmen mit dem besten Angebot erhält den Zuschlag.

Ob eine öffentliche Einrichtung oder Behörde dazu verpflichtet ist, ein Vergabeverfahren durchzuführen, hängt von mehreren Faktoren ab: 

• dem jeweiligen Schwellenwert und damit dem Netto-Gesamtauftragswert sowie
  
  
• dem Auftragsinhalt.
  

Mit dem Schwellenwert ist der Nettoauftragswert gemeint, bis zu dem eine öffentliche Ausschreibung dem nationalen Recht unterliegt. Liegt der Gesamtauftragswert über dem Schwellenwert, gelten die europäischen Vorschriften und Richtlinien. 

Wie hoch die Schwellenwerte liegen, hängt von der jeweiligen Branche ab. Beispielsweise sind die Schwellenwerte für öffentliche Aufträge im Baugewerbe höher als die für Dienstleistungen. Für Landes- und Kommunalbehörden variieren die Schwellenwerte außerdem je nach Bundesland. Alle zwei Jahre werden die Schwellenwerte aktualisiert.

Bei den unterschiedlichen Vergabeformen für öffentliche Ausschreibungen wird in Verfahrensarten unterhalb und oberhalb der EU-Schwellenwertgrenze unterschieden.

Oberhalb der EU-Schwellenwertgrenze gibt es folgende Verfahrensarten:

• offenes Verfahren,
• nicht offenes Verfahren,
• Verhandlungsverfahren,
• wettbewerblicher Dialog und
• Innovationspartnerschaft.

Unterhalb der EU-Schwellenwertgrenze existieren drei verschiedene Vergabeformen:

• öffentliche Ausschreibung,
• beschränkte Ausschreibung und
• freihändige Vergabe.

Bei einer öffentlichen Ausschreibung kann sich eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum auf den jeweiligen Auftrag bewerben. 

Eine beschränkte Ausschreibung fordert, wie der Name schon vermuten lässt, nur eine begrenzte Anzahl von Firmen dazu auf, ein Angebot für eine Leistung abzugeben. Dieses Vergabeverfahren wird nur vorgenommen, wenn eine öffentliche Ausschreibung erfolglos war, eine Dringlichkeit herrscht, Geheimhaltung notwendig ist oder der Aufwand für den Auftrag ein unzumutbares Maß annehmen würde.

Bei der freihändigen Vergabe wird ein Auftrag ohne ein besonderes förmliches Verfahren vergeben. Die Behörde kann Unternehmen direkt dazu auffordern, ein Angebot abzugeben und mit ihnen über die Vertragsbedingungen verhandeln. Möchte ein:e Auftraggeber:in eine freihändige Vergabe durchführen, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt und gute Gründe dafür genannt werden. 

Nachdem wir geklärt haben, worum es sich bei öffentlichen Ausschreibungen handelt und welche Arten von Vergabeverfahren es gibt, stellt sich nun die Frage, welche Einrichtungen eigentlich öffentlich ausschreiben müssen und aus welchem Grund.

Zu öffentlichen Auftraggeber:innen zählen alle Dienststellen des Bundes, der Länder, Gemeinden und Kommunen sowie öffentliche Institutionen wie Krankenkassen, Universitäten, Rentenversicherungsträger oder Auftraggeber zur Trinkwasser- und Energieversorgung. Juristische Personen des privaten Rechts, die Aufgaben ausführen, die im Allgemeininteresse liegen, die eine eigene Rechtspersönlichkeit besitzen und die hauptsächlich vom Staat, den Gebietskörperschaften oder deren öffentlichen Einrichtungen finanziert bzw. beaufsichtigt werden, müssen ebenfalls öffentlich ausschreiben (z. B. Krankenhäuser).

Doch aus welchem Grund sind diese öffentlichen Einrichtungen, Dienststellen und Träger dazu verpflichtet, Aufträge öffentlich auszuschreiben?

Öffentliche Aufträge werden aus Steuergeldern sowie Abgaben von Bund, Gemeinden und anderen juristischen Personen des öffentlichen Rechts finanziert. Um ein Maximum an Sichtbarkeit und Transparenz darüber zu gewährleisten, was mit dem Geld des Steuerzahlers bzw. der Steuerzahlerin passiert, müssen Aufträge dieser Art öffentlich ausgeschrieben werden.

Im Kontext öffentlicher Ausschreibungen und öffentlicher Aufträge wird man ebenfalls häufig mit den Begriffen “elektronische Vergabe” bzw. “e-Vergabe” konfrontiert. Worum genau es sich dabei handelt und wie die elektronische Vergabe funktioniert, erklären wir Ihnen im Folgenden.

“e-Vergabe” ist eine Abkürzung für elektronische Vergabe und bezeichnet die digitale Vergabe öffentlicher Aufträge für Liefer-, Bau- und Dienstleistungen. Gemeint ist damit der gesamte Prozess des Vergabeverfahrens eines öffentlichen Auftrags: Von der Veröffentlichung der Ausschreibung, über die Einholung der Angebote, bis zum Erteilen des Auftrags an eine:n Auftragnehmer:in. 

Seit dem 18. April 2016 sind öffentliche Auftraggeber:innen und Unternehmen dazu verpflichtet, für alle Schritte dieses Prozesses elektronische Mittel zur Kommunikation zu nutzen (vgl. § 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV). Die digitale Abwicklung von e-Vergabeverfahren sorgt für mehr Effizienz und Kosteneinsparungen, wovon Auftraggebende und Unternehmen gleichermaßen profitieren.

Möchte eine öffentliche Einrichtung einen öffentlichen Auftrag vergeben, müssen verschiedene Schritte durchlaufen werden:

Ermittlung des Bedarfs: Im ersten Schritt ermittelt der oder die Auftraggebende den Bedarf für die gewünschte Leistung, kalkuliert den Zeit- und Kostenaufwand und analysiert die rechtlichen Rahmenbedingungen.

Erarbeitung der Vergabeunterlagen: Auf Grundlage dieser Bedarfsanalyse werden dann die Vergabeunterlagen erstellt. Diese Dokumente sollten eine genaue Beschreibung der Leistung sowie die Vertragsbedingungen enthalten.

Festlegung der Vergabeart: Wie bereits erwähnt, richtet sich die Vergabeart nach Auftragswert und -inhalt. Der:die Auftraggeber:in hat also keinen Einfluss darauf, welche Art von Vergabeverfahren für den jeweiligen Auftrag vorgenommen wird.

Veröffentlichung der Ausschreibung: Sind Bedarf, Vergabeunterlagen und Vergabeart festgelegt, kann die Ausschreibung auf einer Online-Plattform für e-Vergabe veröffentlicht werden. Einige Beispiele für Plattformen dieser Art finden Sie in dem Abschnitt “Wo findet man öffentliche Ausschreibungen?”.

Prüfen und Werten der Angebote: Nachdem sich Bieter auf die Ausschreibung beworben haben, werden deren Angebote, Nachweise, Referenzen, Erklärungen und Preiskalkulationen darauf geprüft, ob sie korrekt sind und die Anforderungen des Auftrags erfüllen.

Vergabe oder Aufhebung des Auftrags: Im letzten Schritt wird der Auftrag an den Bieter mit der besten Angebotsabgabe vergeben. Sind alle Angebote wiederum ungeeignet oder die Rahmenbedingungen haben sich geändert, kann die Ausschreibung allerdings auch aufgehoben werden.

Nachdem wir den Prozess der e-Vergabe zunächst aus der Sicht des:der Auftraggebenden beleuchtet haben, gehen wir nun darauf ein, wie man als Unternehmen auf eine Ausschreibung bieten kann.

Leider gibt es keine zentrale Anlaufstelle für die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge, sondern eine Vielzahl regionaler, nationaler und europäischer Recherchedatenbanken. Die bekanntesten deutschlandweiten Plattformen sind das deutsche Ausschreibungsblatt, der Bund, die eVergabe Online-Plattform, das Logistikzentrum des Landes Baden-Württemberg, die Vergabeplattform der Fraunhofer-Gesellschaft und das deutsche Vergabeportal.

Möchten Sie als Unternehmen an einem elektronischen Vergabeverfahren teilnehmen, können Sie sich, in der Regel kostenlos, in Portalen dieser Art registrieren. Auf der Plattform können Sie dann gezielt nach Ausschreibungen suchen, die Aufträge darauf prüfen, ob Sie die entsprechenden Anforderungen erfüllen und sich bewerben, wenn Letzteres der Fall ist.

Haben Sie auf “teilnehmen” geklickt, können Sie die Vergabeunterlagen des jeweiligen Auftrags einsehen und anschließend Ihre elektronisch unterschriebene Angebotsabgabe, Ihre Preiskalkulation und andere Unterlagen mit relevanten Informationen im PDF- oder Excel-Format bearbeiten und hochladen.

Wie Sie bereits wissen, muss das Angebot, mit dem Sie sich auf eine öffentliche Ausschreibung bewerben, vor dem Einreichen elektronisch unterschrieben werden. Damit diese digitale Signatur auch rechtssicher ist und Ihr Angebot als korrekt unterschrieben gilt, benötigen Sie das e-Signatur-Tool eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters wie Yousign.

Yousign bietet drei verschiedene digitale Unterschriften an, die sich jeweils in der Art und Weise, in der sich Unterzeichnende identifizieren und damit dem Sicherheitsniveau, unterscheiden:

• Einfache Elektronische Signatur (EES)
• Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
• Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Die deutsche Gesetzgebung gibt vor, dass ein Angebot mit dem höchsten Signaturniveau, also der Qualifizierten Elektronischen Signatur, unterzeichnet werden muss. Die QES ist das rechtliche Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift und erfüllt das Schriftformerfordernis laut § 126 BGB. 

Eine Qualifizierte Elektronische Signatur zu erstellen geht mit Yousign ganz einfach: Sie erhalten die Einladung zur Unterschrift per E-Mail, verifizieren Ihre Identität autonom per AutoIdent-Verfahren, authentifizieren sich mit einem SMS-Code und unterzeichnen dann mit einer Wischbewegung. Wie das Ganze in der Praxis aussieht und Sie Ihr Angebot unterschreiben können, sehen Sie in dem untenstehenden Video:

Vergabeverfahren öffentlicher Aufträge sind deutschlandweit vereinheitlicht und laufen ausnahmslos auf elektronischem Wege ab: Öffentliche Einrichtungen veröffentlichen ihre Ausschreibungen auf einer e-Plattform, auf die sich Bieter mit Ihren elektronisch unterschriebenen Angeboten online bewerben. Digitale Lösungen wie diese sind praktisch und lassen einen ganz nebenbei noch Papier, Zeit und Kosten einsparen.

Testen Sie Yousign und unterschreiben Sie in Zukunft nicht nur Angebote, sondern auch all Ihre anderen Dokumente aus dem privaten und geschäftlichen Alltag digital.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.