Qualifizierte Elektronische Siegel: Alles Wissenswerte zusammengefasst

Qualifiziertes Elektronisches Siegel und Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) hören sich verblüffend ähnlich an. Beide sorgen für mehr Digitalisierung, Produktivität und Effizienz im Vertragsmanagement. Und doch unterscheiden sich die beiden elektronischen Vertrauensdienste in entscheidenden Punkten. 

In diesem Artikel klären wir Sie darüber auf, worum es sich bei einem Qualifizierten Elektronischen Siegel handelt, wann man es verwendet, wie man es erstellt und worin es sich von der QES unterscheidet.

Ganz allgemein gesprochen handelt es sich bei einem elektronischen Siegel um einen digitalen Behörden- bzw. Firmenstempel. Ein solcher, elektronisch erstellter Unternehmensstempel wird nicht von natürlichen, sondern von juristischen Personen erstellt, d.h. von einer Firma oder einer Behörde.

Genau wie für elektronische Signaturen stellt die eIDAS-Verordnung auch für elektronische Siegel den rechtlichen Rahmen dar. In den Artikeln 35 bis 40 der eIDAS-Verordnung ist geregelt, welche Rechtswirkung e-Siegel haben und welche Anforderungen diese jeweils erfüllen müssen, um rechtsgültig zu sein.

Die eIDAS-VO gibt vor, dass es bei e-Siegeln, wie bei digitalen Unterschriften, drei verschiedene Niveaus gibt. Diese lauten:

1. Einfaches Elektronisches Siegel
2. Fortgeschrittenes Elektronisches Siegel
3. Qualifiziertes Elektronisches Siegel

Grundsätzlich gilt: Je höher das Niveau ist, desto höher sind die technischen und rechtlichen Anforderungen und damit auch die Sicherheitsstandards der e-Siegel. Damit weist das Qualifizierte Elektronische Siegel folglich das höchste Sicherheitsniveau auf. 

Laut Art. 35 der eIDAS-VO gilt für ein Qualifiziertes Elektronisches Siegel die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das Qualifizierte Elektronische Siegel verbunden ist.

Ein Qualifiziertes Elektronisches Siegel kann immer dann verwendet werden, wenn keine persönliche Namensunterschrift gefordert wird, aber die Integrität und Authentizität des jeweiligen Dokuments garantiert werden soll. 

Ein Qualifiziertes e-Siegel hält im Gegensatz zur Qualifizierten Elektronischen Signatur nämlich nicht das Schriftformerfordernis ein und kann damit auch nicht als Unterschrift verwendet werden. Die genauen Unterschiede zwischen e-Siegel und e-Signatur erklären wir Ihnen im späteren Verlauf des Artikels.

Anwendungsfälle des Qualifizierten Elektronischen Siegels sind beispielsweise sichere Langzeitarchivierung, sichere Kommunikation und Kundenauthentifizierung und e-Vergabeverfahren. Besonders Dokumente wie Rechnungen, Bescheide, Urkunden, Zeugnisse oder Beglaubigungen werden heutzutage häufig mit einem Qualifizierten e-Siegel versehen.

Auf diese Frage gibt es leider keine pauschale Antwort. Am besten setzen Sie sich direkt mit einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (zu Englisch: Trust Service Provider) in Verbindung und bringen in Erfahrung, welche Schritte erforderlich sind, um einen qualifizierten Firmenstempel digital zu erstellen.

Bereits zu Beginn des Artikels haben wir festgestellt: Qualifiziertes Elektronisches Siegel und Qualifizierte Elektronische Signatur hören sich ganz schön ähnlich an. 

Tatsächlich gibt es in Hinblick auf die technische Funktionsweise einige Gemeinsamkeiten zwischen Qualifiziertem Siegel und Qualifizierter Signatur. Außerdem haben wir bereits erfasst, dass die eIDAS-Verordnung für beide die rechtliche Grundlage darstellt. Hinzu kommt, dass sowohl bei e-Siegeln als auch bei e-Signaturen jeweils drei verschiedene Niveaus existieren.

Die Unterschiede hingegen liegen vor allem in dem rechtlichen Wert und damit den Verwendungszwecken der beiden Vertrauensdienste. 

Eine QES stellt als rechtliches Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift (siehe § 126 BGB) eine echte Willenserklärung dar, da man mit einer Unterschrift sein uneingeschränktes Einverständnis zu einem Dokument gibt. Aus diesem Grund erfüllt die QES das Schriftformerfordernis und wird verwendet, um rechtlich bindende Verträge schließen zu können. Im Gegensatz dazu dient ein Qualifiziertes e-Siegel lediglich zur Bestätigung, dass ein jeweiliges Dokument echt, authentisch und unverändert ist.

Zudem wird eine QES von einer natürlichen Person erstellt, während ein digitaler Firmenstempel von einem Unternehmen oder einer Behörde, also einer juristischen Person, verwendet wird. Das bedeutet, dass es beim Qualifizierten e-Siegel keine direkte bzw. eindeutige Verbindung zwischen einer konkreten Person und dem Dokument gibt.

In der untenstehenden Übersicht finden Sie die wichtigsten Unterschiede noch einmal genau zusammengefasst:

Wir haben bereits festgehalten, dass digitale Unternehmensstempel vor allem für Bescheide, Beglaubigungen, Zeugnisse, Rechnungen oder ähnliche Dokumente verwendet werden. 

Doch wann genau kommt dann die Qualifizierte e-Signatur zum Einsatz?

Wie Sie bereits wissen, hält die QES die Schriftform ein und ist aus diesem Grund als digitales Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift zu verstehen. Besonders Dokumente mit hohen gesetzlichen Anforderungen und erhöhtem Haftungsrisiko sollten daher mit der QES unterzeichnet werden. 

Darunter fallen beispielsweise Jahresabschlüsse, Vollmachten, befristete Arbeits- und Mietverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge und SEPA-Mandate.

Eine ausführlichere Liste an Dokumenten, die mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur signiert werden, finden Sie in unserem Artikel “Diese Dokumente erfordern die QES”.

Qualifizierte Elektronische Signaturen werden von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie Yousign angeboten. Nur Vertrauensdiensteanbieter, die auch von einer entsprechenden Zertifizierungsstelle geprüft wurden und von dieser ein Zertifikat erhalten haben, dürfen also QES vertreiben. 

Der gemeinsame rechtliche EU-Referenzrahmen, an dem sich die jeweiligen Zertifizierungsbehörden in Europa orientieren, ist die eIDAS-Verordnung, die wir eingangs bereits erwähnt haben. Diese dient dazu, einheitliche Regularien zu schaffen und die Vertrauensdienste länderübergreifend in technischer und rechtlicher Hinsicht vergleichbar zu machen. Das Praktische daran: Wurde ein Vertrauensdiensteanbieter von einer anerkannten Behörde in einem EU-Land zertifiziert, gilt diese Zertifizierung auch für alle anderen Länder.

In Deutschland ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Zulassung und Zertifizierung von Anbietern elektronischer Signaturen, Siegel, Zeitstempel und anderen digitalen Vertrauensdiensten zuständig. 

Da Yousign als Firma französische Ursprünge hat, erhalten wir unsere Zertifizierungen von der Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), dem französischen Äquivalent zum deutschen BSI. Wie bereits erwähnt, haben diese Zertifikate nicht nur in Frankreich, sondern auch in Deutschland und allen anderen EU-Ländern Gültigkeit. Auf der European Trusted List können Sie alle Anbieter von Vertrauensdiensten einsehen, die EU-zertifiziert sind. Yousign ist auf dieser Übersicht gelistet und verfügt somit über die nötigen Zertifikate für alle angebotenen Produkte.

Qualifizierte Elektronische Siegel sind also als digitale Unternehmens- bzw. Behördenstempel zu verstehen, die dazu dienen, die Authentizität, Integrität und Echtheit eines Dokuments zu bestätigen. Sie sind nicht zu verwechseln mit Qualifizierten Elektronischen Signaturen, die das deutsche Schriftformerfordernis erfüllen und somit eine handschriftliche Unterschrift ersetzen können. Beide Vertrauensdienste helfen Ihnen dabei, die Prozesse Ihres Vertragsmanagements zu digitalisieren und zu automatisieren.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dies kein Ersatz für eine Rechtsberatung.