Was ein Cloud-Speicher ist und warum Sie diesen für Ihre Dokumente nutzen sollten

Cloud-Speicher bieten für Unternehmen heute zahlreiche Möglichkeiten, Daten effizient und sicher zu speichern. Google Drive, Dropbox und andere haben das Speichern von Daten revolutioniert. Sich als Unternehmen auf Anbieter außerhalb Europas zu verlassen, die den europäischen Datenschutzbestimmungen nicht unterliegen, ist allerdings riskant. Der folgende Artikel beleuchtet die Vorteile, die Cloud-Speicher für Unternehmen bieten, und gibt einen Überblick über die verschiedenen Funktionen und Sicherheitsaspekte.

Cloud-Speicher bezeichnet eine Online-Lösung, bei der Daten auf externen Servern eines Anbieters gespeichert werden, statt lokal auf Unternehmensservern. Unternehmen können Daten und Dateien direkt in der Cloud speichern, sie jederzeit abrufen und mit Mitarbeitern teilen. Die Daten werden auf Servern gespeichert und sind über das Internet zugänglich, was Unternehmen ermöglicht, Speicherplatz unabhängig von physischen Servern zu erweitern. Im Vergleich zu lokalen Servern bietet ein Cloud-Speicher oft mehr Sicherheit, was gerade, wenn sensible Daten verwendet werden, von Vorteil ist. Außerdem kann die Cloud auch immer als Backup-Speicher verwendet werden, um Datenverluste, etwa im Falle eines Brandes oder Schadens an der eigenen Hardware, zu vermeiden.

Folgende Daten können Sie problemlos in der Cloud speichern:

• Juristische Dokumente
• Buchhaltungsdokumente
• Finanzdokumente
• Fotos
• Videos
• E-Mails

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Die Verwendung von Cloud-Speichern bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich, die über einfache Speichermöglichkeiten hinausgehen. Im Folgenden die wichtigsten Vorteile im Überblick.

Einer der größten Vorteile von Cloud-Speichern ist die Flexibilität im Speicherplatz. Unternehmen können den benötigten Speicherplatz anpassen und zahlen nur für den Speicher, den sie tatsächlich nutzen. Server Provider bieten verschiedene Abo-Modelle an, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Kosten effizient zu planen. Unternehmen müssen also keine teuren Server mehr anschaffen, sondern können kostengünstige Clouds abonnieren und so Kosten sparen.

Cloud-Speicher wie jene, die von Yousign angeboten werden, bieten benutzerfreundliche Oberflächen und einfache Funktionen zur Dateiablage. Unternehmen können ihre Dateien leicht organisieren und über verschiedene Standorte hinweg teilen. Besonders für Teams mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten ist der Cloud-Speicher ideal, da jeder Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Dateien und Daten hat. Auch das Teilen von Dateien und Dokumenten wird durch Funktionen wie Office-Integration und automatisierte Backups erleichtert.

Gerade in Deutschland ist der Datenschutz ein wichtiges Thema für Unternehmen. Viele Cloud-Anbieter garantieren eine hohe Sicherheit, beispielsweise durch verschlüsselte Datenübertragung und Speicherorte in Deutschland und der EU. Europäische Anbieter wie Yousign mit Standorten in Deutschland haben den Datenschutz im Fokus und bieten umfassende Verschlüsselungsmethoden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. So können Unternehmen ihre Daten bedenkenlos auf deutschen Servern speichern und sicher sein, dass alles den gesetzlichen Vorgaben entspricht. So können Unternehmen auch vor ihren Kunden punkten, die Wert auf einen sensiblen Umgang mit ihren Daten legen.

Cloud-Speicher bieten den Vorteil automatischer Backups, was für Unternehmen besonders nützlich ist, um im Notfall auf gesicherte Daten zurückgreifen zu können. Bei Datenverlust bieten seriöse Hersteller Wiederherstellungsfunktionen an, mit denen Dateien zurückgeholt werden können. Besonders für Unternehmen, die regelmäßig große Datenmengen speichern, stellt dies einen wichtigen Sicherheitsaspekt dar.

Achten Sie auch auf Vertragsdauer und flexible Anpassungsmöglichkeiten. Es ist wichtig, dass Sie Speicherplatz schnell vergrößern oder verringern können, um stets wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Notwendigkeit, den Speicherplatz kontinuierlich zu erweitern, besteht vor allem für Unternehmen, die Fotos oder Videomaterial speichern müssen. Da die Qualität und Quantität dieser Medien immer weiter zunimmt, benötigen sie auch mehr Speicherplatz. Ein Kostenvoranschlag sollte hierfür erstellt werden.

Die meisten Anbieter bieten kostenlose Versionen ihrer Clouds, die sich aber eher für Privatpersonen eignen, die nur begrenzt Speicherplatz benötigen. Google Drive und Dropbox bieten beispielsweise kostenlosen Speicherplatz an, der dann bei Bedarf erweitert werden kann. Darüber hinaus haben viele Anbieter kostengünstige Abo-Modelle, die sich flexibel auf die Bedürfnisse von Unternehmen anpassen lassen. Besonders im Vergleich zu herkömmlichen Servern können hier Kosten gespart werden. Allerdings ist der Speicherplatz begrenzt und viele Unternehmen bevorzugen mittlerweile Anbieter aus dem Euro-Raum. Gerade im Streitfall ist dies sicherer, da hier die Rechtssicherheit gewährleistet ist und nicht die Gefahr besteht, dass Gerichte auf anderen Kontinenten über einen eventuellen Konflikt entscheiden.

Cloud-Lösungen bieten in der Regel zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, etwa mit Office-Anwendungen und anderen Programmen, die im Arbeitsalltag verwendet werden. Dadurch können Unternehmen ihre bestehenden Systeme mit der Cloud verknüpfen und nahtlos weiterarbeiten.

Datenschutz spielt in Deutschland eine große Rolle, und Unternehmen müssen sich an strenge Regeln halten, die nicht immer einfach einzuhalten sind. Daher sind Clouds, die über europäische Server laufen, besonders attraktiv. Denn hier müssen die Daten nach EU-Recht gespeichert werden und entsprechen auch der DSGVO. 

Auch wenn Sie durch einen Cloud-Speicher langfristig viel Geld sparen können, zahlen Sie in der Regel einen monatlichen oder jährlichen Beitrag, um diesen nutzen zu können. Je nach Unternehmensgröße und der zu speichernden Datenmenge können die Preise stark variieren. Geringe Speicherkapazitäten wie 20 GB kosten um die 10 Euro pro Jahr, große Pakete mit 1.000 GB Speicherplatz gibt es für 400 Euro im Jahr. Allgemein gilt es, verschiedene Angebote zu vergleichen, da es teils erhebliche Preisunterschiede gibt. Achten Sie auch auf Vertragsdauer und flexible Anpassungsmöglichkeiten. Es ist wichtig, dass Sie Speicherplatz schnell vergrößern oder verringern können, um stets wettbewerbsfähig zu bleiben.

Viele Cloud-Dienste mit Sitz außerhalb Europas bieten großzügigen kostenlosen Speicherplatz an, was besonders für gelegentliche Nutzer attraktiv ist. Jedoch sind die Datenschutzstandards dieser Anbieter oft weniger streng als die in der EU, was zu Sicherheitsrisiken führen kann. Die persönlichen Daten könnten, je nach den lokalen Gesetzen und Richtlinien des Anbieters, möglicherweise unzureichend geschützt sein und unterliegen oft anderen Anforderungen an die Speicherung und Verarbeitung. Für Nutzer, die ihre Daten optimal schützen möchten und eine höhere Kontrolle über den Datenschutz bevorzugen, sind Cloud-Anbieter mit Sitz in Europa meist die sicherere Wahl. Dennoch finden sich auch für jene, die bereit sind, auf internationale Anbieter zurückzugreifen, zahlreiche Möglichkeiten.

Neben den grundlegenden Speichermöglichkeiten bieten Clouds für Unternehmen zahlreiche Zusatzfunktionen. Einige Anbieter bieten Funktionen wie die Integration von Office-Anwendungen oder spezielle Tools für die Zusammenarbeit. Unternehmen können diese Funktionen nutzen, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Dropbox und Google Drive bieten beispielsweise Funktionen wie automatische Verschlüsselung, Backup-Möglichkeiten und einen erweiterten Speicherplatz. So profitieren Unternehmen von einem umfassenden Angebot und können Cloud-Lösungen gezielt in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Im Bereich Clouds stehen zahlreiche Anbieter zur Verfügung, die Unternehmen verschiedene Lösungen und Abonnements bieten. Hier ein Überblick über die bekanntesten Anbieter und deren Angebote:

a) Google Drive

Google Drive ist eine der beliebtesten Clouds für Unternehmen und bietet umfangreiche Speicheroptionen, die sich an den Bedarf des Unternehmens anpassen lassen. Mit Google Drive können Unternehmen nicht nur Dateien speichern, sondern auch direkt im Office-Bereich arbeiten. Die Sicherheitsvorkehrungen, die Google Drive bietet, sind zudem umfassend: Daten werden verschlüsselt und in sicheren Rechenzentren gespeichert.

b) Dropbox

Dropbox ist eine weitere bekannte Lösung, die für Unternehmen weltweit verfügbar ist. Dropbox bietet Cloud-Speicher mit einem Fokus auf Teamarbeit und einfacher Dateifreigabe. Dropbox punktet durch hohe Datensicherheit und einfaches Teilen von Dateien. Der Anbieter bietet verschiedene Abo-Modelle an, die sich an die Bedürfnisse von Unternehmen anpassen lassen.

c) Europäischer Anbieter: Yousign

Neben Google Drive und Dropbox gibt es zahlreiche weitere Anbieter auf dem Markt. So gibt es Lösungen, die sich auf bestimmte Branchen spezialisiert haben und spezielle Funktionen wie umfassende Verschlüsselung oder erweiterte Funktionen für ein sicheres Backup bieten. Die Wahl des richtigen Anbieters hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Das Angebot von Yousign ist speziell für Deutschland und den deutschen Markt interessant, da die verwendeten Clouds den hiesigen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Dies hängt vor allem mit dem Ort und der physischen Verfasstheit der Speicher zusammen, die von Yousign verwendet werden.

Alle Daten werden auf Servern in Frankreich bei den Dienstleistern OVH, Amazon AWS und Microsoft Azure gesichert. Diese Partner gewährleisten die physische Sicherheit der Rechenzentren und setzen umfassende Schutzmaßnahmen ein. Dazu zählen insbesondere:

• Permanente Überwachung durch Sicherheitspersonal;
  
  
• Ein ausgeklügeltes Zutrittskontrollsystem zur Steuerung und Überwachung des Zugangs;
  
  
• Rund-um-die-Uhr-Videoüberwachung zur Aufzeichnung und Analyse von Ereignissen;
  
  
• Bewegungsmelder und weitere Systeme zur Erkennung verdächtiger Aktivitäten.
  
  

Parallel arbeiten wir daran, die Verteilung unserer Dienste an verschiedenen physischen Standorten kontinuierlich auszubauen. Dieses Vorgehen maximiert die Ausfallsicherheit und stellt sicher, dass der Dienst auch bei eventuellen Störungen zuverlässig verfügbar bleibt.

Zusätzlich werden alle Dokumente in den Rechenzentren unserer Partner nach dem AES 256-Algorithmus verschlüsselt abgelegt. Hierbei werden die Verschlüsselungsschlüssel durch Yousign generiert und sicher verwaltet, sodass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf die Daten erhalten.

Wie Ihnen beim Lesen unseres Artikels bereits klar geworden ist, sind Cloud-Speicher eine moderne Lösung, um Ihre Daten zu speichern. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, die Speicherung ihrer Daten komplett in die Hände von Cloud-Diensten zu legen. 

Die Vorteile sind einfach dargestellt:

• Kostenersparnis durch den Wegfall physischer Datenträger
  
• Flexibler, zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten
  
• Erhöhte Sicherheit durch zahlreiche Backups
  
• Wettbewerbsvorteile durch anpassbare Cloud-Angebote
  

Es gibt zahlreiche Anbieter von Cloud-Speichern, deren Angebote Sie vor Abschluss eines Abonnements in Hinblick auf Ihre individuellen Bedürfnisse vergleichen sollten. Beispiele sind Google (Google Drive), Apple (icloud), Dropbox, Amazon Web Services und Microsoft (OneDrive). Wenn Sie für Ihr Unternehmen nach einem europäischen Anbieter suchen, der sicherstellt, dass alle Daten, die Sie in der Cloud speichern möchten, auf Servern innerhalb der EU liegen, lohnt es sich, einen Blick auf das Angebot von Yousign zu werfen. Einen Vergleich von verschiedenen Anbietern anzustellen, lohnt sich allemal. Denn als Anbieter von Cloud-Service-Funktionen überzeugt Yousign mit mehr als nur Sicherheit. Yousign kann mit gutem Service, konkurrenzfähigen Kosten und überzeugenden Diensten punkten. Der Nutzen für den Kunden liegt darin, dass Yousign zu einem Partner wird, der bei etwaigen Fragen oder Unsicherheiten immer ansprechbar ist.

Der Umstieg auf Cloud-Speicher ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Unternehmens – nutzen Sie diese Chance.

Die Nutzung von Cloud-Speicher bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile und wird zunehmend zu einer unverzichtbaren Lösung, um Daten sicher und effizient zu verwalten. Anbieter wie Google Drive, Dropbox und andere bieten ein umfangreiches Angebot, das sich den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen anpassen lässt. Durch flexible Speicheroptionen, einfache Nutzung, hohe Sicherheitsstandards und kostengünstige Abonnements stellen Clouds eine Alternative in der Netzwelt zu herkömmlichen Server-Lösungen dar. Besonders für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität, Sicherheit und den Datenschutz legen, ist Cloud-Speicher eine lohnenswerte Option.