Was ein Cloud-Speicher ist und warum Sie diesen für Ihre Dokumente nutzen sollten

Die meisten Unternehmen sind im Arbeitsalltag mit einer großen Menge an Daten konfrontiert. Kostenvoranschläge, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, unzählige Fotos und Videos – diese Datenlast zu bewältigen und richtig zu managen ist keine leichte Aufgabe. Cloud-Speicher versprechen hierbei Abhilfe. Clouds sind eine moderne Form der Datenspeicherung und die Anbieter werben mit Flexibilität und Sicherheit.
Doch was genau ist eigentlich eine Cloud, wie funktioniert sie und was sind die Vorteile für Sie als Unternehmen? 

Im folgenden Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Cloudlösungen wissen sollten.

Bis vor wenigen Jahren war es üblich, alle im Unternehmen anfallenden Daten auf physischen Datenspeichern wie Festplatten zu sichern. Diese konnten zwar große Datenmengen speichern, waren jedoch fehleranfällig. Eine Festplatte darf weder zu großen Temperaturschwankungen noch Erschütterungen ausgesetzt werden. Zudem kann sie genau wie ein klassischer Aktenordner gestohlen oder mutwillig zerstört werden. Hier schaffen moderne Cloud-Speicher Abhilfe: Sie sind mit einer großen virtuellen Festplatte zu vergleichen. Cloud-Anbieter kümmern sich um die Server, auf denen Ihre Daten gespeichert werden.
Alles, was Sie tun müssen, ist die Daten in der Cloud abzulegen.

Cloud-Speicher erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und sind bei vielen Unternehmen bereits fest in die Betriebsstruktur integriert. Die bekannteste Cloud-Lösung ist das bekannte Google Drive, das in der Gratisversion ausreichend Speicherplatz für den Privatgebrauch bietet. Inzwischen gibt es jedoch zahlreiche Anbieter, die Ihnen genügend Kapazitäten zum Speichern Ihrer Unternehmensdaten bieten. 

Folgende Daten können Sie in der Cloud speichern:

• Juristische Dokumente
• Buchhaltungsdokumente
• Finanzdokumente
• Fotos
• Videos
• E-Mails

Einige der Vorteile sind bereits angeklungen, doch wir möchten Ihnen gerne noch detaillierter aufzeigen, was ein Cloud-Speicher Ihrem Unternehmen bieten kann. Besonders die Bereiche Kostenersparnis, Sicherheit, Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit sind hier von Relevanz.

Mit dem Umstieg auf einen Cloud-Speicher können Sie einiges an Geld sparen. Zunächst ergibt sich die Kostenersparnis dadurch, dass Sie keine Hardware mehr kaufen müssen. Physische Datenträger kosten viel Geld und müssen oft erneuert oder repariert werden. Zudem ist das Risiko des Datenverlustes höher und kann mit Kosten zur Wiederherstellung von Daten einhergehen. 

Bei der Nutzung von Cloudlösungen fallen keinerlei Kosten für Hardware an. Sie zahlen für die Dienste des Cloud-Anbieters und dieser übernimmt alle anfallenden Probleme. Das Einrichten und Management des Dienstes wird Ihnen komplett abgenommen. Sie kaufen lediglich den Speicherplatz und verkleinern oder vergrößern diesen je nach Ihren Bedürfnissen. 

Des Weiteren sparen Sie durch die Nutzung von Cloud-Speichern einiges an Personalkosten. Sie benötigen keine im Bereich der Datensicherung spezialisierten Fachkräfte mehr, sondern können sich ganz auf den Service des Cloud-Anbieters verlassen.

Auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Speicher in vielerlei Hinsicht punkten. Unternehmen machen sich bei der Nutzung von Cloudlösungen oft Sorgen um den Schutz der Daten. Diese Sorgen sind jedoch unbegründet, da Clouds inzwischen durch Verschlüsselung und zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen wie verschiedene Identifizierungsschritte Ihre Daten bestens schützen. 

Clouds sind in vielerlei Hinsicht sicherer als physische Datenspeicher. Zunächst kann eine Cloud nicht wie eine Festplatte physisch zerstört werden. Wer seine Daten auf Festplatten sichert, kann diese bei Bränden oder Überschwemmungen leicht verlieren. Durch die Nutzung einer Cloud haben Sie stets ein Backup – auch wenn Ihre IT-Tools komplett ausfallen. Die Daten liegen in mehreren Kopien auf verschiedenen Servern. Ein plötzlicher Verlust wichtiger Daten ist also ausgeschlossen. 

Auch wenn Sie einen Laptop verlieren, ist dies kein Drama mehr. Die Daten sind in der Cloud gespeichert und Sie können auch nach Verlust des Laptops weiter darauf zugreifen. Eine große Erleichterung für Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig auf Geschäftsreise gehen.

Spätestens seit der Corona-Pandemie hat sich der Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten in vielen Unternehmen durchgesetzt. Immer mehr Mitarbeitende erledigen einen Teil ihrer Arbeit von zuhause aus. Zudem gehen viele Angestellte regelmäßig auf Geschäftsreise. 

Wer viel außerhalb des Büros unterwegs ist, möchte in der Regel trotzdem flexiblen Zugang zu allen wichtigen Daten haben. Jedes Mal alle nötigen Daten von Festplatten auf den Laptop zu übertragen würde einen unnötigen Zeitaufwand darstellen, der Dank moderner Cloud-Speicher nicht mehr nötig ist. 

Dank Cloud-Speichern können Sie problemlos ortsunabhängig arbeiten. Da einzige, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung. Über die Cloud können Sie jederzeit und überall die Daten abrufen, die Sie gerade benötigen und müssen dafür keine Festplatten mit sich herumtragen. Ein simpler Aufruf des Cloud-Dienstes genügt. 

Ein weiterer Vorteil: Sie können Daten jederzeit mit anderen Mitarbeitenden oder Kund:innen teilen, egal wie weit diese von Ihnen entfernt sind. Kollaboratives Arbeiten wird so um einiges leichter. 

Viele Unternehmen sind aktuell im digitalen Wandel und steigen auf Cloudlösungen um. Sie sollten also nicht den Anschluss verpassen, denn Cloud-Speicher können zu einem echten Wettbewerbsfaktor werden. 

Gerade, wenn Sie noch am Wachsen sind, brauchen Sie flexible Speicherlösungen. Schließlich können sich Ihre Anforderungen an Speicherkapazitäten jederzeit ändern. Falls Sie gerade rasant am Wachsen sind, benötigen Sie schnell neuen Speicherplatz. Genauso können Sie diesen reduzieren und so Kosten sparen, wenn es gerade nicht so gut läuft. 

Auch wenn Sie nur ein kleines StartUp sind, können Sie durch Cloud-Speicher die gleiche Technologie wie eine große, etablierte Firma nutzen. Das ermöglicht es Ihnen, jederzeit mitzuhalten und sich nicht selbst in Ihrer Entwicklung zu bremsen. 

Auch wenn Sie durch einen Cloud-Speicher langfristig viel Geld sparen können, zahlen Sie in der Regel einen monatlichen oder jährlichen Beitrag, um diesen nutzen zu können. Je nach Unternehmensgröße und der zu speichernden Datenmenge können die Preise stark variieren. 

Geringe Speicherkapazitäten wie 20 GB kosten um die 10 Euro pro Jahr, große Pakete mit 1.000 GB Speicherplatz gibt es für 400 Euro im Jahr. Allgemein gilt es, verschiedene Angebote zu vergleichen, da es teils erhebliche Preisunterschiede gibt. 

Achten Sie auch auf Vertragsdauern und flexible Anpassungsmöglichkeiten. Es ist wichtig, dass Sie Speicherplatz schnell vergrößern oder verringern können, um stets wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie Ihnen nach dem Lesen unseres Artikels klar geworden sein sollte, sind Cloud-Speicher eine moderne Lösung, Ihre Daten zu speichern. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, die Speicherung ihrer Daten komplett in die Hände von Cloud-Diensten zu legen. 

Die Vorteile sind offensichtlich:

• Kostenersparnis durch den Wegfall physischer Datenträger
• Flexibler, zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten
• Erhöhte Sicherheit durch zahlreiche Backups
• Wettbewerbsvorteile durch anpassbare Cloud-Angebote

Es gibt zahlreiche Anbieter von Cloud-Speichern, deren Angebote Sie vor Abschluss eines Abonnements in Hinblick auf Ihre individuellen Bedürfnisse vergleichen sollten. Beispiele sindGoogle (Google Drive), Apple (icloud), Dropbox, Amazon Web Services und Microsoft (OneDrive).Der Umstieg auf Cloud Speicher ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Unternehmens – nutzen Sie diese Chance.