Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

4 min

Veröffentlicht am 27 Mai, 2024

Die Bedeutung von qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) für Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Dina Janghorban

Dina Janghorban

Content Manager @Yousign

Illustration: Gawon Lee

Übersicht

In der heutigen digitalen Welt sind digitale Unterschriften ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen geworden. Insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen (QES) bieten höchste Sicherheit und rechtliche Verbindlichkeit. In diesem Blogartikel beleuchten wir die wichtigsten Aspekte von QES und ihre Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS).

Was ist die qualifizierte elektronische Signaturen (QES)?

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind die fortschrittlichste Form elektronischer Signaturen. Sie basieren auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgestellt wird, und werden mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt. Diese Signaturen bieten das höchste Maß an Sicherheit und haben in der Europäischen Union die gleiche rechtliche Wirkung wie handschriftliche Unterschriften. Die QES stellt sicher, dass sowohl die Identität des Unterzeichners als auch die Integrität des Dokuments geschützt sind.

Welche Standards regeln elektronische Signaturen?

Die Nutzung und Erstellung digitalen Unterschriften wird durch mehrere wichtige Standards und Verordnungen geregelt:

  • eIDAS-Verordnung (EU): Die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für digitale Transaktionen im Binnenmarkt, die europaweit die rechtlichen Rahmenbedingungen für digitale Signaturen schafft.
  • ETSI-Standards: Verschiedene technische Standards, wie ETSI EN 319 411 für Zertifikate, die sicherstellen, dass elektronische Signaturen und die zugrunde liegenden Technologien sicher und interoperabel sind.
  • ISO/IEC 27001: Ein Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme, der sicherstellt, dass Organisationen ein systematisches Management ihrer Informationssicherheitsrisiken betreiben.

Wie erstellt man eine Qualifizierte Elektronische Signatur?

Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift hat noch weitere Sicherheitsmaßnahmen, die die anderen beiden Signaturebenen nicht aufweisen: Unterzeichnende müssen unmittelbar vor dem Leisten der Unterschrift eindeutig identifiziert werden. Es gibt viele verschiedene Identifizierungsverfahren, auf die Anwender:innen zurückgreifen können, wie z.B. PostIdent, VideoIdent, AutoIdent, eID, BankID, persönliche Identifizierung, etc. Wir konzentrieren uns im Folgenden auf die zwei gängigsten: nämlich Video- und AutoIdent.

Während beim VideoIdent-Prozess eine geschulte Person die Identität der unterzeichnenden Person synchron verifiziert, findet beim AutoIdent-Verfahren der Großteil der Identifizierungsschritte dank einer KI-gestützten Technologie ohne menschliche Interaktion autonom per Video statt. Der Umgang mit vollautomatisierten Verfahren im Verifizierungsprozess, wo Maschinen die Entscheidung treffen, ist in Deutschland umstritten.

Wir von Yousign haben an dieser Stelle gute Nachrichten für Sie. Unsere Software entscheidet sich für eine Hybridlösung, eine sogenannte video-zertifizierte Lösung.

Unser Ansatz kombiniert KI-gestützte Identifizierung mit Verifizierung durch natürliche Personen. Die Überprüfung wird von einem Identifizierungsexperten in einem asynchronen Modus durchgeführt. Es gibt auch ein nachträgliches, stichprobenartiges Prüfverfahren. Es wird demnach auch überprüft, ob die mithilfe von KI aufbereitete Identifizierung erfolgreich ist oder nicht.

So funktioniert's

  • 1 Dokument öffnen und lesen:

    Dokument öffnen

    Im ersten Schritt wird das Dokument, das per E-Mail an die Unterzeichnenden geschickt wurde, geöffnet und gelesen.

  • 2 Gesichtsverifizierung per Video:

    Gesichtsverifizierung

    Im darauffolgenden Schritt wird ein kurzes Video avom Gesicht der unterzeichnenden Person anhand von VideoIdent oder AutoIdent aufgenommen, erst von vorne und dann von der Seite.

  • 3 Swipen zum Unterzeichnen:

    Unterzeichnung

    Sobald die Identifikation abgeschlossen ist, kann die Unterschrift gesetzt werden. Unterzeichner:innen swipen zum Unterzeichnen. Der ID-Verifizierungsprozess ist so in maximal 10 Minuten beendet. Das Dokument gilt dann als qualifiziert elektronisch unterschrieben.

  • 4 Speichern der Identität:

    Speichern der Identität

    Sobald die Identität bestätigt wurde, können Unterzeichner:innen ihre Identität in einer digitalen Brieftasche abspeichern und bei der nächsten Qualifizierten Elektronischen Signatur wiederverwenden. Die Identität wird innerhalb der Yousign-Wallet maximal drei Jahre lang gespeichert.

Welche Dokumentenformate können mit einer digitalen Signatur versehen werden?

Nahezu alle digitalen Dokumentenformate können mit einer digitalen Signatur versehen werden. Zu den häufigsten Formaten gehören:

  • PDF: Besonders weit verbreitet für formale und rechtlich bindende Dokumente.
  • XML: Häufig verwendet für strukturierte Daten und E-Government-Dienste.
  • DOCX: Microsoft Word-Dokumente, die in vielen Geschäftsprozessen verwendet werden.
  • JPEG/PNG: Bildformate, die z.B. in elektronischen Rechnungen verwendet werden können.

Vorteile qualifizierter elektronischer Signaturen für Unternehmen

Qualifizierte elektronische Signaturen bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

  • Rechtssicherheit: QES sind rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und bieten daher eine hohe Rechtssicherheit.
  • Effizienzsteigerung: Geschäftsprozesse werden beschleunigt, da Dokumente schneller signiert und bearbeitet werden können, ohne dass physische Anwesenheit erforderlich ist.
  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs, Lagerkosten und Versandkosten können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
  • Nachweisbarkeit und Integrität: Jede QES ist eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet und schützt das Dokument vor nachträglichen Änderungen, wodurch die Beweisführung vereinfacht wird.

Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur in ein DMS

Die Integration von QES in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann auf verschiedene Weisen erfolgen:

  • API-Schnittstellen: Diese ermöglichen die Verbindung des DMS mit externen Signaturdiensten, sodass Signaturprozesse automatisiert und nahtlos integriert werden können.
  • Plug-ins und Erweiterungen: Spezielle Softwaremodule, die direkt in das DMS integriert werden können, um die Erstellung und Verwaltung von Signaturen zu erleichtern.
  • Workflow-Integration: Automatisierte Signaturprozesse innerhalb des DMS ermöglichen es, Dokumente direkt im Workflow zu signieren, ohne manuelle Zwischenschritte.

Verbessern Sie Ihr DMS, indem Sie unsere elektronische Signatur in Ihr Angebot integrieren

Anforderungen der eIDAS-Verordnung an qualifizierte elektronische Signaturen

Die eIDAS-Verordnung stellt klare Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen:

  • Qualifizierte Zertifikate: Diese müssen von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt werden, der von den zuständigen Behörden zertifiziert ist.
  • Sichere Signaturerstellungseinheiten: Notwendig für die Erstellung der Signatur, um die Sicherheit und Integrität der Signatur zu gewährleisten.
  • Validierung: Durch vertrauenswürdige Listen (Trusted Lists) der EU-Mitgliedstaaten müssen die Signaturen validierbar sein, um ihre Gültigkeit zu bestätigen.

Sicherheit von Dokumenten durch qualifizierte elektronische Signaturen

Qualifizierte elektronische Signaturen tragen maßgeblich zur Sicherheit von Dokumenten bei:

  • Authentizität: Die Identität des Unterzeichners wird durch das qualifizierte Zertifikat und den Vertrauensdiensteanbieter sichergestellt.
  • Integrität: Durch die Verschlüsselung wird das Dokument vor nachträglichen Änderungen geschützt.
  • Nichtabstreitbarkeit: Der Unterzeichner kann die Signatur nicht abstreiten, da die Signatur eindeutig seiner Identität zugeordnet ist.

Dokumententypen und elektronische Signaturen

Viele Arten von Dokumenten können digital signiert werden, darunter:

  • Verträge: Arbeits-, Kauf- und Mietverträge, die rechtlich bindend sind.
  • Rechnungen: Digitale Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Genehmigungen: Offizielle Anträge und Genehmigungen in Unternehmen und Behörden.
  • Berichte: Finanzberichte und andere offizielle Dokumente, die formell unterzeichnet werden müssen.

Sicherstellung der Integrität elektronischer Signaturen

Die Integrität elektronischer Signaturen wird durch mehrere Mechanismen sichergestellt:

  • Kryptografische Verfahren: Hashing und Verschlüsselungstechniken stellen sicher, dass das Dokument nicht nachträglich verändert werden kann.
  • Zeitstempel: Diese beweisen den genauen Zeitpunkt der Signatur und stellen sicher, dass die Signatur zu einem bestimmten Zeitpunkt gültig war.
  • Validierungsdienste: Diese prüfen die Gültigkeit der Signatur und des zugehörigen Zertifikats und gewährleisten, dass die Signatur nicht gefälscht oder manipuliert wurde.

Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement durch qualifizierte elektronische Signaturen

Qualifizierte elektronische Signaturen können die Effizienz im Dokumentenmanagement erheblich verbessern:

  • Automatisierte Workflows: Dokumente können direkt im Workflow signiert und weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Zwischenschritte.
  • Digitale Archivierung: Signierte Dokumente können sicher digital archiviert und jederzeit abgerufen werden.

Reduzierung manueller Schritte: Durch den Wegfall physischer Unterschriftenprozesse können Zeit und Kosten eingespart werden.

Unterstützung durch ein DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem, das qualifizierte elektronische Signaturen unterstützt, ermöglicht:

  • Nahtlose Signaturprozesse: Dokumente können innerhalb des Systems signiert und verwaltet werden, ohne externe Tools verwenden zu müssen.
  • Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Das DMS kann sicherstellen, dass alle relevanten rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
  • Schutz der Dokumenteninhalte: Durch die Integration von Signaturen wird die Integrität und Authentizität der Dokumente gewährleistet.

Nutzen für Unternehmen durch die Implementierung qualifizierter elektronischer Signaturen

Jedes Unternehmen kann von der Implementierung qualifizierter elektronischer Signaturen profitieren:

  • Erhöhte Sicherheit: Schutz vor Fälschungen und unbefugten Änderungen.
  • Höhere Effizienz: Schnellere und einfachere Abwicklung von Transaktionen und Prozessen.
  • Rechtliche Sicherheit: Gleichwertigkeit mit handschriftlichen Unterschriften und Anerkennung in der gesamten EU.
  • Kosteneinsparungen: Reduzierte Ausgaben für Papier, Druck und Versand.

Was ist zu beachten?

Die Implementierung von QES in Dokumentenmanagementsysteme bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter erhöhte Sicherheit, rechtliche Verbindlichkeit und Effizienzsteigerungen. Mit Yousign als leistungsstarke Lösung können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse nahtlos digitalisieren und optimieren. Die benutzerfreundliche Plattform gewährleistet höchste Sicherheitsstandards und Compliance, unterstützt verschiedene Dokumentenformate und ermöglicht eine reibungslose Integration in bestehende Systeme. Durch die Nutzung von Yousign profitieren Unternehmen nicht nur von Kosteneinsparungen und beschleunigten Workflows, sondern auch von einem zuverlässigen Kundenservice und einer umfassenden Audit-Trail-Funktion. Die Zukunft des Dokumentenmanagements liegt in der digitalen Signatur, und Yousign bietet die ideale Lösung, um diese Transformation erfolgreich zu gestalten.

Testen Sie Yousign
14 Tage lang kostenlos

Wie mehr als 15.000 kleine und mittelständische Unternehmen können auch Sie sofort die Unterzeichnung aller Ihrer Dokumente vereinfachen

green arrow
cta illustration

Testen Sie Yousign kostenlos für 14 Tage