Sicherheit für Transaktionen: Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) im Finanzrecht

Drei Dinge sind auf Erden sicher: Der Tod, die Steuer und dass Yousign Unternehmensprozesse effizienter gestaltet. Dies gilt insbesondere in finanzrechtlichen Angelegenheiten.

Doch eins nach dem anderen. Finanzen und Recht sind komplexe Themen, die viel Sorgfalt erfordern. Umso achtsamer müssen Unternehmen im Finanzrecht agieren, da Fehler schwerwiegende Konsequenzen haben können. Die Gute Nachricht ist, auch in diesem Bereich kann die Elektronische Signatur Vieles einfacher und effizienter machen. Sie spart Zeit, senkt Kosten und reduziert den administrativen Aufwand – und das alles, ohne Kompromisse bei der Rechtssicherheit einzugehen.

In diesem Blog erfahren Sie, wie die E-Signatur in finanzrechtlichen Belangen Prozesse optimiert und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Sicherheit und Produktivität zu erhöhen.

Das Finanzrecht unterteilt sich in zwei Bereiche: das öffentliche und das private Finanzrecht. Hier soll vor allem das private Finanzrecht behandelt werden, da es Unternehmen unmittelbar betrifft.

Das private Finanzrecht regelt insbesondere das Bankwesen, Geldwesen, Versicherungswesen, Währungs- und Devisenrecht, Wertpapierrecht und den Zahlungsverkehr. Es ist damit Teil des Wirtschaftsrechts. Neben Banken und Versicherungen unterliegen auch Verträge zwischen Privatpersonen diesem Rechtsbereich. Dazu gehören beispielsweise Darlehensverträge, Kaufverträge über Wertpapiere oder private Finanzierungsvereinbarungen.

Wenn es sich um Produkte zertifizierter Unternehmen handelt, mit denen unterschrieben wird, können digitale Anwendungen sogar mehr Sicherheit bieten als handschriftliche Unterschriften. In der EU regelt die eIDAS-Verordnung die Rechtssicherheit elektronischer Signaturen. Dabei unterscheidet man zwischen drei Stufen: der Einfachen, der Fortgeschrittenen und der Qualifizierten Elektronischen Signatur. Für Rechtssachen spielen in Deutschland vor allem die Letztgenannten eine wichtige Rolle. Denn hierzulande ist es für bestimmte Verträge und Dokumente zwingend erforderlich, eine qualifizierte elektronische Signatur zu nutzen. Eine einfache Signatur reicht dann nicht aus.

Die eIDAS-Verordnung der EU ist das zentrale Regelwerk für elektronische Signaturen in Europa. Sie stellt sicher, dass qualifizierte elektronische Signaturen den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften haben. In anderen Ländern gelten ähnliche Gesetze, wie z.B. der ESIGN Act in den USA. 

Eine Einfache Elektronische Signatur reicht für Finanzverträge in der Regel nicht aus. Insbesondere bei Verträgen, die hohe Sicherheits- und Rechtsanforderungen erfüllen müssen, ist mindestens eine Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur erforderlich. In Deutschland und der EU gelten strenge Vorgaben, um die Sicherheit solcher Verträge zu gewährleisten, die eine Einfache Signatur nicht abdecken kann.

Den Schlüssel zu einem völlig sorgenfreien Unterzeichnungsprozess bietet die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Sie ist immer dann erforderlich, wenn höchste Sicherheits- und Rechtssicherheitsanforderungen erfüllt werden müssen. Beispiele hierfür sind Vertragsabschlüsse im Finanzsektor, notarielle Dokumente oder Arbeitsverträge, die spezifischen gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

Die einfache Antwort lautet: Ja! Yousigns Lösung erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und lässt sich leicht in Geschäftsprozesse integrieren. Es sollte allerdings immer geprüft werden, welche Sicherheitsanforderungen gelten und ob diese eine Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur erfordern.

Im Cyberrecht bezieht sich eine digitale Signatur auf eine Methode, die verwendet wird, um die Authentizität und Integrität einer Nachricht, eines Dokuments oder einer Datei zu gewährleisten. Sie basiert auf kryptografischen Verfahren, um sicherzustellen, dass die Inhalte nicht manipuliert wurden und der Absender authentisch ist. Durch Zertifikate, die beim Signieren eines Dokuments erstellt werden, sind alle Informationen, die die Sicherheit und Gültigkeit einer Unterschrift vor Gericht betreffen, gewährleistet.

Eine digitale oder digitalisierte Unterschrift ist noch keine E-Signatur. Eine gescannte Unterschrift, die etwa einen Vertrag in Papierform digital duplizieren soll, kann vor Gericht höchstens als Indiz dienen, hat jedoch keine Beweiskraft, da sie nicht die rechtlichen Anforderungen an eine sichere und verbindliche Signatur erfüllt.

Eine gescannte Unterschrift bietet keine Garantie für die Authentizität oder Integrität des Dokuments und wird daher in vielen rechtlichen Szenarien nicht anerkannt. Für rechtlich bindende Dokumente ist es ratsam, auf Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) zurückzugreifen, die den erforderlichen Sicherheitsstandards entsprechen. Bei dieser Art der Unterschrift lässt sich klar feststellen, wer der Unterzeichner ist, da dessen Daten beim Signieren mit dem digitalen Dokument verbunden werden; dadurch ist die Identität der Unterzeichner eindeutig nachweisbar.

Unter den digitalen Signaturen stellt die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) die sicherste Variante dar. Sie eignet sich besonders für Dokumente, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen oder mit hohem Haftungsrisiko verbunden sind.

Im Gegensatz zur Fortgeschrittenen und Einfachen Elektronischen Signatur gilt für die QES die Beweislastumkehr. Das bedeutet im Falle eines Rechtsstreits, dass die unterzeichnende Person nachweisen muss, dass sie nicht unterschrieben hat.

Für Banken und Finanzdienstleister ist es entscheidend, dass Dokumente wie Kreditverträge oder SEPA-Mandate einfach und sicher elektronisch unterzeichnet werden können. Dabei ersetzt die elektronische Signatur die herkömmliche Schriftform, die für viele Verträge vorgeschrieben ist. Ein digitaler Schlüssel gewährleistet, dass die Signatur authentisch ist und das etwa PDF-Dokumente nicht nachträglich verändert werden können. Yousigns Form der elektronischen Unterzeichnung sorgt für Effizienz und erhöht die Sicherheit, indem sie manipulationssichere Transaktionen ermöglicht, die im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen stehen. 

Wie immer ist es auch hier wichtig, dass die Art der Signatur den rechtlichen Anforderungen entspricht, damit die Dokumente wirksam und rechtsverbindlich sind. Im Zweifelsfall ist daher immer zur Qualifizierten Elektronischen Unterschrift zu raten.

Im Rechtsverkehr mit den Finanzgerichten ist es oft erforderlich, Dokumente und Schriftsätze einzureichen, was in der Vergangenheit oft per Post geschehen musste. Hier können Elektronische Signaturen Prozesse vereinfachen, da sie die Rechtsverbindlichkeit sicherstellen und Abläufe digitalisiert werden können. Besonders bei Fristsachen oder Einsprüchen sind elektronische Einreichungen über das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) oder andere zugelassene Systeme nützlich.

Wenn Sie ein Dokument bei einer deutschen Behörde einreichen möchten, kann es zwar vorkommen, dass eine Papierfassung von Ihnen verlangt wird. Besonders im Bereich des Finanzrechts ist es jedoch oft möglich, Dokumente digital einzureichen. In diesen Fällen die Möglichkeit zu nutzen, online, digital und rechtsgültig zu unterschreiben, spart Unternehmen Personal und Zeit.

Es gibt keine Anbieter, die die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) kostenlos zur Verfügung stellen. Dies liegt daran, dass die Bereitstellung einer QES strengen Sicherheitsstandards und rechtlichen Anforderungen unterliegt, die in der Regel kostenintensive Zertifizierungsprozesse und Technologie erfordern.

Bei der Wahl des Anbieters sollten Sie stets darauf achten, ein Unternehmen mit einem eIDAS-Zertifikat auszuwählen. Dies gewährleistet, dass der Anbieter die Vorschriften der Europäischen Union einhält. Yousign verfügt über ein solches Zertifikat und gilt daher als vertrauenswürdig.

Yousign stellt Unternehmen eine cloudbasierte Lösung für elektronische Signaturen zur Verfügung, die nicht nur flexibel, sondern auch sicher ist. Mit der Cloud-Lösung können Dokumente in wenigen Schritten digital signiert und verwaltet werden, unabhängig davon, wo sich die Unterzeichner befinden.

Ein großer Vorteil: Es ist nicht mehr notwendig, Verträge per E-Mail an die Unterzeichner zu verschicken. Stattdessen können alle Beteiligten gleichzeitig und mit nur wenigen Klicks unterschreiben. Dies spart nicht nur Zeit, sondern macht den Prozess auch sicherer, da bei Mails immer das Risiko besteht, dass sie von Dritten abgefangen oder ausgelesen werden. Durch die zentrale und gesicherte cloudbasierte Plattform entfällt dieses Sicherheitsrisiko komplett.

Signierte Dokumente können zudem sicher in der Cloud aufbewahrt werden, sodass jederzeit ein schneller Zugriff möglich ist. Das erspart die aufwendige Archivierung und den physischen Speicherbedarf von Papierdokumenten. Die Gefahr, Daten zu verlieren, wird dadurch minimiert.

Die E-Signatur bietet gerade Online-Steuerberatern zahlreiche Vorteile, die ihre Arbeitsabläufe vereinfachen. Durch die digitale Unterzeichnung von Dokumenten wie Vollmachten, Verträgen oder Steuererklärungen können Steuerberater und Mandanten den gesamten Prozess beschleunigen, ohne auf physische Unterschriften angewiesen zu sein. Dies spart Zeit und minimiert Verzögerungen, da Dokumente jederzeit und von überall unterzeichnet werden können. Für Steuerberater bedeutet dies eine papierlose, flexible und rechtssichere Arbeitsweise, die sowohl Mandanten als auch den eigenen Betrieb entlastet und die digitale Transformation der Steuerberaterbranche vorantreibt. Dieses Thema wird in einem weiteren Blogartikel detaillierter behandelt, in dem wir mehr Informationen zu den rechtlichen Aspekten und Best Practices der E-Signatur im Steuerwesen bereitstellen.