Come integrare la firma elettronica nei processi HR in Italia

Senza dubbio uno dei settori che beneficia maggiormente delle nuove tecnologie di digitalizzazione, quello delle risorse umane è un campo che sta profondamente cambiando. Se un tempo era decisamente relegato all'ambiente dell'ufficio, oggi si sta sempre più liberando dai limiti spaziali, grazie a relazioni con i lavoratori che sempre più spesso si svolgono da remoto.

Andiamo dunque a scoprire come integrare la firma elettronica nella gestione delle risorse umane al fine di supportarne la digitalizzazione.

La firma elettronica ha molte e importanti applicazioni nel mondo HR, che si parli di uffici all'interno di aziende, di agenzie interinali, di agenzie di consulenza e via dicendo.

Ecco alcuni esempi di documenti tipici di questo ambito su cui la firma elettronica può essere apposta con notevoli benefici:

• contratti di lavoro a tempo determinato ed eventuali rinnovi
• contratti di lavoro a tempo indeterminato
• altre tipologie contrattuali di lavoro dipendente
• accordi di collaborazione con freelance e consulenti
• NDA (non-discosure agreement)
• autorizzazioni al trattamento dei dati in linea con il GDPR
• documenti assicurativi
• lettere di assunzione

Ma quali vantaggi apporta la firma elettronica al settore HR? Lo vediamo subito.

Sono molti e variegati i benefici che chiunque lavori nel mondo HR può trarre dalla firma elettronica:

• niente più complicati appuntamenti: invece di doversi barcamenare tra le agende di lavoratori, manager, altri dipendenti e le loro, i responsabili delle risorse umane possono inviare i documenti da firmare in qualunque momento, direttamente ai firmatari, in formato digitale. Le persone coinvolte potranno poi firmarli rapidamente sui loro dispositivi;
• niente tempo pagato perso per le incombenze burocratiche: al posto di perdere ore nel loro primo giorno di lavoro a firmare i vari documenti per assumere l'incarico per cui sono stati scelti, i lavoratori possono essere fin da subito a disposizione per l'onboarding;
• massima sicurezza: grazie a una regolamentazione stringente e a robusti standard di sicurezza, la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata o firma digitale consentono un'identificazione univoca tra il firmatario, la firma e il documento firmato, garantendo anche che quest'ultimo non venga alterato dopo l'apposizione. Conservati digitalmente attraverso soluzioni sicure di e-archiving, i documenti non possono essere alterati, persi o eliminati, assicurandone la sicurezza per tutti gli anni necessari. Continua a leggere per saperne di più sulle tipologie di firma elettronica più adatte per i documenti HR;
• conformità: utilizzando soluzioni di firma elettronica in linea con la regolamentazione italiana ed europea, ti assicurerai la conformità della tua azienda, ad esempio, per quanto riguarda il GDPR;
• meno spese: la digitalizzazione dei documenti HR consente un risparmio significativo grazie all'eliminazione della carta. Inoltre, si riducono gli spazi necessari all'archiviazione dei documenti, rendendo le sedi aziendali più agili e meno dispendiose;
• più sostenibilità: la firma elettronica è uno strumento indispensabile per quelle aziende che desiderano ridurre la propria impronta ambientale passando ad un approccio paperless, vale a dire con un uso minimo o nullo della carta;
• più smart working: negli ultimi anni, e soprattutto dopo la pandemia, per i lavoratori la possibilità di svolgere le proprie mansioni da remoto è diventato un fattore sempre più importante nella scelta dell'azienda in cui lavorare. Digitalizzando i processi HR, è possibile supportare un maggior ricorso allo smart working, e riuscire così ad attrarre e trattenere i migliori talenti.

Per quanto riguarda la conformità legale della firma elettronica per l'ambito HR, ci sono due aspetti da considerare:

• validità legale della firma – come disciplinato prima dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e poi dal regolamento europeo eIDAS, la firma elettronica ha pieno valore legale, un valore tanto più solido quanto più le caratteristiche tecnologiche della firma scelta garantiscono l'identificazione del firmatario e l'inalterabilità del documento. Il regolamento eIDAS stabilisce anche che gli unici autorizzati a offrire soluzioni per la firma elettronica sono i cosiddetti prestatori di servizi fiduciari qualificati, vale a dire aziende o enti che dispongono di tutte le caratteristiche e infrastrutture tecnologiche per operare all'interno del quadro normativo;
• conformità al GDPR – come dicevamo poco sopra, la firma elettronica dei documenti pone nelle mani dell'azienda tutta una serie di dati personali dei firmatario che devono essere trattati nel rispetto del Regolamento generale per la protezione dei dati personali. Usufruendo di una soluzione di firma elettronica solida e sicura, sarà il fornitore della soluzione stessa ad assicurare la conformità del trattamento dei dati.

Il già citato regolamento europeo eIDAS ha stabilito l'esistenza di tre tipologie di firma elettronica:

• firma elettronica semplice (FES): la tipologia meno sofisticata, e per questo la meno adatta a documenti importanti come quelli trattate dalle risorse umane;
• firma elettronica avanzata (FEA): prevede l'identificazione del firmatario tramite documento d'identità e, in caso di firma grafometrica, tramite invio di un codice OTP (one-time password) presso il dispositivo del firmatario. Questo consente un'identificazione certa tra firmatario, firma e documento, rafforzando il valore legale dell'apposizione. Per questo motivo, la firma elettronica avanzata è uno strumento molto utilizzato in ambito HR;
• firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale: con questa tipologia, il firmatario ha il controllo assoluto sulla coppia di chiavi crittografate che lo identificano al momento della firma. Tale controllo avviene attraverso una smart card o un token che il firmatario deve avere con sé. Questa tipologia di firma ha valore pari in tutto e per tutto alla firma autografa, ed è per tale ragione che viene richiesta in determinate procedure che riguardano la pubblica amministrazione. Tuttavia, presenta alcune difficoltà di gestione e costi più elevati. Per scoprire come ottenere la firma digitale o FEQ, puoi consultare questa pagina.

Come avrai capito, per la gestione dei documenti HR della tua azienda dovrai ricorrere a una firma elettronica avanzata o a una firma elettronica qualificata. Anche se quest'ultima offre il massimo della sicurezza, per documenti come contratti di lavoro e simili la FEA è in genere già sufficiente.

Occorre poi precisare che nella scelta della soluzione di firma più adatta alle tue esigenze aziendali andrà preso in considerazione anche un altro aspetto, ovvero la tipologia di software.

Se desideri una soluzione SaaS agile e sempre disponibile via browser web, senza bisogno di alcuna integrazione nei tuoi sistemi, sono molte le applicazioni che offrono proprio questa tipologia di servizio senza per questo ridurre il ventaglio di funzionalità a disposizione, o l'affidabilità della firma.

Molte aziende, però, utilizzano dei sistemi di gestione documentale per la produzione e conservazione dei loro documenti, e non vogliono passare a un tool esterno per l'apposizione della firma. In tal caso, l'opzione migliore sono le API, che permettono l'integrazione fluida della firma nel sistema informatico aziendale.

Che la tua azienda sia una startup o, al contrario, un'impresa con una lunga storia, l'integrazione della firma elettronica dovrà avvenire all'incirca nello stesso modo:

• Scegli la tipologia di firma elettronica più adatta alle necessità della tua azienda. Ti raccomandiamo solo di limitare la scelta alla FEA e alla FEQ/firma digitale, per assicurarti il pieno valore legale delle firme.
• Stabilisci se è meglio optare per una soluzione SaaS o per un'API.
• Una volta fatte queste considerazioni, seleziona il prestatore di servizi fiduciari qualificati di tua preferenza tra quelli disponibili in Italia, il cui elenco, ricordiamo, è presente sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale. Noi di Yousign facciamo parte della lista, e siamo un prestatore di servizi fiduciari qualificati scelto da migliaia di aziende in tutta Europa.
• Effettua le procedure necessarie per il setup. Se hai scelto una soluzione SaaS, queste non prevederanno nessun intervento tecnico sui tuoi sistemi. Un'API, invece, richiederà tempistiche un po' più estese, che però sono in genere limitate a qualche giorno.
• Comincia a utilizzare la tua soluzione di firma elettronica. In molti casi, avrai a disposizione funzionalità quali modelli di documenti e workflow personalizzabili, che ti faciliteranno il lavoro per quanto riguarda documenti ricorrenti e standardizzati come contratti di lavoro, informative sulla privacy e via dicendo.
• Invia la richiesta di firma alle persone interessate. Se hai scelto una FEA, il firmatario dovrà, contestualmente alla firma, inviare una copia digitale del suo documento di identità.
• Una volta che tutti gli interessati hanno firmato, il tuo documento è pronto e sarà conservato nel cloud per poter essere ritrovato in seguito. Una copia scaricabile verrà inoltre inviata a tutti i firmatari.

A Yousign, abbiamo progettato e realizzato una soluzione di firma elettronica adatta alle esigenze degli uffici HR italiani, e disponibile sia come applicazione SaaS che come API.

Assicurando versatilità, praticità d'uso, un'interfaccia user-friendly e funzionalità utili (come i modelli di documenti, i reminder automatici, il monitoraggio delle firme e molto altro) accompagniamo le aziende nel percorso di digitalizzazione delle loro risorse umane.

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