Per qualunque impresa che muove i primi passi, l'agilità e la riduzione dei costi sono assolute priorità. Questo è ancora più vero quando parliamo di startup, ovvero di aziende che fanno dell'innovazione – e quindi della rapidità e della tecnologia – un principio fondante del loro approccio imprenditoriale.
La digitalizzazione delle procedure burocratiche va in questa direzione, offrendo alle startup una modalità in linea con le loro esigenze di gestire le pratiche amministrative e le esigenze documentali. E naturalmente la firma elettronica è uno degli strumenti più importanti su cui possono fare affidamento.
I benefici della firma elettronica per le startup
Digitalizzare i flussi di firma con l'uso di una soluzione di firma elettronica offre benefici evidenti in tutto il percorso di vita della startup:
- Sapevi che puoi dare vita a una startup innovativa con una semplice firma digitale, senza bisogno di rivolgerti a un notaio? Grazie a un apposito Ministero dello Sviluppo Economico, chi vuole creare una startup innovativa può redigere da solo gli atti, compilando un apposito modello su cui apporre poi la firma digitale. Un bel risparmio di tempo e denaro.
- Riducendo i costi legati all'uso e all'archiviazione dei documenti cartacei, le startup possono ottenere un ulteriore risparmio da reinvestire nelle attività che contano di più.
- Affidandosi a un provider di firma elettronica in linea con il regolamento eIDAS, la startup può assicurarsi un processo di firma e un trattamento dei dati personali del firmatario in linea con le normative, incluso il GDPR, per un'assoluta conformità dell'azienda.
- Grazie a processi di firma e di conservazione dei documenti sicuri e certificati, i fornitori di firma elettronica in linea col regolamento eIDAS garantiscono la sicurezza dei dati e dei documenti, proteggendo le startup da controversie, data breach e truffe che, per un'azienda che muove i primi passi, possono essere fatali.
- Contratti di lavoro, contratti con i clienti e fornitori, informative, NDA, documenti bancari e assicurativi...sono una miriade le tipologie di documento che possono essere firmate elettronicamente, liberando l'azienda dalla necessità di complicate e spesso lunghe firme in presenza e riducendo i tempi di firma, spesso, a pochi minuti. Con la firma elettronica di Yousign, il 60% dei documenti viene firmato in soli 15 minuti!
- Grazie a una robusta digitalizzazione – inclusa quella della firma – i limiti spaziali smettono di essere un ostacolo per la tua azienda. Puoi gestire un team di dipendenti da una sede grande pochi metri quadri, assumendoli in modalità smart working e prevedendo la firma dei loro contratti di lavoro. Per non parlare poi dei documenti che riguardano clienti, fornitori, partner e così via. E puoi assumere talenti che vivono a migliaia di chilometri da te.
La firma elettronica ha pieno valore legale?
Per chi ha poca dimestichezza con questo tipo di tecnologia, quella della validità legale della firma elettronica è la prima e più importante preoccupazione. La risposta, per fortuna, è sì.
Sia la normativa europea eIDAS che il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) italiano stabiliscono che la firma elettronica ha valore pari a una firma autografa, a patto che:
- venga apposta attraverso una soluzione di firma offerta da un prestatore di servizi fiduciari qualificati, vale a dire un'azienda o ente autorizzata a elargire questo servizio poiché corrisponde ai requisiti tecnici di legge;
- permetta un'identificazione certa tra il firmatario, la firma e il documento firmato, “fissando” quest'ultimo nel momento in cui viene firmato e proteggendolo quindi da manomissioni successive. Questo è possibile tramite due diverse tipologie di firma elettronica, ovvero la firma elettronica avanzata (FEA), e la firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale.
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I finanziamenti che sostengono la tua startup nel suo processo di digitalizzazione
Fortunatamente, non mancano i finanziamenti specifici per PMI, startup e nuove imprese che sono diretti a sostenere i loro sforzi di digitalizzazione. Vediamo alcuni dei più importanti:
- Finanziamento agevolato per la realizzazione di investimenti per l’innovazione digitale e/o per la transizione ecologica: si tratta di un finanziamento attivo fino al 2050 per la realizzazione di investimenti per la transizione digitale (ed ecologica). Prevede una quota a fondo perduto fino al 10%.
- Voucher per consulenza e innovazione: finanziamento dedicato a micro, piccole e medie imprese (e alle reti di imprese) per spese di consulenza volte a incrementare la digitalizzazione e l'uso della tecnologia all'interno delle imprese.
- Nuova Sabatini: rifinanziata fino al 2027, supporta le PMI nell'acquisto di beni strumentali, incluse le tecnologie digitali e i software.
- Bando Digital Transformation MISE: offre una copertura del 50% delle spese ammissibili, per il 10% a fondo perduto e per il 40% come finanziamento agevolato. Anche qui, lo scopo è supportare le imprese nella loro trasformazione digitale.
- Bandi regionali: molte regioni offrono ulteriori finanziamenti per la digitalizzazione in forma di bandi.
Le tipologie di soluzioni disponibili
Quando si parla di firma elettronica, bisogna per prima cosa distinguere tra le due principali categorie di soluzioni a disposizioni delle aziende:
- applicazioni SaaS
- API da integrare nei sistemi esistenti.
La prima opzione è decisamente la più agile, poiché non prevede l'interessamento di alcuna figura tecnica e la firma è subito utilizzabile. Il secondo caso prevede l'integrazione del software di firma all'interno dei sistemi informatici aziendali, ed è utile per chi desidera un flusso di firma totalmente fluido e perfettamente inserito nei processi documentali già esistenti.
In secondo luogo, e come abbiamo accennato sopra, occorre focalizzarsi sulla tipologia di firma elettronica più adatta alle proprie esigenze. Ricordiamo che da normativa eIDAS le tipologie esistenti sono tre: firma elettronica semplice, avanzata e qualificata/firma digitale.
La prima tipologia ha poco interesse per una startup, che desidera uno strumento al 100% legalmente valido per la digitalizzazione dei suoi processi burocratici. Per questo vogliamo concentrarci sulla firma elettronica avanzata e quella qualificata/firma digitale:
- La firma elettronica avanzata è una tipologia che prevede un passaggio di verifica dell'identità del firmatario, tramite l'invio e la registrazione del documento d'identità. Può svolgersi in modalità grafometrica (vale a dire in presenza del firmatario, che firma su un dispositivo apposito) o in modo completamente remoto. In questo secondo caso, al momento della firma il firmatario dovrà digitare una password valida una sola volta (“one-time password”) inviata al suo dispositivo, ad esempio lo smartphone. Consente un'identificazione univoca tra firmatario, firma e documento, garantendo anche l'integrità e la non manomissione di quest'ultimo. Viene comunemente utilizzata per contratti di lavoro, contratti con i clienti o con i fornitori, NDA, documenti bancari e così via.
- La firma elettronica qualificata o firma digitale offre un livello ancora superiore di sicurezza, grazie all'utilizzo da parte del firmatario di una smart card o token di suo esclusivo controllo. Proprio per la sua grande sicurezza, viene equiparata in tutto e per tutto alla firma autografa ed è richiesta per svolgere molte operazioni importanti che riguardano la Pubblica Amministrazione, come la partecipazione a bandi pubblici di finanziamento.
Ti ricordiamo che qualunque sia la tipologia di soluzione da te scelta, dovrai rivolgerti a un prestatore di servizi fiduciari qualificati.
Yousign, la soluzione di firma agile e ricca di funzionalità per la tua startup
Noi di Yousign abbiamo elaborato una soluzione di firma elettronica intuitiva, versatile e ricca di funzionalità per accompagnare le startup nella digitalizzazione dei loro processi di firma.
Scopri la nostra applicazione SaaS o la nostra API in grado di integrarsi perfettamente nei tuoi sistemi. Potrai scegliere tra diverse tipologie di firma elettronica e beneficiare di funzionalità utili come:
- una procedura di creazione, invio e firma dei documenti in pochi click
- un team di esperti dedicato
- workflow e moduli personalizzabili
- reminder automatici
- monitoraggio delle firme
- la sicurezza dell'hosting in Europa
- protocolli di consenso
- autenticazione forte
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FAQ
Cos’è una firma elettronica e come funziona?
La firma elettronica è uno strumento digitale che consente di firmare i documenti da remoto, attraverso un software apposito fornito da un ente o un'azienda autorizzati. Rigidamente normato da leggi italiane e europee, il sistema della firma elettronica ha una validità legale garantita dalla conformità del software alle normative citate.
Ne esistono tre diverse tipologie: semplice, avanzata e qualificata/firma digitale, con livelli di sicurezza crescenti. Più una firma elettronica è sicura e univocamente collegata al firmatario e al documento firmato, più il suo valore legale è solido.
Quali implicazioni legali comporta?
Come accennato, a patto che la firma sia emessa da un prestatore di servizi autorizzato, e quindi conforme e in grado di rispettare i requisiti tecnici richiesti dalla legge, la firma elettronica ha valore legale. Per i documenti importanti, tuttavia, è consigliabile utilizzare le tipologie dalle sicurezza più elevata, come la firma elettronica avanzata e quella qualificata/firma digitale.
Come ottimizzare i processi aziendali di firma?
Scegliendo un prestatore di servizi fiduciari che offre un software in grado di semplificare e velocizzare la firma, è possibile ottimizzare i processi aziendali e ottenere un risparmio di tempo e risorse.
Cosa valutare nella scelta di una soluzione di firma elettronica?
Occorre valutare essenzialmente tre elementi:
- se la soluzione che desideri deve essere SaaS pronta all'uso o API da installare nei tuoi sistemi
- la tipologia di firma elettronica che desideri (semplice, avanzata, qualificata/firma digitale)
- le funzionalità extra che possono essere utili alla tua azienda, come i workflow personalizzabili, il monitoraggio delle firme, i reminder automatizzati e così via.
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