Gestione documentale: cos’è e a cosa serve

Che tu faccia parte di una giovane startup, di una piccola impresa o di un’azienda internazionale affermata da anni, che tu operi in Italia, all’estero o in più mercati, c’è un problema che ad un certo punto della tua attività devi affrontare: la gestione documentale. 

Nel corso degli anni questa pratica si è evoluta tantissimo, lo sapevi? Gradualmente si è passati dall’utilizzare archivi cartacei ad archivi digitali, oggi i più usati all’interno delle imprese.

Una corretta organizzazione dei documenti è fondamentale per il buon funzionamento di un’azienda. In questo articolo ti spieghiamo perché, cos'è la gestione documentale, e come amministrare al meglio i tuoi documenti aziendali. 

Sommario

• Cos’é la gestione documentale?
• Dal cartaceo al digitale
• Principi della gestione documentale 
• I requisiti fondamentali
• I vantaggi
• Come Yousign contribuisce alla corretta gestione documentale?
  
  

Prima di tutto partiamo dalla sua definizione. Che cos'è la gestione documentale? Possiamo definire questa pratica come “la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.” 

Per ciclo di vita s'intende: la sua creazione (in forma cartacea o digitale), la sua gestione, e la conservazione a norma. Vi sono infatti alcune caratteristiche specifiche e regole che una buona gestione documentale deve rispettare, tra cui l’accessibilità e la sicurezza dei documenti, ma prima di addentrarci nei tecnicismi ci soffermeremo su qualche dato. 

L'evoluzione della gestione dei dati aziendali va di pari passo con l’avanzamento tecnologico. Seguendo i cambiamenti avvenuti possiamo pertanto suddividere i documenti in due grandi categorie: analogici (o cartacei) e digitali. 

Definiamo la prima categoria come documenti creati su supporti cartacei, prodotti con strumenti analogici (per esempio scritti a mano) o con strumenti informatici (per esempio stampati). 

Il documento digitale, invece, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005), è la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. 

Come forse saprai sempre più professionisti stanno adottando la digitalizzazione aziendale ed usufruendo dei suoi vantaggi, abbandonando quindi gli archivi cartacei. 

Secondo una ricerca condotta da IDC, la quantità di documenti stampati all’interno delle imprese in Europa è in crescente diminuzione. Questo grazie agli enormi progressi fatti in campo digitale e alle nuove norme che promuovono la digitalizzazione. In termini di sicurezza, infatti, le nuove normative del GDPR hanno contribuito a spingere le aziende ad interessarsi ai processi digitali perché molto più sicuri. 

Un altro motivo che sta spingendo le aziende a preferire il digitale, riducendo quindi il volume dei documenti cartacei, è il continuo sviluppo delle soluzioni di document management, molto più efficaci e vantaggiose. 

Detto questo, bisogna comunque ricordare che in Italia il passaggio al digitale fatica a decollare. Ti spieghiamo il perché in questo articolo. 

Qualsiasi tipo di documento, che sia cartaceo o digitale, contiene informazioni e dati importanti che devono essere archiviati al fine di renderli accessibili a tutti e far sì che si possano conservare nel tempo. 

Un’ottima gestione documentale è ormai diventato un processo strategico essenziale all’interno delle organizzazioni aziendali, ecco perché è uno step così importante. Potendo oggi scegliere, è preferibile optare per una gestione documentale digitale anziché cartacea per questioni di praticità e sicurezza. 

Ad occuparsi di questa procedura vi è una figura specifica detta responsabile della gestione documentale. Mentre è fondamentale all’interno di una azienda, è invece obbligatorio nella Pubblica Amministrazione. Solitamente si tratta di un funzionario o un dirigente dotato di competenze tecnico archivistiche. 

Il suo compito consiste in sintesi nel gestire i flussi documentali, definire le politiche di accesso stabilendo chi può consultare o modificare i documenti, ed elaborare un piano di conservazione dei documenti. 

E’ essenziale che un sistema di gestione documentale digitale rispetti certe regole. Deve essere delegabile, centralizzare, organizzare e permettere la condivisione dei documenti archiviati in totale sicurezza. A tal fine, si usano solitamente soluzioni software specifiche per gestire efficacemente il ciclo della vita dei documenti.

E’ anche utile (ed obbligatorio nella Pubblica Amministrazione) avere un manuale della pubblica amministrazione che descriva il sistema di gestione documentale. 

Altri requisiti che deve avere una corretta gestione documentale sono:

• Accessibilità: i documenti in entrata ed uscita devono essere consultabili in tempo reale da qualsiasi tipo di dispositivo e in qualsiasi luogo
• Sicurezza: è imprescindibile disporre di un software con un alto livello di sicurezza
• Integrazione: il sistema deve integrare il gestionale utilizzato in azienda
• Conservazione a norma: i dati devono essere archiviati e conservati a norma per preservare il valore probatorio e l’autenticità del documento nel tempo, seguendo le normative predisposte dal CAD e dall’AgID
  
  

I vantaggi che porta una corretta gestione documentale sono diversi, primo tra tutti un notevole risparmio e riduzione dei costi. Si riducono difatti i costi di stampa tra toner, carta e buste per la postalizzazione. I costi per gli spazi fisici impiegati per gli archivi sono invece azzerati.

Ovviamente si risparmia anche del tempo. Il tempo impiegato nella ricerca del documento e nella sua gestione. Al contrario aumenta la velocità di reperibilità. Utilizzando un sistema informatico si può infatti rintracciare con estrema facilità e rapidità qualsiasi informazione. 

Un altro elemento da tenere in conto è la sicurezza, poiché la conservazione digitale garantisce la non inalterabilità dei documenti. 

Tutti questi fattori messi insieme contribuiscono indubbiamente ad aumentare l’efficienza e la performance di un’azienda. Si ottimizzano i flussi aziendali e i processi amministrativi nel totale rispetto delle norme in vigore. 

Esistono tanti software che possono aiutarti a gestire digitalmente i tuoi documenti. Uno di questi è Yousign, una soluzione di firma elettronica che ti permette di tracciare, gestire, digitalizzare e archiviare i tuoi documenti. Vuoi saperne di più? Leggi questo articolo sull’archiviazione digitale dei documenti! 

Esistono tanti software che possono aiutarti a gestire digitalmente i tuoi archivi. Uno di questi è Yousign, una soluzione di firma elettronica che ti permette di firmare i tuoi documenti a distanza, da qualsiasi dispositivo, in pochissimi click. Il tempo risparmiato è notevole se pensiamo alle ore (se non giorni o settimane) impiegate per firmare utilizzando i metodi classici. Nel giro di qualche minuto, seguendo pochi step, puoi firmare elettronicamente e in totale sicurezza i tuoi contratti, assicurazioni o documenti finanziari. 

Con Yousign abbandoni il cartaceo ed entri in un mondo al 100% digitale. Non avrai più bisogno di cercare del posto in ufficio per conservare le tue cartelle.  La sua soluzione paperless è infatti totalmente ecofriendly e contribuisce quindi a ridurre l’impatto ambientale. 

Inoltre alla fine del processo di firma, dopo aver digitalizzato e archiviato digitalmente i tuoi documenti, potrai ritrovarli al bisogno nella pratica webapp e scaricarli tranquillamente ogni volta che vorrai. 

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