Digitalizzare l’HR con la firma elettronica: quali vantaggi per le aziende?

La firma elettronica è una tecnologia che consente di firmare documenti digitali con valore legale, eliminando la necessità di stampe, spedizioni cartacee e firme autografe. Secondo il regolamento europeo eIDAS, esistono tre tipi principali di firma elettronica:

• Firma elettronica semplice (FES): per attività a basso rischio e uso quotidiano;
• Firma elettronica avanzata (FEA): verifica dell’identità del firmatario, maggiore sicurezza;
• Firma elettronica qualificata (FEQ): equivalente alla firma autografa, con certificazione legale piena.

• Sicurezza: la firma digitale usa crittografia e certificati rilasciati da enti qualificati.
• Valore legale: entrambe possono avere valore legale, ma la firma digitale lo garantisce in modo automatico.
• Processo: la firma semplice è più rapida da attivare; quella digitale richiede un’identificazione forte del firmatario.
• Ambiti d’uso: la firma semplice è ideale per contratti commerciali, HR e onboarding; quella qualificata è obbligatoria per atti notarili, pubblici o legati alla PA.

Con soluzioni come Yousign, le aziende possono scegliere la tipologia di firma più adatta alle proprie esigenze, garantendo sempre conformità, efficienza, e protezione dei dati, il tutto in un’unica piattaforma cloud.

Implementare la firma elettronica nei processi HR non significa solo innovare, ma anche ottimizzare le attività, migliorare l’esperienza dei dipendenti e ridurre costi nascosti. Ecco i principali benefici:

• Riduzione dei tempi amministrativi: firme raccolte in pochi clic, anche a distanza;
• Maggiore tracciabilità e sicurezza dei documenti firmati;
• Eliminazione della carta: meno archivi fisici e maggiore sostenibilità;
• Esperienza fluida per i candidati durante l’onboarding;
• Automazione dei workflow HR grazie a piattaforme come Yousign.

L’adozione della firma elettronica può essere graduale e adattabile alle dimensioni aziendali. Ecco alcuni passaggi chiave per l’implementazione:

• Mappare i processi interni in cui è richiesta una firma (es. contratti, autorizzazioni, regolamenti);
• Scegliere la piattaforma giusta (come Yousign) che offra diversi livelli di firma in base al documento;
• Integrare l’API Yousign nei software HR già utilizzati;
• Formare il team HR all’uso delle firme digitali e alle buone pratiche;
• Monitorare e adattare i flussi digitalizzati con dashboard e reportistica.

Nel contesto della digitalizzazione dei processi HR, l’adozione della firma elettronica rappresenta una scelta non solo efficiente, ma anche perfettamente legale, purché in linea con il Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014), che stabilisce la validità e le condizioni d’uso dei diversi tipi di firma in Europa.

Per garantire compliance legale e protezione dei dati aziendali e personali, le aziende devono tenere in considerazione alcuni aspetti chiave:

1. Scegliere il livello di firma più adatto al documento:

• Firma elettronica qualificata (QES) per contratti di lavoro, accordi di assunzione, documenti con valore probatorio elevato.
• Firma elettronica avanzata (AES) per policy interne, documenti di onboarding, formazione.

2. Assicurare la tracciabilità completa:

• Ogni firma elettronica dovrebbe essere accompagnata da un audit trail dettagliato che riporti le azioni compiute dai firmatari, con marca temporale e codice OTP (se previsto).

3. Affidarsi a un QTSP riconosciuto:

• Il fornitore di firma deve essere un Qualified Trust Service Provider. Yousign è un QTSP certificato secondo gli standard europei, conforme al regolamento eIDAS e riconosciuto in tutta Europa.

Sempre più aziende con team HR dislocati tra diverse città italiane e internazionali scelgono di digitalizzare i processi di firma dei documenti. Un caso emblematico riguarda realtà che operano su scala nazionale o europea e che devono gestire assunzioni rapide, onboarding digitali e firme in mobilità.

Grazie a una piattaforma di firma elettronica come Yousign, è possibile inviare e firmare contratti di lavoro in pochi clic. Un recruiter con sede a Milano può finalizzare un’assunzione con un candidato a Barcellona, Roma o Parigi, senza dover ricorrere alla stampa, alla posta o alla scansione.

Con la firma OTP, i documenti vengono firmati in modo sicuro, conforme e tracciabile, con un enorme risparmio di tempo per i team HR e una user experience fluida per i nuovi assunti.

Vantaggi pratici per le aziende:

• Riduzione dei tempi medi di assunzione
• Maggiore soddisfazione e engagement dei candidati
• Coordinamento facilitato tra sedi e team
• Gestione paperless e archivio digitale sempre accessibile

Nel contesto attuale, dove l’attività aziendale richiede agilità e innovazione, la firma elettronica rappresenta uno strumento chiave per supportare la digitalizzazione dei processi HR. Sempre più aziende scelgono di abbandonare i flussi cartacei per implementare soluzioni digitali che rendano la gestione dei documenti più sicura, veloce e conforme. Le risorse umane possono così ottimizzare l’intero ciclo di vita dei contratti, dalle assunzioni allo smart working, con un importante risparmio di tempo e costi.

Grazie a piattaforme certificate come Yousign, è possibile firmare documenti da remoto in modo sicuro e tracciabile, utilizzando firme qualificate che garantiscono pieno valore legale secondo il regolamento eIDAS. I vantaggi aziendali sono numerosi:

• Velocizzazione del processo di onboarding e recruiting
• Riduzione degli errori e della burocrazia interna
• Maggiore sicurezza nella gestione dei dati sensibili dei dipendenti
• Supporto a modelli di lavoro flessibile e smart
• Tracciabilità, audit trail e archiviazione digitale sicura

Integrare una firma elettronica nei flussi HR non significa solo innovare: è una risposta concreta alla necessità di modernizzare le attività aziendali in modo efficiente, conforme e sostenibile.

Yousign è la piattaforma europea di firma elettronica progettata per aiutare le aziende a digitalizzare i processi in modo semplice, sicuro e conforme.

Certificata eIDAS e riconosciuta come QTSP (Qualified Trust Service Provider), Yousign garantisce la validità legale di ogni documento firmato, grazie a tre livelli di firma:

• Firma semplice (SES)
• Firma avanzata (AES)
• Firma qualificata (QES)

Ogni firma viene autenticata tramite OTP e accompagnata da un audit trail completo, che assicura tracciabilità e conformità.

La piattaforma si adatta sia alle PMI che ai grandi gruppi, con:

• Interfaccia intuitiva
• Flussi personalizzabili
• Gestione semplificata di contratti, documentazione HR, onboarding e molto altro