Onboarding digitale: perché scegliere la firma elettronica

Con una forza lavoro sempre più abituata a modalità di lavoro ibride o al 100% da remoto, sempre più processi che un tempo erano inscindibilmente legati alla presenza sul luogo di lavoro sono oggi svolti quotidianamente in modalità digitale. Tra questi, c'è l'onboarding.

In questo articolo ti illustreremo le pratiche e i vantaggi dell'onboarding digitale, e ti spiegheremo perché la firma elettronica è uno strumento tanto utile per portarlo a termine con successo.

Elemento fondamentale della digitalizzazione delle risorse umane e delle aziende in generale, l'onboarding digitale è l'insieme dei processi e degli strumenti impiegati per svolgere le procedure di onboarding dei nuovi dipendenti senza che sia necessaria la presenza contemporanea dei dipendenti stessi e dei formatori dell'azienda in uno stesso luogo.

Noto anche come digital onboarding, nella pratica permette di preparare i nuovi assunti al loro ruolo, formandoli in ogni aspetto che devono conoscere, tramite l'uso di strumenti digitali, e quindi permettendo che tutto avvenga da remoto.

Tali strumenti consentono una formazione più efficace, più economica e più versatile, in linea con le nuove esigenze di lavoratori che apprezzano sempre di più le opportunità di impiego da remoto, ibride o comunque ampiamente supportate dalla tecnologia.

L'onboarding digitale offre notevoli benefici sia alle imprese che ai lavoratori.

Vediamo per prima cosa i vantaggi per le imprese:

• Costi di onboarding ridotti – dal momento che non è necessaria la presenza di un formatore o di un dipendente più esperto per svolgere l'onboarding dei nuovi arrivati, si riducono i costi in termini di ore di lavoro. Inoltre, non occorre che l'azienda metta a disposizione dei neoassunti dei luoghi preposti al loro training, dal momento che questo può svolgersi tranquillamente da casa e, in molti casi, sui dispositivi personali dei lavoratori (altra fonte di risparmio).
• Dipendenti esperti che si dedicano a compiti più produttivi – i dipendenti più esperti e di maggior valore non devono più essere sottratti ai loro compiti più produttivi per accogliere e formare i nuovi assunti da zero, ma possono subentrare in un secondo momento con l'affiancamento o per rispondere a delle domande.
• Scalabilità – utilizzando strumenti digitali come ad esempio gli LMS, l'onboarding diventa scalabile e può facilmente essere proposto a un numero crescente di nuovi dipendenti in caso di picchi di assunzioni.
• Conformità – tramite processi chiari e automatizzati è possibile assicurarsi di rispettare i regolamenti di conformità, come ad esempio il GDPR e le formazioni obbligatorie.
• Maggiore efficienza – spesso i processi di onboarding tradizionali richiedono complessi incastri nelle agende di diversi dipendenti dell'azienda, dalle risorse umane a quelli che sono incaricati della formazione dei nuovi assunti. Questo conduce a perdite di tempo, ore che i nuovi assunti passano in attesa che una formazione interrotta venga ripresa perché il formatore ha avuto un'urgenza e così via. Con l'onboarding digitale, l'efficienza è invece sempre massima, dal momento che la formazione è sempre disponibile tramite strumenti digitali.
• Maggiore attrattività: in un mondo del lavoro in cui i talenti sono sempre più contesi e l'esperienza di lavoro è diventata di fondamentale importanza per attrarli e trattenerli, l'uso di procedure al passo con i tempi e in grado di abilitare modalità di lavoro ibride o 100% da remoto è fondamentale. Le aziende possono così migliorare la loro reputazione tra i lavoratori e garantirsi i assumere e trattenere i migliori.
• Verifica delle conoscenze apprese: gli strumenti di training per l'onboarding possono includere anche test ed esercizi per valutare il livello delle conoscenze apprese dai nuovi assunti.

A loro volta, anche i dipendenti possono trarre notevoli vantaggi da procedure di digital onboarding:

• Maggiore flessibilità: i dipendenti hanno la possibilità di svolgere la formazione quando e dove preferiscono, in base ai loro impegni.
• Apprendimento al proprio ritmo: l'onboarding digitale consente ai dipendenti di gestire la loro formazione con una certa autonomia, dedicando più tempo agli argomenti che per loro sono più nuovi o ostici, e meno a quelli che già conoscono. Oppure di tornare indietro e visionare di nuovo un argomento che non hanno compreso a sufficienza.
• Feedback istantaneo: grazie a test e valutazioni svolti in modalità digitale, i nuovi assunti possono ricevere un feedback istantaneo sullo stato di avanzamento del loro training, in modo da eliminare ogni lacuna o errore.

Quali sono, dunque, gli strumenti tecnologici che vengono impiegati in questo insieme di processi? Le soluzioni per l'onboarding digitale sono diverse, e ognuna abbraccia un aspetto diverso dell'accoglienza ai nuovi arrivati:

• Sistemi di Gestione delle Risorse Umane (HRMS): si tratta di software di gestione del personale utilizzate dagli uffici HR per efficientare i compiti più diversi, incluso l'onboarding.
• Sistemi di gestione documentale (DMS): i document management system sono sistemi per la gestione, l'organizzazione e l'archiviazione di documenti aziendali in formato digitale. Utili per contratti di lavoro, informative sulla privacy e una miriade di altre tipologie di documenti.
• Sistemi di management dell'apprendimento (LMS): un LMS è un software che consente di costruire in modo semplice, sicuro e scalabile, dei corsi e degli esami per ogni tipologia di studente, inclusi i dipendenti.
• Soluzioni di firma elettronica: la firma elettronica è una delle componenti più importanti dell'onboarding digitale, dal momento che consente di svolgere tutte le pratiche burocratiche che riguardano i nuovi dipendenti in modo facile, sicuro, veloce, tracciabile e legalmente valido.

Grazie a soluzioni per la firma elettronica dei documenti come quella offerta da Yousign è possibile firmare contratti di lavoro, informative sulla privacy e altri documenti da remoto in modo semplice e sicuro. I nuovi assunti non devono più recarsi nell'ufficio risorse umane dell'azienda per svolgere le pratiche burocratiche, magari durante il primo giorno di lavoro e togliendo così tempo all'apprendimento delle nuove mansioni. Le operazioni di firma vengono invece svolte da remoto, in modo pratico, veloce ed efficiente.

Non solo, ma utilizzando una firma elettronica conforme all'eIDAS emessa da un prestatore di servizi fiduciari autorizzato dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) ti garantirai la validità legale della firma in tutti i paesi dell'Unione Europea.

I vantaggi per le imprese sono moltissimi: dalla già citata maggiore efficienza a una sicurezza elevata, passando per la conformità normativa e a tempistiche di firma ridotte.

Inoltre, le aziende possono scegliere tra le diverse tipologie di firma elettronica quella più adatta al livello di sicurezza che desiderano garantirsi o, in alcuni casi, a quello richiesto dagli enti della pubblica amministrazione con cui devono interfacciarsi.
Le tipologie disponibili sono:

• Firma elettronica semplice (FES) – con un livello basso di sicurezza e di autenticazione, può essere rafforzata con l'utilizzo di un'OTP, one time password, una password valida una sola volta comunicata al firmatario tramite SMS o e-mail.
• Firma elettronica avanzata (FEA) – tipologia dalla sicurezza intermedia adatta alla firma di contratti di lavoro e altri documenti relativi alle risorse umane.
• Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale: caratterizzate dall'utilizzo di un token o di una smart card, questa firma obbliga a un processo di verifica più sicuro dell'identità digitale.

L'onboarding digitale, com'è facile comprendere, pur se ricco di vantaggi non è privo di sfide e problematiche specifiche. La prima e la più importante è senza dubbio la selezione di strumenti software che siano efficaci, adatte alle esigenze dell'azienda e semplici da usare per i nuovi assunti. Un software di onboarding deve semplificare le procedure, non rappresentare un elemento di difficoltà e caos.

La seconda sfida è quella di far sentire i dipendenti coinvolti negli obiettivi e nella missione aziendale, anche se le relazioni rimangono sempre su un piano virtuale 100% da remoto. Qui i meeting (anche da remoto), l'utilizzo di strumenti di comunicazione e di contenuti che sappiano trasmettere la cultura aziendale sono fondamentali.

Una terza sfida è rappresentata da una mancanza di controllo sulla formazione dei nuovi assunti, che svolgono gran parte dei loro training in totale autonomia. Il segreto per superare questa difficoltà è creare corsi di onboarding che siano inframezzati da test ed esercizi per mettere alla prova i dipendenti e verificarne l'avanzamento.

Noi di Yousign abbiamo studiato una soluzione di firma elettronica in linea con le esigenze delle imprese per quanto riguarda l'onboarding, ma non solo.

Ecco alcune delle sue caratteristiche chiave:

• un'applicazione SaaS pronta all'uso per un'implementazione immediata della firma elettronica nei tuoi processi;
• un'API facile da integrare nei tuoi sistemi, se invece preferisci questa opzione;
• siamo un prestatore di servizi fiduciari certificato dall'Agenzia per l'Italia Digitale;
• conformità con tutte le normative, inclusi eIDAS e GDPR;
• la sicurezza dell'hosting in Europa (Francia);
• firme valide in tutta l'Unione Europea;
• un team di esperti dedicato per supportarti e rispondere a tutte le tue domande;
• workflow personalizzabili;
• modelli su misura per i documenti ricorrenti;
• solleciti automatici;

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