Firmare un documento: regole e validità legale

Il gesto di siglare un documento, come dicevamo, ha radici molto antiche ed è regolamentato dalla legge. La firma, infatti, è uno strumento cruciale in ambito giuridico per garantire la paternità di un documento e delle dichiarazioni che questo contiene. Ad esempio, la dichiarazione di accettazione dei termini di un contratto di lavoro, o di un contratto di locazione, e così via.

In quanto gesto di scrittura compiuto dal suo autore in modo unico, originale e riconoscibile, la firma autografa ha valore giuridico riconosciuto in virtù proprio della riconducibilità al suo autore.

La firma non può essere disconosciuta da terzi, ma solo dal suo autore. Ad esempio, un'azienda non può rescindere un contratto di lavoro con un dipendente basandosi sull'assunto che la sua firma sia falsa, mentre il dipendente può contestarne l'autenticità.

Proprio per evitare simili evenienze, nel caso di documenti particolarmente importanti, come gli atti di compravendita immobiliare, la legge prevede l'intervento di un pubblico ufficiale, ad esempio un notaio, che esegue l'autentica della firma. Questa non è altro che un'attestazione dell'autenticità della sottoscrizione, in modo che non venga contestata in seguito.

Vediamo ora quali caratteristiche deve avere una firma autografa per essere considerata valida dal punto di vista legale:

• Deve essere vergata di persona dal firmatario, salvo in caso di delega (che però non è sempre possibile).
• Deve rispecchiare la grafia del firmatario, e quindi non si può siglare in stampatello maiuscolo o minuscolo. L'unico caso in cui è possibile è se le firme sono sempre state apposte in questo modo su tutti i documenti ufficiali del firmatario.
• Se non specificato diversamente, occorre firmare prima con nome e poi col cognome, come specificato all'articolo 6 del Codice Civile.
• Ovunque sia richiesto, e in particolare nel caso di atti pubblici, la firma deve essere leggibile e non si può apporre una semplice sigla, uno scarabocchio o le iniziali del proprio nome.

La firma deve obbligatoriamente trovarsi dopo il termine del testo da siglare, e anche se in genere si tende a posizionarla vicino al margine destro, la posizione non è rilevante.

Prendiamo però il caso di un contratto o di un atto composto da più pagine: è necessario firmare ogni pagina? La risposta è "ni". Niente ti impedisce di apporre la tua sottoscrizione solo al termine del documento, ma molte persone scelgono di firmare ogni singola pagina per una maggiore garanzia di integrità del testo. Vale a dire per evitare che le pagine siano sostituite o integrate con nuove parti di testo.

Negli ultimi anni, a seguito della crescente digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e delle procedure burocratiche e legali, la stragrande maggioranza dei documenti possono essere scambiati online in modo sicuro, senza doversi recare fisicamente in un ufficio o in qualunque luogo siano prodotti. A questo punto, però, non poteva non porsi una questione: come garantire che tali documenti possano essere firmati, senza compromettere la legalità delle firme così apposte?

Come dicevamo, scannerizzare una sottoscrizione autografa non è un metodo consentito dalla legge, data la sua vulnerabilità alle frodi. Ecco allora che i legislatori hanno istituito un nuovo strumento, la firma elettronica.

Non il risultato di un processo grafico, dunque, ma un insieme di dati che servono come metodo di identificazione e che permettono di siglare un documento da remoto, anche da dispositivo mobile.

Come spiegheremo a breve, le firme elettroniche possono essere di diverse tipologie, più o meno "robuste" dal punto di vista di tale processo di identificazione. Nelle versioni più "robuste", consentono di:

• Verificare con certezza l'identità dei firmatari
• Collegare in modo univoco i firmatari alle firme
• Collegare sempre in modo univoco le firme ai documenti firmati
• Garantire l'integrità di tali documenti grazie alla marcatura temporale della firma, che "fotografa" il documento nel momento della sottoscrizione
• Siglare i documenti informatici in modo conforme alle leggi italiane ed europee, assicurando dunque la validità legale delle firme
• Conservare tali documenti (e le relative sottoscrizioni) in modo sicuro e conforme per anni, senza rischiare che vadano persi o siano danneggiati.

Tutti questi compiti sono garantiti dai cosiddetti prestatori di servizi fiduciari qualificati. Questi sono aziende o enti che, in virtù del fatto di rispettare tutti i requisiti tecnologici di legge, sono autorizzati dalle autorità a fornire servizi come l'emissione di firme e sigilli elettronici, la conservazione digitale (e-archiving), e via dicendo.

Come dicevamo e come stabilito dal Regolamento europeo eIDAS (n. 910/2014), le firme elettroniche possono essere di diverse tipologie:

• Firma elettronica semplice (FES) - si tratta di una tipologia senza caratteristiche specifiche stabilite per legge, che abbraccia un'ampia gamma di firme: dallo scarabocchio apposto sul dispositivo digitale di un corriere nel momento della consegna di un pacco, alla spunta di una casella. Se le sottoscrizioni effettuate in questo modo non possono essere ritenute non valide solo perché, appunto, apposte tramite un mezzo informatico, la loro validità viene valutata caso per caso in sede giudiziaria.
• Firma elettronica avanzata (FEA) - questa tipologia ha invece caratteristiche precise stabilite per legge, ed è per questo considerata più sicura e solida dal punto di vista giuridico. Prevede una verifica dell'identità del firmatario e un'identificazione univoca tra quest'ultimo, la firma e il documento firmato, oltre a una garanzia dell'identità del documento stesso. Viene utilizzata in caso di documenti di importanza legale, come i contratti di lavoro, i contratti di fornitura, quelli di partnership, di locazione, i NDA, e così via.
• Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale - la tipologia più solida, è basata su una doppia chiave crittografata, una pubblica e una privata. La chiave privata è ad esclusivo controllo del firmatario, grazie a un token di firma (che può essere una chiavetta USB, una smart card, o ancora un token del tutto virtuale). Per la legge italiana, è del tutto parificata alla firma autografa e per questo è utilizzata in tutti quegli ambiti in cui è richiesta un'assoluta certezza sull'identità del firmatario, come nel caso di documenti della PA, atti pubblici, bandi di appalto, bilanci societari, e così via.

Facciamo ora un esempio di come si svolge il processo di apposizione di una firma in questa modalità informatica:

1. Creazione del documento Il documento da sottoscrivere viene creato come file, ad esempio PDF, in un software di scrittura o direttamente all'interno della piattaforma del prestatore di servizi fiduciari qualificati. Talvolta tale file può anche includere dei campi compilabili.

2. Invio richiesta di firma A questo punto, sempre tramite la soluzione del prestatore, ai firmatari viene inviata una richiesta di firma via email.

3. Firma del documento L'email indirizzerà i firmatari al documento all'interno della soluzione di firma, guidandoli nella procedura per l'apposizione. Tale procedura varia in base alla tipologia di sottoscrizione.

4. Ricezione documento firmato Quando la firma è stata apposta, i firmatari ricevono una copia del documento digitale firmato.

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Siglare un documento oggi è più semplice e sicuro grazie alle firme elettroniche, che offrono lo stesso valore legale della tradizionale firma autografa quando utilizzate nella loro forma qualificata. Comprendere le diverse tipologie di firma elettronica (FES, FEA, FEQ) e scegliere quella più adatta al tipo di contratto o documento da sottoscrivere è fondamentale per garantire la conformità legale e la sicurezza del processo.

Con l'evoluzione della digitalizzazione e l'adozione del regolamento eIDAS, le soluzioni di firma elettronica rappresentano oggi lo standard per firmare contratti e documenti in modo rapido, conforme e sicuro.