Distanza, impegni, problematiche di salute: possono essere molte le ragioni che ti impediscono di effettuare in prima persona una firma importante. Con una delega, qualcun altro può farlo al posto tuo, rendendo questa semplice pratica burocratica uno strumento fondamentale sia per le aziende che per i singoli individui.
In questo post ti spieghiamo come creare una delega di firma a norma di legge, esplicitando tutti i dettagli che puoi avere bisogno di conoscere su questo tema.
In sintesi:
- Definizione: La delega di firma è un atto unilaterale che autorizza una persona (il delegato) a firmare documenti in nome del delegante.
- Ambiti di utilizzo: Ritiro pacchi e documenti per privati; contratti di lavoro, note spese, atti amministrativi per aziende.
- Limiti della delega: Non è valida per atti personali di grande importanza come compravendita immobili, matrimonio o contratti di locazione.
- Differenze: A differenza della procura (atto formale con rappresentanza legale) e del mandato (contratto bilaterale), la delega non conferisce potere di rappresentanza.
- Alternativa moderna: La firma elettronica elimina la necessità di deleghe, permettendo di firmare da remoto in sicurezza e mantenendo il pieno controllo.
Cos'è la delega di firma e a cosa serve
La delega è uno strumento regolamentato dalla legge, con il quale, tramite un atto informale, un delegante può nominare un delegato che è autorizzato a firmare i documenti in sua vece. In questo modo, la firma apposta da altra persona al nostro posto diventa valida, e gli atti che conseguono da quella firma acquistano valore.
Vediamo quali sono le caratteristiche di questa procedura:
- Si tratta di un atto unilaterale, vale a dire che basta la volontà del delegante per renderlo effettivo. Il delegato non deve necessariamente accettare formalmente.
- Il delegato non ha poteri di rappresentanza legale nei confronti del delegante, ma può solo firmare in suo nome ed eventualmente ritirare beni o documenti presso ufficio postale, amministrativo o altri enti.
- Non necessita di un atto formale, ma può essere redatta su un semplice foglio di carta.
La delega di firma per i singoli cittadini
Per un comune cittadino la delega di firma può essere molto utile in tutta una serie di circostanze, come ad esempio:
- Ritiro di pacchi o documenti presso ufficio postale, corriere o pubblica amministrazione
- Firma di documenti amministrativi o fiscali che richiedono una sottoscrizione urgente
- Ritiro di certificati, carte d'identità o altri atti presso gli sportelli comunali
In genere, la persona delegata è un parente del delegante, oppure un amico o ancora una persona fidata, come l'avvocato di famiglia. È fondamentale che il delegato sia qualcuno di cui ci si può fidare completamente.
La delega di firma per le aziende
All'interno delle aziende la delega di firma è uno strumento di importanza pressoché fondamentale, dal momento che consente ai dirigenti di delegare alcuni compiti ai loro collaboratori. Ad esempio, la firma di:
- Contratti di lavoro
- Contratti di fornitura, di partnership o di vendita
- Note spese e ordini di acquisto
- Documenti della pubblica amministrazione
- Documenti fiscali e contabili
Delegando, i dirigenti possono risparmiare il tempo necessario per occuparsi in prima persona di tutta una serie di procedure burocratiche, impiegandolo in compiti di maggior valore.
Consiglio pratico:
Nelle aziende, il delegante deve essere il legale rappresentante e il delegato deve essere un dipendente con competenze adeguate per comprendere i documenti da firmare. Inoltre, è buona prassi che il delegato compili report periodici sulle firme effettuate.
In quali circostanze non è possibile utilizzare una delega per firmare
La delega di firma non è però sempre possibile, e ci sono alcuni atti che, a causa della loro grande importanza personale, è obbligatorio firmare di persona. Tra questi ci sono:
- La vendita o l'acquisto di un immobile
- Contratto di locazione (o la sua disdetta)
- Matrimonio o divorzio
- Testamento
Importante:
Per atti di particolare rilevanza (compravendita immobili, matrimonio, divorzio) è necessaria una procura notarile, non una semplice delega. La procura conferisce poteri di rappresentanza legale e richiede autenticazione da parte di un notaio o di un consolato.
Tuttavia, nel caso si delineino alcune motivazioni di particolare rilevanza (ad esempio se ci si trova all'estero e/o impossibilitati a essere presenti di persona) è possibile far firmare tali atti a qualcun altro grazie a una procura notarile.
Delega, procura e mandato: scopriamo le differenze
Come abbiamo accennato, la delega non è l'unico provvedimento con il quale è possibile dare a qualcun altro il compito di compiere alcuni atti al posto nostro, ma ne esistono altri due: la procura e il mandato. Vediamo subito di che si tratta.
La procura
La procura, a differenza della delega, è un atto formale che richiede un'autenticazione da parte di un'autorità (ad esempio il notaio, o un consolato/ambasciata), e tramite il quale una persona conferisce a un'altra il potere di rappresentanza legale nei confronti di alcuni suoi specifici interessi.
In sostanza, il procuratore (colui che riceve la procura) non solo firma, ma agisce nel nome della persona che rappresenta, e per questo può svolgere atti anche di notevole importanza, come siglare o disdire contratti immobiliari, firmare atti di matrimonio e via dicendo. Questi ultimi avranno la stessa validità giuridica che se fossero stati compiuti di persona dal rappresentato.
A differenza della delega, la procura è vincolante verso terzi. In ambito aziendale, si tratta di un provvedimento estremamente importante e per questo viene attribuito a figure centrali come l'amministratore o il rappresentante legale (al posto della delega che può essere attribuita a un semplice dipendente).
In comune con la delega, la procura ha il fatto di essere un atto unilaterale: non richiede l'accettazione formale del procuratore.
Il mandato
A differenza dei primi due casi, il mandato è un vero e proprio contratto bilaterale, che vede due parti accordarsi su responsabilità e doveri reciproci.
Con il mandato, il mandatario si impegna a compiere atti giuridici per conto del mandante. Spesso prevede un compenso ed è usato da aziende e professionisti per la gestione di affari e incarichi. Può includere o meno la rappresentanza legale, a seconda dell'accordo preso tra le parti.
Attenzione alla differenza:
Il mandato richiede sempre l'accettazione di entrambe le parti (è un contratto), mentre delega e procura sono atti unilaterali che il delegante o il rappresentato può conferire senza bisogno di consenso formale.
Tabella comparativa: Delega vs. Procura vs. Mandato
Caratteristica | Delega | Procura | Mandato |
|---|---|---|---|
Natura giuridica | Atto unilaterale | Atto unilaterale | Contratto bilaterale |
Formalità richiesta | ❌ Nessuna (carta semplice) | ✅ Atto formale (notaio/consolato) | ✅ Contratto scritto |
Rappresentanza legale | ❌ No | ✅ Sì | Variabile (può esserci o no) |
Ambito di applicazione | Firma documenti specifici | Atti anche di grande rilevanza | Gestione affari/incarichi |
Compenso previsto | ❌ No | ❌ No | ✅ Spesso previsto |
Esempio d'uso | Ritiro pacco, firma contratto fornitore | Vendita immobile, firma atto notarile | Gestione pratiche commerciali |
Validità verso terzi | ❌ Limitata | ✅ Piena | ✅ Piena |
Quali elementi deve contenere una delega a norma di legge
Una delega può, come abbiamo spiegato, essere semplicemente redatta su un foglio di carta e non prevede una particolare formalità. Tuttavia, ci sono alcuni elementi che deve includere per essere considerata valida:
- Dati anagrafici del delegante (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, residenza)
- Dati anagrafici del delegato (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, residenza)
- Oggetto della delega in modo specifico e dettagliato (ad esempio: "ritiro del pacco n. XYZ inviato da [mittente] presso l'ufficio postale di [indirizzo]")
- Data e luogo di redazione della delega
- Firma autografa del delegante
- Fotocopia del documento d'identità del delegante e del delegato.
Consiglio pratico:
Una delega troppo generica (ad esempio: "firmare qualsiasi documento") può essere rifiutata dagli uffici. Specifica sempre con precisione il documento da firmare o l'operazione da compiere per evitare problemi.
Modello di delega di firma da utilizzare
Ecco qui sotto un testo che può servirti da modello. Ti consigliamo di copiarlo e incollarlo su un file (o di copiarlo manualmente) per poi compilarlo.
Nota bene:
dopo la dicitura "a firmare per mio conto" dovrai descrivere lo specifico documento per cui deleghi alla firma, oppure l'operazione di ritiro che il delegato deve effettuare per tuo conto.
Il/la sottoscritto/a ______________________________ Cod. Fisc. ___________________
nato/a a _____________________ (___) il //_______
residente a ____________________ all'indirizzo __________________________________
documento identità n° ______________________
rilasciato da _______________________ il //______
in qualità di _________________________________________
DELEGO
Il/la Sig./Sig.ra ______________________________ Cod. Fisc. ___________________
nato/a a _____________________ (___) il //_______
residente a ____________________ all'indirizzo __________________________________
documento identità n° ______________________
rilasciato da _______________________ il //______
a firmare per mio conto _____________________________________________________________________________________
Luogo e Data _________________ Firma del delegante _____________________________
Ricordati di allegare a questo modulo anche una copia del tuo documento d'identità e di quello del delegato.
Prima di procedere a compilare il modello qui sopra, però, ti consigliamo di dare un'occhiata ai consigli che ti offriamo qui sotto. Una delega di firma, infatti, non andrebbe concessa alla leggera.
Consigli da seguire quando si redige una delega
Dare a qualcun altro la possibilità di firmare al posto nostro è di certo molto comodo, ma inevitabilmente include anche qualche rischio. Puoi limitare i problemi seguendo questi fondamentali consigli:
Scegli una persona di fiducia
Accertati di delegare qualcuno di cui ti puoi fidare completamente. Anche se il modulo di delega specifica chiaramente la tipologia di documento per cui il delegato può firmare, questo può sempre essere falsificato, permettendo dunque al delegato di effettuare sottoscrizioni al posto tuo anche in altri contesti.
Attenzione:
Anche se la delega è un atto informale, il delegato può tecnicamente falsificare il modulo per estendere i suoi poteri. Per questo è fondamentale delegare solo persone di massima fiducia. Conserva sempre una copia della delega originale.
Circoscrivi l'ambito della delega
Come abbiamo accennato, dovrai specificare, il più possibile nel dettaglio, il documento che il delegato è autorizzato a siglare al posto tuo, oppure l'operazione di ritiro che deve effettuare.
Questa precisazione non solo è indispensabile per far sì che la delega venga riconosciuta dagli uffici, ma anche per evitare che possa essere utilizzata al di là dello scopo che desideri.
Esempi di formulazioni corrette:
- "Ritiro della raccomandata n. XYZ presso l'ufficio postale di [indirizzo]"
- "Firma del contratto di fornitura con [nome fornitore] relativo alla fornitura di [specificare]"
- "Ritiro del certificato di residenza presso gli sportelli del Comune di [città]"
Come scrivere una delega di firma: guida step-by-step
Per aiutarti a redigere una delega corretta, ecco una guida pratica passo dopo passo:
Step 1: Raccogli tutte le informazioni anagrafiche del delegante e del delegato (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, residenza).
Step 2: Identifica con precisione l'oggetto della delega (quale documento firmare o cosa ritirare).
Step 3: Redigi la delega utilizzando il modello fornito in questa pagina o uno simile.
Step 4: Firma la delega in modo autografo (la firma digitale non è accettata per questo tipo di atto).
Step 5: Allega le fotocopie dei documenti d'identità di delegante e delegato.
Step 6: Consegna la delega al delegato insieme alle copie dei documenti.
Di' addio alle deleghe con la firma elettronica
La digitalizzazione delle procedure di firma oggi ha reso molto meno comune il ricorso alla delega di firma, e con ottime ragioni.
Come abbiamo appena visto, infatti, delegare qualcuno a siglare un documento al posto nostro comporta sempre qualche rischio: il delegato potrebbe falsificare la delega, estendere i suoi poteri oltre quanto stabilito, o semplicemente essere impossibilitato a effettuare l'operazione nei tempi richiesti.
La permette di andare oltre le vecchie firme autografe effettuate in presenza, lasciandoci la libertà di firmare i nostri documenti direttamente da remoto, ovunque ci troviamo, conservando il pieno controllo delle nostre firme.
Esempio pratico: un direttore HR deve firmare 50 contratti stagionali. Con la delega, dovrebbe predisporre 50 deleghe separate e affidarsi a un delegato. Con Yousign, può firmare tutti i contratti in 10 minuti da remoto, direttamente dal suo smartphone o computer, senza rischi di falsificazione.
Ma di che cosa si tratta esattamente?
La firma elettronica non è altro che un insieme di dati che collegano firmatario e firma a un documento digitale fissato nel tempo nel momento esatto della sottoscrizione.
Regolamentata, nel nostro paese, dalla normativa europea eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) e dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), può essere emessa solo da aziende o enti autorizzati, detti prestatori di servizi fiduciari qualificati, che sono in grado di fornire precisi standard tecnologici e di sicurezza.
Ne esistono tre tipologie:
Firma elettronica qualificata (FEQ)
Detta anche firma digitale, è la tipologia più solida e sicura, parificata in tutto e per tutto alla firma autografa secondo l'articolo 25 del Regolamento eIDAS.
Viene apposta tramite l'impiego di una doppia chiave crittografata, una pubblica e una privata, di cui quella privata è sotto l'esclusivo controllo del firmatario tramite una smart card, un token USB o una tecnologia digitale.
Richiesta nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione, è meno necessaria nei contratti e in generale negli atti tra privati o aziende, dal momento che presenta qualche complicazione d'uso.
Firma elettronica avanzata (FEA)
Prevede una verifica dell'identità del firmatario tramite il suo documento d'identità, ed è per questo una tipologia molto sicura ma più agile rispetto alla FEQ.
Viene impiegata per contratti di lavoro, contratti di locazione, lettere di intenti, NDA, contratti di fornitura e/o partnership, e così via.
Firma elettronica semplice (FES)
Quest'ultima tipologia non ha caratteristiche tecnologiche ben definite, e offre il livello di sicurezza minore. Viene impiegata per documenti di importanza non fondamentale, come bolle di consegna, documenti interni alle aziende e via dicendo.
Con il giusto strumento di firma elettronica, puoi risolvere il problema delle deleghe e firmare i tuoi documenti senza dover essere fisicamente presente, garantendoti allo stesso tempo sicurezza e validità legale.
Non solo, ma potrai anche assicurarti l'assoluta conformità delle tue firme alle normative italiane ed europee, punto particolarmente importante per le aziende, specialmente se operano non solo all'interno dei confini nazionali ma anche in altri paesi UE.
Yousign, lo strumento di firma elettronica facile e sicuro
Con la soluzione di firma elettronica di Yousign (Youtrust) hai accesso non soltanto alle firme più adatte alle tue esigenze a livello di tipologia (che si tratti di FEQ, FEA o firme più semplici), ma anche a funzionalità e caratteristiche che rendono le tue procedure di sottoscrizione più facili e sicure che mai.
Tra queste:
- Modelli per i documenti più frequenti (contratti di lavoro, NDA, contratti di fornitura)
- Funzioni di automatizzazione per firme multiple e workflow ricorrenti
- Reminder automatici per sollecitare i firmatari
- Hosting in Francia per la massima sicurezza dei dati
- Un team di supporto dedicato in italiano
- La possibilità di integrare la soluzione nei tuoi sistemi informatici tramite una pratica API, o di utilizzarla in modalità SaaS direttamente dal browser di navigazione
Prenota la tua demo gratuita con un nostro consulente, o fai partire il tuo periodo di prova di 14 giorni, gratis e senza impegno!
Conclusione
La delega di firma rimane uno strumento utile in contesti specifici, ma presenta limiti e rischi non trascurabili. Per le aziende e i professionisti che gestiscono volumi importanti di documenti da firmare, la firma elettronica rappresenta un'alternativa più sicura, rapida ed efficiente, eliminando la necessità di delegare il potere di firma a terzi e mantenendo il pieno controllo su ogni operazione.
FAQ
Come si fa a una delega di firma?
Per delegare qualcuno a sottoscrivere al posto nostro occorre compilare una dichiarazione scritta (trovi un modello in questa stessa pagina), indicando con precisione i dati anagrafici di delegante e delegato, l'oggetto della delega (quale documento firmare o cosa ritirare), data, luogo e firma autografa del delegante. Bisogna allegare le fotocopie dei documenti d'identità di entrambe le parti.
Bisogna considerare che la delega deve essere scritta, e non è valida in caso di documenti di grande importanza personale, come testamenti, atti di matrimonio, compravendite immobiliari e così via. Per questi atti è necessaria una procura notarile.
Chi può svolgere le funzioni di delegante e di delegato?
In caso di delega tra privati, chiunque può svolgere la funzione di delegante e di delegato, purché entrambi siano maggiorenni e capaci di intendere e volere.
In caso la delega riguardi un'azienda, la questione si fa invece più complicata. Questa può infatti essere rilasciata solo dal legale rappresentante dell'azienda e deve essere giustificata da validi motivi. Inoltre, il delegato deve essere un dipendente dell'azienda in un ruolo inferiore rispetto al delegante nell'organigramma e deve possedere le competenze per comprendere i documenti da firmare. Inoltre, ha il dovere di compilare dei report periodici sulle firme effettuate, che il legale rappresentante dell'azienda deve esaminare.
Quali sono i limiti di una delega?
La delega di firma non dà poteri operativi o funzionali al delegato, che può solo firmare i documenti citati nel modulo di delega al posto del delegante, oppure ritirare beni o documenti specificati.
Tale autorizzazione è circoscritta esclusivamente ai documenti o alle operazioni elencate in dettaglio nel modulo. Il delegato non ha alcun potere di rappresentanza legale e non può compiere atti giuridici per conto del delegante al di fuori di quanto esplicitamente indicato.
Inoltre, la delega non è valida per atti di grande importanza personale (compravendita immobili, matrimonio, divorzio, testamento), per i quali è necessaria una procura notarile.
Una delega può essere revocata? E come?
Certamente, una delega può essere revocata in qualsiasi momento dal delegante. Per farlo, basta compilare un semplice modulo di revoca da inviare agli enti o uffici precedentemente coinvolti nella delega stessa, comunicando formalmente che il delegato non ha più l'autorizzazione a firmare o ritirare per conto del delegante.
La revoca deve contenere: dati del delegante, dati del delegato, riferimento alla delega originale (data e oggetto), dichiarazione esplicita di revoca, data e firma del delegante. È consigliabile inviare la revoca tramite raccomandata con ricevuta di ritorno per avere prova della comunicazione.
Ci sono dei modelli per semplificare la compilazione di una delega?
Proprio qui in questa pagina troverai un testo che potrai copiare e incollare su un file (ad esempio Word). Stampalo, compilalo specificando con precisione l'oggetto della delega, allega i documenti d'identità di delegante e di delegato e la tua delega è fatta!
Ricorda che una delega ben redatta deve sempre includere: dati anagrafici completi di entrambe le parti, descrizione precisa dell'operazione da compiere, data e luogo, firma autografa del delegante, copie dei documenti d'identità.
Scopri la firma elettronica facile e sicura
Provala gratis per 14 giorni
