Firma elettronica dei documenti

Firma autografa vs. Firma elettronica

Firma autografa
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Nicolas Simon

Molti di voi hanno già sentito parlare della “firma autografa”, ma a cosa si riferisce questa definizione? In questo articolo spiegheremo in dettaglio a cosa serve la firma autografa e quali sono le sue principali caratteristiche confrontandola con altri tipi di firma: la firma elettronica e quella digitale.

Sei pronto? Buona lettura! 🙂

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SOMMARIO

La firma autografa: cos’è 
Significato di firma autografa
La firma autografa ed il GDPR (è un dato sensibile
Differenza tra firma autografa e digitale

Firma autografa e firma elettronica
Differenze principali 
Firma elettronica e firma autografa sullo stesso documento: è possibile?
La Firma autografa scannerizzata ha valore legale? (NO e link al nostro articolo che lo spiega
La firma autografa su .pdf
- è possibile? SI (ecco come fare)
- Ha valore legale NO
- Soluzione? Usare Yousign

Ricapitolando
La firma autografa viene usata in questi contesti: ………..
La firma autografa fa parte della nostra quotidianità ma è “obsoleta”
La firma elettronica è una soluzione moderna
Cosa offre Yousign

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La firma autografa: cos’è

Significato di firma autografa

Si può’ definire “firma autografa” una firma a mano su carta che si appone su un documento scrivendo il proprio nome e cognome. La sottoscrizione della firma di proprio pugno su un documento cartaceo può’ essere apposta tramite un timbro o una penna ad inchiostro.

In generale, quando firmi dei documenti con carta e penna nella tua quotidianità, potrai scegliere se scrivere il tuo nome individuale per esteso o abbreviato con la sua iniziale.

L’ Art. 8 RD 1669-1933 della Legge Cambiaria infatti attesta che: “Ogni sottoscrizione cambiaria deve contenere il nome e cognome o la ditta di colui che si obbliga. È valida tuttavia la sottoscrizione nella quale il nome sia abbreviato o indicato con la sola iniziale.” 

La forma più utilizzata della firma autografa però’ prevede la scrittura del nome e cognome per esteso della persona che assume la paternità del contenuto riportato nei documenti in attesa di firma.

La firma autografa ed il GDPR

Secondo quanto indicato nel GDPR - Il Regolamento Europeo N. 679/2016 in materia di protezione dei dati personali - la firma autografa viene a tutti gli effetti considerata come un dato sensibile e personale di un individuo ed è quindi regolamentata e protetta secondo le norme vigenti in uso.

Infatti, “sono dati personali il nome e cognome di una persona e tutti i suoi dati anagrafici, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, ma anche una fotografia, i suoi dati biometrici (es. l’impronta digitale o le caratteristiche della sua firma autografa), il suono della sua voce, le sue abitudini alimentari. “. (solidgroup.it)

Differenza tra firma autografa e digitale

Dopo una breve panoramica generale sulla definizione di firma autografa e sulle sue caratteristiche, possiamo procedere a rispondere alla domanda: in cosa la firma autografa si differenzia dalla firma digitale?

In primo luogo, come abbiamo visto nella sua stessa definizione, la firma autografa è un processo manuale che è equivalente al posare una penna su un foglio per apporre il proprio nome e cognome su un documento così’ da approvarne il contenuto. 

La firma digitale invece, essendo un particolare tipo di firma elettronica qualificata,  viene apposta su un documento tramite un procedimento matematico ed informatico

La firma digitale è l'equivalente informatico di una firma autografa apposta su carta ed ha il suo stesso valore legale. La sua funzione è quella di garantire autenticità, integrità e validità di un documento: tramite l’apposizione della firma digitale, infatti, è possibile sottoscriverne il contenuto, assicurarne la provenienza e garantire l'inalterabilità delle informazioni in esso contenute.” (firmacerta.it)

Per la prima quindi, l’ autenticità è legata alla grafia della persona che appone la firma, mentre per la seconda l’autenticità deriva dal possesso di uno strumento informatico da parte del firmatario. 

Come già indicato nel nostro articolo I diversi formati di firma elettronica: una panoramica l’apposizione di una firma digitale su un documento genera una “busta crittografica” che ha un estensione .p7m. Questo file contiene al suo interno: il documento originale prima della firma digitale, la prova in formato digitale della firma del documento e la chiave crittografica per la verifica della firma.

In un documento firmato tramite firma autografa invece, la firma è parte integrante del documento ed è inscindibile dallo stesso. Il consenso del firmatario in questo caso è immediatamente visibile nel momento della lettura del documento e non sono necessarie verifiche postume con software specifici come nel caso di una firma digitale.

Un’altra differenza da sottolineare tra i due tipi di firma è la loro validità nel tempo. Se infatti una firma autografa avrà una validità illimitata nel tempo a partire dal momento della sua apposizione su un documento, una firma digitale avrà una durata limitata. La durata di una firma digitale infatti è condizionata da vari fattori, tra cui la validità del certificato emesso a favore del titolare della firma dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID ). 

Per quanto riguarda la facilità di contraffazione o manomissione di una firma, è evidente che sarà molto più facile con una firma autografa rispetto ad una firma elettronica. Sarà possibile infatti identificare un’ eventuale copia o un falso tramite un procedimento di comparazione visiva ma solamente con l’aiuto di un esperto perito specializzato denominato “grafologo giudiziario”. In caso di controversia quindi, si rivelerebbe un processo lungo e non immediato. Nel caso di una firma digitale sarà necessario un algoritmo di verifica pubblico per accertare o meno della validità di una firma di questo tipo.

Utilizzare una firma elettronica per firmare i propri documenti invece comporta un livello di sicurezza più elevato con l'utilizzo di sistemi che rafforzano l'identità del firmatario - come la doppia autenticazione con codice OTP.

Firma autografa e firma elettronica

Differenza tra firma autografa e elettronica

Dopo aver osservato le principali differenze tra una firma autografa ed una digitale, possiamo passare quindi all’analisi delle differenze tra una firma autografa e una firma elettronica.

La principale differenza tra questi due tipi di firma risiede in un solo principio: l’ alterabilità dei documenti firmati. Ma che cosa vuol dire? 

Come abbiamo già evidenziato precedentemente nel nostro articolo “Firma Digitale vs. Firma Elettronica” e come indicato nel codice dell'amministrazione digitale, possiamo definire una firma elettronica come un insieme di “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare.”

La conseguenza principale di questa definizione è che i documenti che verranno firmati tramite l’utilizzo della firma elettronica sono inalterabili, in quanto sono il risultato di calcoli matematici applicati in maniera diretta al loro contenuto. Se si dovesse decidere di duplicare uno di questi documenti quindi, l’integrità della firma elettronica al loro interno resterebbe tale e la loro sarebbe una copia autentica.

Firmando dei documenti utilizzando una firma autografa invece, questo ragionamento non vale. Ogni firma autografa - eh si, anche eseguita dalla stessa persona!  - non è mai uguale alla precedente! I documenti firmati saranno quindi alterati dall’apposizione della firma stessa.

Ogni documento sarà quindi diverso perché diversa è la firma autografa che vi si apporrà per validarne il contenuto.

In generale non si potrà sempre utilizzare la firma elettronica per tutti tipi di documenti. Ad esempio, quelli legati alle pratiche di eredità o successione - visure catastali, testamento, atti di notorietà etc. - avranno sempre bisogno di una firma autografa per essere considerati validi e legalmente vincolanti.

Firma elettronica e firma autografa sullo stesso documento: è possibile?

Sicuramente, dopo aver iniziato la lettura di questo articolo, vi sarete già posti la domanda seguente: si possono inserire una firma autografa e un firma elettronica sullo stesso documento? 

La risposta è si! Questa operazione è possibile scansionando un documento precedentemente firmato con una firma autografa e convertendolo in formato digitale - per esempio in .pdf o .doc - per poi procedere alla firma elettronica dello stesso. 

Così’ facendo, però, diverse problematiche più o meno bloccanti potrebbero verificarsi come ad esempio: l’impossibilità di verificare l’identità del firmatario o l’impossibilità di dimostrare il consenso agli obblighi derivanti dal documento firmato, etc.

La Firma autografa scannerizzata ha quindi valore legale?

Come già spiegato dettagliatamente nel nostro articolo “Firma elettronica e firma scansionata: quali sono le differenze?no, l’immagine scansionata di una firma autografa su un documento non ha valore legale!

L’immagine di firma sul documento ha essenzialmente un valore estetico e psicologico ed esprime materialmente il consenso del firmatario mentre la firma elettronica che ha valore legale, è un processo crittografico, immateriale e invisibile ed integrato nel formato del documento PDF.

In effetti, la firma scansionata apposta su un documento verrà sempre considerata come una copia e non come una firma originale e non avrà quindi validità legale.

In caso di disputa è bene ricordare che l’integrità del documento firmato con firma autografa scansionata non è garantita perché non rientra in alcun quadro giuridico.

La Firma autografa su .pdf

Tecnicamente è quindi possibile inserire l’immagine di una firma autografa su un documento in formato .pdf, vediamo insieme quali sono i metodi più comunemente utilizzati:

  • La scansione e conversione in immagine (.png) della propria firma autografa su un documento,
  • La propria firma autografa scannerizzata con sfondo trasparente,
  • La creazione di una firma autografa con mouse, trackpad o con una tavoletta grafica.

In tutti e tre i casi, sebbene esistano software e programmi dedicati alla creazione e all’inserimento di immagini di firma in documenti .pdf, - il più conosciuto è sicuramente AdobeReader- è bene ricordare che il valore legale delle stesse non è assicurato.

Questo tipo di firma non ha nessun valore legale intrinseco in quanto non è generata dall’uso di strumenti capaci di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati (es. tavolette grafometriche). In caso di litigio e/o di appello ad un tribunale, spetterebbe direttamente e solamente ad un giudice valutarne l’autenticità, qualora si rivelasse necessario.

Qual è quindi la soluzione migliore per firmare dei documenti velocemente, in tutta sicurezza e senza ricorrere a scansioni inutili? Utilizzare la firma elettronica Yousign!

La firma elettronica infatti porta con sé tanti benefici in termini di produttività e risparmio ed è legalmente vincolante perché si inserisce nel quadro del Regolamento europeo eIDAS.

Ricapitolando

Come saprai già la firma autografa viene utilizzata quotidianamente da migliaia di persone che hanno necessità di firmare i documenti più svariati: contratti di lavoro, contratti di affitto, polizze assicurative, contratti con fornitori, informative privacy e… chi più ne ha più ne metta!

La firma autografa è infatti un gesto che è parte integrante della nostra quotidianità e individualità ma, con la digitalizzazione dei processi aziendali ed il bisogno di velocizzare gli scambi documentali, potrebbe rivelarsi più un intoppo che un vantaggio.

Firmando un documento con carta e penna infatti, si dovranno affrontare tutta una serie di problemi pratici, come...

  • Creare e stampare un documento in doppia copia, sprecando carta e inquinando inutilmente.
  • Inviare l’originale del documento per posta, perdendo tempo e denaro (ed allungando i tempi di chiusura di un contratto!),
  • Ricevere un cliente nei propri uffici per fargli firmare un documento di persona o spostarsi in un’altra città o regione per incontrarlo,
  • Archiviare i documenti stampati e firmati occupando spazio inutilmente in ufficio...

La soluzione a tutto ciò’? La firma elettronica Yousign

Una soluzione moderna, facile ed intuitiva che ti farà risparmiare tempo e denaro! 

Cosa ti offre Yousign?

  • Una firma elettronica sicura, certificata e legalmente vincolante.
  • Una webapp intuitiva e semplice, che ti permetterà di inviare dei documenti in pochi click!
  • La possibilità di firmare dei documenti in maniera facile e veloce via smartphone e tablet tramite la verifica con codice OTP.

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