Cos’è la firma autografa e come funziona

Molti di voi hanno già sentito parlare della “firma autografa”, ma a cosa si riferisce questa definizione? In questo articolo spiegheremo in dettaglio a cosa serve la firma autografa e quali sono le sue principali caratteristiche confrontandola con altri tipi di firma: la firma elettronica e la firma digitale.

Buona lettura!

La firma autografa è la classica firma a mano su carta, realizzata scrivendo il proprio nome e cognome su un documento cartaceo con penna o, in alcuni casi, tramite timbro.

Nel contesto quotidiano, chi firma può scegliere se riportare il proprio nome per esteso oppure abbreviarlo usando l’iniziale. A confermarlo è anche l’Art. 8 del Regio Decreto 1669/1933 (Legge Cambiaria), che stabilisce: “Ogni sottoscrizione cambiaria deve contenere il nome e cognome o la ditta di colui che si obbliga. È valida tuttavia la sottoscrizione nella quale il nome sia abbreviato o indicato con la sola iniziale.”

Nonostante ciò, la forma più comune resta quella con nome e cognome completi, utile per attribuire chiaramente la responsabilità e l’identità del firmatario.

Una firma autografa è quella apposta manualmente su un documento cartaceo, solitamente con penna o timbro. Esistono diversi modi per digitalizzare e utilizzare questa firma anche su documenti in formato elettronico.

Il metodo più comune consiste nel scansionare la propria firma scritta a mano e salvarla come immagine, preferibilmente in formato .png con sfondo trasparente. Questa immagine può poi essere inserita nei PDF o nei moduli digitali tramite programmi di editing documentale.

In alternativa, è possibile disegnare la propria firma con un mouse o touchscreen e salvarla per usi futuri. Tuttavia, è importante ricordare che queste firme, pur essendo visivamente efficaci, non hanno valore legale a meno che non siano accompagnate da strumenti di verifica e autenticazione come quelli offerti dalla firma elettronica.

La firma autografa è considerata a tutti gli effetti un dato personale sensibile secondo quanto stabilito dal Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) in materia di protezione dei dati.

Il GDPR, infatti, tutela qualsiasi informazione che possa identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica. Tra questi dati rientrano non solo il nome, cognome, indirizzo e-mail o numero di telefono, ma anche elementi biometrici come l’impronta digitale e le caratteristiche uniche della firma autografa.

Essendo quindi un elemento identificativo, la firma autografa deve essere trattata con attenzione, protetta da accessi non autorizzati e utilizzata solo nel rispetto delle finalità dichiarate. Il suo utilizzo comporta obblighi di trasparenza, sicurezza e consenso informato, come per qualsiasi altro dato personale trattato all’interno di un’organizzazione.

Quando si parla di sottoscrivere un documento, è importante conoscere le differenze tra i principali tipi di firma utilizzabili, soprattutto in termini di valore legale, sicurezza e praticità. Mentre la firma autografa tradizionale è ancora diffusa in molti contesti, la firma digitale (detta anche firma elettronica qualificata) rappresenta oggi la soluzione più sicura e riconosciuta a livello normativo, soprattutto in ambito digitale.

Firma autografa (scritta a mano)

• Si appone manualmente su un documento cartaceo con penna o timbro.
• Ha valore legale se riconducibile alla persona che firma, ma può essere facilmente contestata.
• In caso di controversie, serve un esperto grafologo per verificare l'autenticità.
• Più esposta a rischi di falsificazione o alterazione.
• La validità è teoricamente illimitata nel tempo, ma legata alla conservazione del supporto fisico.
• Richiede la presenza fisica o lo scambio del documento cartaceo.

Firma digitale (firma elettronica qualificata)

• Si applica a un file elettronico tramite un processo crittografico certificato.
• Garantisce autenticità, integrità e valore legale del documento.
• Verificabile tramite software, senza bisogno di esperti o perizie.
• Include una “busta crittografica” che sigilla il documento e la firma.
• Ha validità legale limitata alla durata del certificato (di solito 2-3 anni), ma può essere estesa con la marca temporale.
• Può includere livelli di sicurezza aggiuntivi, come l’OTP per doppia autenticazione.
• Permette di firmare da remoto, su qualsiasi dispositivo, in pochi clic.

Una volta chiarita la distinzione tra firma autografa e firma digitale (qualificata), è utile concentrarsi sul confronto tra firma autografa e firma elettronica (nelle sue forme più comuni, come quella semplice o avanzata).
La differenza principale? L’alterabilità del documento firmato.

Quando si firma con una firma elettronica, si crea una connessione logica e crittografica tra firma e contenuto. Questo rende il documento inalterabile e garantisce che anche una copia sia perfettamente autentica.

Nel caso della firma autografa, invece, ogni firma è graficamente diversa e, per definizione, modifica il documento cartaceo su cui viene apposta. Anche piccole variazioni rendono ogni documento tecnicamente diverso.

Ecco un riepilogo delle differenze principali:

 In sintesi, la firma elettronica è più sicura, ripetibile e controllabile, ma non sempre può sostituire la firma autografa. Per pratiche notarili o ereditarie, ad esempio, la legge impone ancora l’uso di una firma a mano.

È possibile combinare una firma autografa e una firma elettronica all’interno dello stesso documento. Questo accade, ad esempio, quando un documento viene firmato a mano, poi scansionato e convertito in formato digitale (come .pdf o .doc) per essere successivamente firmato anche elettronicamente.

Tuttavia, nonostante sia tecnicamente fattibile, questa soluzione presenta alcune criticità. Una firma autografa scansionata perde infatti i suoi elementi di autenticità e tracciabilità, e non consente di verificare con certezza l’identità del firmatario o il suo effettivo consenso al contenuto del documento. Inoltre, questo tipo di firma non ha valore legale secondo le normative vigenti, a meno che non sia accompagnata da ulteriori prove o certificazioni.

Per questi motivi, è sempre preferibile affidarsi a un unico processo di firma elettronica certificata, che garantisca l’integrità del documento, la tracciabilità dell’identità e la validità legale, come previsto dal regolamento eIDAS.

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