Firma elettronica dei documenti

Firmare un documento PDF senza stamparlo? Ora è possibile, grazie alla firma elettronica !

Pieces de puzzle complétés par Yousign
Fabian Stanciu

Fabian Stanciu

Country Manager Italy @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

2.5 miliardi. Questo è il numero dei documenti PDF che sono in circolazione nel mondo intero ogni giorno. È quindi impossibile ignorare l'importanza di questo formato nella ricezione e redazione di contratti di lavoro, di affitto, preventivi, mandati di addebito diretto, ecc. Mentre il formato PDF presenta numerosi vantaggi, quando si ha a che fare con dei documenti contrattuali, il primo istinto che uno ha è quello di stampare il documento PDF per firmarlo a mano, scannerizzarlo e restituirlo al mittente in un secondo momento.

Al di là dell’impatto ecologico che tale pratica genera, vi è anche un problema di efficienza. In un mondo in cui ogni secondo conta, sprecare anche pochi minuti per firmare dei contratti manualmente è un freno alla produttività.

La possibilità di firmare direttamente un PDF senza dover compiere tutti questi passaggi intermedi è quindi fondamentale, ma a condizione che il tutto avvenga in un contesto con requisiti di sicurezza molto elevati. Lo scoprirai molto rapidamente, c'è solo una soluzione: la firma elettronica.

Come firmare un documento PDF senza stamparlo?

Porsi questa domanda è già di per sé una consapevolezza che il processo "ricevo, stampo, firmo, scannerizzo e invio" non è più d'attualità. È per questo motivo che esistono altre opzioni più pratiche, più ecologiche e soprattutto più sicure per firmare un documento in formato PDF, e te lo mostreremo in questo articolo.

Posso firmare un file PDF?

Sì, è possibile. Gli utenti di macOS hanno familiarità con la tecnica particolarmente efficace di utilizzare il trackpad del loro computer per inserire una firma "manoscritta". La firma viene quindi considerata come un documento in formato immagine, che dovrà essere ridimensionato per renderlo leggibile.

Quali sono gli inconvenienti legati a questo tipo di firma?

Il primo aspetto negativo è che è difficile nel migliore dei casi, e impossibile nel peggiore dei casi, riprodurre accuratamente la propria firma, figuriamoci su un piccolo trackpad e senza degli strumenti in grado di replicare la precisione della penna.

Da un punto di vista di sicurezza, questo tipo di firma non dà le migliori garanzie: è infatti difficile assicurare l'autenticità del firmatario. Una terza parte che ha accesso al PDF può facilmente apporre la sua firma senza che il destinatario del PDF ne sia a conoscenza. Inoltre, in questo caso è complicato garantire l'autenticità della firma. Anche se l’identità del firmatario può essere confermata, la sua firma potrebbe invece essere stata falsificata o mal riprodotta. Ancora più importante, questo tipo di firma non ha assolutamente alcun valore legale.

Qual è la soluzione per firmare un documento in formato PDF?

L'unica alternativa per firmare dei PDF è la firma elettronica. Si differenzia dalla firma precedente in molti modi ed è l'unica opzione concreta per firmare un documento in formato PDF.

Perché utilizzare la firma elettronica per firmare i miei PDF?

La firma elettronica apporta una vasta gamma di vantaggi significativi per firmare i tuoi documenti PDF in completa sicurezza. In particolare:

  • Sicura: provider affidabili come Yousign garantiscono l'autenticità della firma e del firmatario, inviando un codice OTP (One-Time Password) a un numero di telefono  predefinito in modo che confermi la sua identità e la sua decisione di firmare il documento. Successivamente, sul documento viene apposto un certificato elettronico che garantisce la sua integrità. È anche grazie a questo che la firma elettronica, anche su un PDF, ha un valore legale e giuridico garantito ed è riconosciuta dalle autorità europee. In qualità di terza parte fidata, Yousign viene regolarmente controllata da società di audit esterne nominate dalla Commissione europea. In Italia, l’AgID (Agenzia per l'Italia digitale) è responsabile della convalida dei fornitori di servizi qualificati analizzando i loro rapporti di audit.
  • Semplice da usare: puoi firmare i tuoi contratti online da remoto, dal tuo cellulare o dal tuo computer, ovunque tu sia.
  • Veloce: il risparmio di tempo offerto dall'adozione di una soluzione di firma elettronica è estremamente importante. La stampa, la firma, la scansione e il reinvio dei documenti richiedono molto tempo. Con la firma elettronica puoi firmare i tuoi contratti in pochi minuti e riprendere a dedicarti alle tue attività essenziali.
  • Economica: francobolli, risme di carta, cartucce d'inchiostro, stampanti, buste ... Tutto questo ha un costo. Il passaggio alla firma elettronica consente di snellire le spese e risparmiare notevoli quantità di denaro immediatamente.
  • Ecologica: la firma digitale Yousign offre una reale dematerializzazione dei tuoi documenti contrattuali. La loro stampa diventa quindi superflua.

Come firmare un PDF con Yousign ?

Niente di più facile! Ecco la procedura da seguire se sei un firmatario:

  1. Clicca sulla casella "accedi ai documenti" nell'email che hai ricevuto da parte di Yousign.
  2. Leggi il tuo documento fino all'ultima riga
  3. Clicca su "ultimo passaggio"
  4. Inserisci il codice OTP ricevuto tramite SMS, quindi convalida la procedura
  5. Congratulazioni! Hai appena firmato il tuo documento PDF con Yousign!

Ecco la procedura da seguire se sei tu a richiedere la firma di un documento:

  1. Compila i dati di contatto dei firmatari
  2. Carica il documento nell'applicazione
  3. Invia il documento
  4. Segui lo stato di avanzamento delle firme in tempo reale e aggiungi dei promemoria automatici
  5. Congratulazioni! Hai appena creato il tuo primo documento da far firmare con Yousign!

Qual è la migliore alternativa per firmare dei documenti in PDF ?

Ormai lo avrai capito, l'unica alternativa che offre sicurezza, semplicità, risparmio di tempo e denaro è la firma elettronica.

Il classico metodo di stampare un documento PDF, firmarlo, scansionarlo e reinviarlo al mittente è ormai obsoleto. La firma elettronica offre un'alternativa molto più pratica che garantisce non solo affidabilità ma anche una velocità di esecuzione maggiore e la soddisfazione di sapere che stai facendo un gesto importante per l'ambiente.

Prova ora gratuitamente la firma elettronica !