2.5 miliardi. Questo è il numero dei documenti PDF che sono in circolazione nel mondo intero ogni giorno. È quindi impossibile ignorare l'importanza di questo formato nella ricezione e redazione di contratti di lavoro, di affitto, preventivi, mandati di addebito diretto, ecc. Mentre il formato PDF presenta numerosi vantaggi, quando si ha a che fare con dei documenti contrattuali, il primo istinto che uno ha è quello di stampare il documento PDF per firmarlo a mano, scannerizzarlo e restituirlo al mittente in un secondo momento.
Al di là dell’impatto ecologico che tale pratica genera, vi è anche un problema di efficienza. In un mondo in cui ogni secondo conta, sprecare anche pochi minuti per firmare dei contratti manualmente è un freno alla produttività.
La possibilità di firmare direttamente un documento PDF senza dover compiere tutti questi passaggi intermedi è quindi fondamentale, ma a condizione che il tutto avvenga in un contesto con requisiti di sicurezza molto elevati. Lo scoprirai molto rapidamente, c'è solo una soluzione: la firma elettronica.
Firmare PDF con il trackpad
Una delle modalità più comuni per firmare un PDF da remoto è l’uso del trackpad del proprio dispositivo. Alcuni strumenti integrati permettono di creare una firma disegnata manualmente e aggiungerla come immagine direttamente all’interno del file. Dopo aver selezionato il punto nel documento, in pochi clic è possibile inserire la firma e inviare il file.
Questa opzione può risultare utile in contesti informali o per chi ha bisogno di firmare rapidamente moduli, contratti o altri documenti digitali, senza dover stampare, scansionare o scaricare nulla. Tuttavia, si tratta di una soluzione base, priva delle funzionalità avanzate offerte da strumenti di firma elettronica certificata. Non è pensata per garantire la sicurezza del documento o l'autenticazione del firmatario.
I limiti di una firma disegnata a mano
Disegnare a mano la propria firma su un file PDF, ad esempio tramite trackpad, può sembrare una soluzione rapida e accessibile. Tuttavia, questa modalità presenta diversi svantaggi che la rendono inadatta per documenti formali o importanti:
- Precisione limitata: replicare la firma in modo fedele su un trackpad è spesso difficile e poco accurato, specialmente senza strumenti dedicati.
- Bassa sicurezza: chiunque abbia accesso al documento digitale può aggiungere una firma senza alcun controllo sull’identità o sulla tracciabilità.
- Rischio di falsificazione: anche conoscendo il nome del firmatario, nulla impedisce che la firma venga copiata, alterata o inserita da terzi.
- Nessun valore legale: questo tipo di firma non è riconosciuto come firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS, e quindi non ha validità giuridica in caso di controversie.
Per firmare contratti, moduli o altri documenti PDF in modo conforme e sicuro, è fondamentale affidarsi a strumenti di firma elettronica certificata, che garantiscano autenticità, integrità e pieno valore legale.
La soluzione legale per firmare un documento in formato PDF
L'unica alternativa per firmare dei PDF è la firma elettronica. Si differenzia dalla firma precedente in molti modi ed è l'unica opzione concreta per firmare un documento in formato PDF.
Difatti, la firma elettronica apporta una vasta gamma di vantaggi significativi per firmare i tuoi documenti PDF in completa sicurezza. In particolare:
- Sicura: provider affidabili come Yousign garantiscono l'autenticità della firma e del firmatario, inviando un codice OTP (One-Time Password) a un numero di telefono predefinito in modo che confermi la sua identità e la sua decisione di firmare il documento pdf. Successivamente, sul documento viene apposto un certificato elettronico che garantisce la sua integrità. È anche grazie a questo che la firma elettronica, anche su un PDF, ha un valore legale e giuridico garantito ed è riconosciuta dalle autorità europee. In qualità di terza parte fidata, Yousign viene regolarmente controllata da società di audit esterne nominate dalla Commissione europea. In Italia, l’AgID (Agenzia per l'Italia digitale) è responsabile della convalida dei fornitori di servizi qualificati analizzando i loro rapporti di audit.
- Semplice da usare: puoi firmare i tuoi contratti online da remoto, dal tuo cellulare o dal tuo computer, ovunque tu sia.
- Veloce: il risparmio di tempo offerto dall'adozione di una soluzione di firma elettronica è estremamente importante. La stampa, la firma, la scansione e il reinvio dei documenti richiedono molto tempo. Con la firma elettronica puoi firmare i tuoi contratti in pochi minuti e riprendere a dedicarti alle tue attività essenziali.
- Economica: francobolli, risme di carta, cartucce d'inchiostro, stampanti, buste ... Tutto questo ha un costo. Il passaggio alla firma elettronica consente di snellire le spese e risparmiare notevoli quantità di denaro immediatamente.
- Ecologica: la firma digitale Yousign offre una reale dematerializzazione dei tuoi documenti contrattuali. La loro stampa diventa quindi superflua.
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Come firmare un documento PDF con Yousign
Niente di più facile!
Ecco la procedura da seguire se sei un firmatario:
- Clicca sulla casella "accedi ai documenti" nell'email che hai ricevuto da parte di Yousign.
- Leggi il tuo documento fino all'ultima riga
- Clicca su "ultimo passaggio"
- Inserisci il codice OTP ricevuto tramite SMS, quindi convalida la procedura
- Congratulazioni! Hai appena firmato il tuo documento PDF con Yousign!
Ecco la procedura da seguire se sei tu a richiedere la firma di un documento:
- Compila i dati di contatto dei firmatari
- Carica il documento nell'applicazione
- Invia il documento
- Segui lo stato di avanzamento delle firme in tempo reale e aggiungi dei promemoria automatici
Congratulazioni! Hai appena creato il tuo primo documento da far firmare con Yousign!
Ricorda
Quando si tratta di firmare documenti importanti, non basta inserire un’immagine o disegnare una firma a mano libera. La firma elettronica offre un livello di sicurezza, identificazione e conformità legale che strumenti manuali non possono garantire. Grazie a funzionalità pensate per la gestione di PDF, moduli e contratti, è possibile firmare online in modo rapido, da qualsiasi dispositivo, senza dover stampare o scansionare nulla. In pochi clic, il documento viene firmato, archiviato e pronto per essere inviato, anche via PEC se necessario.
FAQ
Quali sono i metodi più comuni per firmare un PDF?
Per firmare un documento PDF è possibile usare due approcci principali:
- Il primo consiste nel disegnare la firma a mano utilizzando il trackpad del proprio dispositivo. Questa soluzione è semplice e immediata: si apre il file, si seleziona la funzione firma, si disegna la firma e la si aggiunge al documento.
- Il secondo metodo è quello della firma elettronica, che consente di firmare PDF in modo digitale, con strumenti specifici che garantiscono sicurezza, identificazione del firmatario e valore legale.
Entrambe le opzioni permettono di firmare in pochi clic, ma offrono livelli diversi di affidabilità e conformità normativa.
La firma con trackpad ha valore legale?
No. Una firma inserita manualmente con il trackpad, anche se visivamente simile alla firma reale, non è considerata una firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS. Non fornisce garanzie sull’identità del firmatario e può essere facilmente copiata o falsificata. Questo tipo di firma è priva di tracciabilità, non offre strumenti di verifica ed è priva di validità giuridica. È quindi sconsigliata per contratti o documenti ufficiali.
Come firmare un PDF in modo sicuro da qualsiasi dispositivo?
Per firmare un PDF in modo sicuro e legalmente riconosciuto, è consigliabile usare una piattaforma di firma elettronica. Con pochi clic, puoi caricare il file, aggiungere la firma elettronica, compilare moduli, inviare il documento firmato e scaricarlo in formato PDF. Tutto il processo è pensato per funzionare su qualsiasi dispositivo (computer, tablet, smartphone) e per garantire la massima protezione dei tuoi dati.
Posso inserire una firma elettronica senza stampare o scansionare nulla?
Sì. Con una app di firma digitale puoi creare, aggiungere e inviare la tua firma direttamente nel PDF, senza passaggi manuali. Puoi anche visualizzare l’anteprima, scegliere il punto esatto in cui firmare e completare l’intero flusso online, in pochi secondi. È la soluzione ideale per contratti, moduli o qualsiasi documento che richieda una firma con piena validità elettronica.
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