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Ecco come firmare un PDF direttamente online

Creare una firma png per firmare documenti in pdf

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2.5 miliardi. Questo è il numero dei documenti PDF che sono in circolazione nel mondo intero ogni giorno. È quindi impossibile ignorare l'importanza di questo formato nella ricezione e redazione di contratti di lavoro, di affitto, preventivi, mandati di addebito diretto, ecc. Mentre il formato PDF presenta numerosi vantaggi, quando si ha a che fare con dei documenti contrattuali, il primo istinto che uno ha è quello di stampare il documento PDF per firmarlo a mano, scannerizzarlo e restituirlo al mittente in un secondo momento.

Al di là dell’impatto ecologico che tale pratica genera, vi è anche un problema di efficienza. In un mondo in cui ogni secondo conta, sprecare anche pochi minuti per firmare dei contratti manualmente è un freno alla produttività.

La possibilità di firmare direttamente un documento PDF senza dover compiere tutti questi passaggi intermedi è quindi fondamentale, ma a condizione che il tutto avvenga in un contesto con requisiti di sicurezza molto elevati. Lo scoprirai molto rapidamente, c'è solo una soluzione: la firma elettronica.

Firmare PDF con il trackpad

Una delle modalità più comuni per firmare un PDF da remoto è l’uso del trackpad del proprio dispositivo. Alcuni strumenti integrati permettono di creare una firma disegnata manualmente e aggiungerla come immagine direttamente all’interno del file. Dopo aver selezionato il punto nel documento, in pochi clic è possibile inserire la firma e inviare il file.
Questa opzione può risultare utile in contesti informali o per chi ha bisogno di firmare rapidamente moduli, contratti o altri documenti digitali, senza dover stampare, scansionare o scaricare nulla. Tuttavia, si tratta di una soluzione base, priva delle funzionalità avanzate offerte da strumenti di firma elettronica certificata. Non è pensata per garantire la sicurezza del documento o l'autenticazione del firmatario.

I limiti di una firma disegnata a mano

Disegnare a mano la propria firma su un file PDF, ad esempio tramite trackpad, può sembrare una soluzione rapida e accessibile. Tuttavia, questa modalità presenta diversi svantaggi che la rendono inadatta per documenti formali o importanti:

  • Precisione limitata: replicare la firma in modo fedele su un trackpad è spesso difficile e poco accurato, specialmente senza strumenti dedicati.
  • Bassa sicurezza: chiunque abbia accesso al documento digitale può aggiungere una firma senza alcun controllo sull’identità o sulla tracciabilità.
  • Rischio di falsificazione: anche conoscendo il nome del firmatario, nulla impedisce che la firma venga copiata, alterata o inserita da terzi.
  • Nessun valore legale: questo tipo di firma non è riconosciuto come firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS, e quindi non ha validità giuridica in caso di controversie.

Per firmare contratti, moduli o altri documenti PDF in modo conforme e sicuro, è fondamentale affidarsi a strumenti di firma elettronica certificata, che garantiscano autenticità, integrità e pieno valore legale.

La soluzione legale per firmare un documento in formato PDF

L'unica alternativa per firmare dei PDF è la firma elettronica. Si differenzia dalla firma precedente in molti modi ed è l'unica opzione concreta per firmare un documento in formato PDF.

Difatti, la firma elettronica apporta una vasta gamma di vantaggi significativi per firmare i tuoi documenti PDF in completa sicurezza. In particolare:

  • Sicuraprovider affidabili come Yousign garantiscono l'autenticità della firma e del firmatario, inviando un codice OTP (One-Time Password) a un numero di telefono  predefinito in modo che confermi la sua identità e la sua decisione di firmare il documento pdf. Successivamente, sul documento viene apposto un certificato elettronico che garantisce la sua integrità. È anche grazie a questo che la firma elettronica, anche su un PDF, ha un valore legale e giuridico garantito ed è riconosciuta dalle autorità europee. In qualità di terza parte fidata, Yousign viene regolarmente controllata da società di audit esterne nominate dalla Commissione europea. In Italia, l’AgID (Agenzia per l'Italia digitale) è responsabile della convalida dei fornitori di servizi qualificati analizzando i loro rapporti di audit.
  • Semplice da usare: puoi firmare i tuoi contratti online da remoto, dal tuo cellulare o dal tuo computer, ovunque tu sia.
  • Veloce: il risparmio di tempo offerto dall'adozione di una soluzione di firma elettronica è estremamente importante. La stampa, la firma, la scansione e il reinvio dei documenti richiedono molto tempo. Con la firma elettronica puoi firmare i tuoi contratti in pochi minuti e riprendere a dedicarti alle tue attività essenziali.
  • Economica: francobolli, risme di carta, cartucce d'inchiostro, stampanti, buste ... Tutto questo ha un costo. Il passaggio alla firma elettronica consente di snellire le spese e risparmiare notevoli quantità di denaro immediatamente.
  • Ecologica: la firma digitale Yousign offre una reale dematerializzazione dei tuoi documenti contrattuali. La loro stampa diventa quindi superflua.

Digitalizza la firma dei tuoi documenti, in modo semplice e sicuro

Come firmare un documento PDF con Yousign

Niente di più facile!

Ecco la procedura da seguire se sei un firmatario:

  1. Clicca sulla casella "accedi ai documenti" nell'email che hai ricevuto da parte di Yousign.
  2. Leggi il tuo documento fino all'ultima riga
  3. Clicca su "ultimo passaggio"
  4. Inserisci il codice OTP ricevuto tramite SMS, quindi convalida la procedura
  5. Congratulazioni! Hai appena firmato il tuo documento PDF con Yousign!

Ecco la procedura da seguire se sei tu a richiedere la firma di un documento:

  1. Compila i dati di contatto dei firmatari
  2. Carica il documento nell'applicazione
  3. Invia il documento
  4. Segui lo stato di avanzamento delle firme in tempo reale e aggiungi dei promemoria automatici

Congratulazioni! Hai appena creato il tuo primo documento da far firmare con Yousign!

Ricorda

Quando si tratta di firmare documenti importanti, non basta inserire un’immagine o disegnare una firma a mano libera. La firma elettronica offre un livello di sicurezza, identificazione e conformità legale che strumenti manuali non possono garantire. Grazie a funzionalità pensate per la gestione di PDF, moduli e contratti, è possibile firmare online in modo rapido, da qualsiasi dispositivo, senza dover stampare o scansionare nulla. In pochi clic, il documento viene firmato, archiviato e pronto per essere inviato, anche via PEC se necessario.

FAQ

  • Quali sono i metodi più comuni per firmare un PDF?

    Per firmare un documento PDF è possibile usare due approcci principali:

    • Il primo consiste nel disegnare la firma a mano utilizzando il trackpad del proprio dispositivo. Questa soluzione è semplice e immediata: si apre il file, si seleziona la funzione firma, si disegna la firma e la si aggiunge al documento.
    • Il secondo metodo è quello della firma elettronica, che consente di firmare PDF in modo digitale, con strumenti specifici che garantiscono sicurezza, identificazione del firmatario e valore legale.
      Entrambe le opzioni permettono di firmare in pochi clic, ma offrono livelli diversi di affidabilità e conformità normativa.
  • La firma con trackpad ha valore legale?

    No. Una firma inserita manualmente con il trackpad, anche se visivamente simile alla firma reale, non è considerata una firma elettronica ai sensi del Regolamento eIDAS. Non fornisce garanzie sull’identità del firmatario e può essere facilmente copiata o falsificata. Questo tipo di firma è priva di tracciabilità, non offre strumenti di verifica ed è priva di validità giuridica. È quindi sconsigliata per contratti o documenti ufficiali.

  • Come firmare un PDF in modo sicuro da qualsiasi dispositivo?

    Per firmare un PDF in modo sicuro e legalmente riconosciuto, è consigliabile usare una piattaforma di firma elettronica. Con pochi clic, puoi caricare il file, aggiungere la firma elettronica, compilare moduli, inviare il documento firmato e scaricarlo in formato PDF. Tutto il processo è pensato per funzionare su qualsiasi dispositivo (computer, tablet, smartphone) e per garantire la massima protezione dei tuoi dati.

  • Posso inserire una firma elettronica senza stampare o scansionare nulla?

    Sì. Con una app di firma digitale puoi creare, aggiungere e inviare la tua firma direttamente nel PDF, senza passaggi manuali. Puoi anche visualizzare l’anteprima, scegliere il punto esatto in cui firmare e completare l’intero flusso online, in pochi secondi. È la soluzione ideale per contratti, moduli o qualsiasi documento che richieda una firma con piena validità elettronica.

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