La signature pour ordre est une pratique courante en entreprise qui permet à une personne de signer un document au nom d'une autre. Cette forme de délégation d'autorisation est notamment utilisée lorsqu'un responsable, pour une raison quelconque, ne peut pas signer lui-même un document et confie cette mission à un tiers par le biais d'un mandat informel.
Dans cet article, nous détaillons ce qu'est une signature pour ordre (aussi appelée signature "P.O"), dans quels cadres juridiques elle est utilisée, quelle est sa valeur juridique, comment bien la mettre en œuvre et quelle alternative offre la signature électronique pour sécuriser vos actes et processus de validation.
Résumé en bref :
- Définition : La signature pour ordre (abrégée P.O ou P/O) permet à une personne de signer un document au nom d'une autre, sans nécessiter de procuration écrite formelle. La mention "pour ordre" doit être apposée avant la signature.
- Usage principal : Cette pratique est très répandue dans le cadre professionnel (dirigeant qui délègue à son assistante, manager qui autorise un collaborateur) mais reste rare dans les échanges personnels.
- Valeur juridique : La signature pour ordre engage la responsabilité de la personne au nom de laquelle le document est signé, et non celle du signataire effectif. Sa valeur juridique est plus faible qu'une procuration notariée, mais sa mise en œuvre est plus simple.
- Mention obligatoire : Pour être valable, le signataire doit impérativement indiquer son identité (nom, prénom, fonction) ainsi que la mention "P.O", "P/O" ou "pour ordre" à côté de sa signature.
- Alternative moderne : La signature électronique offre une solution sécurisée, légale et traçable qui évite les risques juridiques liés à la signature pour ordre, tout en permettant la signature à distance sans déplacement physique.
Qu'est-ce que la signature pour ordre (P.O) ? Définition et cadre juridique
La mention "pour ordre", aussi écrite "par ordre" et souvent abrégée "p.o" ou "P/O" est une indication souvent manuscrite apposée à côté de la signature d'un document concernant l'employeur ou l'employé. Elle peut être utilisée dans bon nombre de cas (licenciement, embauche d'un salarié, prestation sociale, etc.). Ces lettres se trouvent en général au format PDF, l'un des types de fichiers les plus utilisés dans le monde.
Cette mention "signature pour ordre" indique aux parties investies dans un contrat que la personne qui a signé n'est pas la personne désignée dans le contrat.
En revanche, la signature pour ordre engage la responsabilité de la personne qui était censée signer et non la personne qui a dans les faits signé.
La signature pour ordre constitue une forme de mandat tacite ou informel : le signataire agit en tant que mandataire de la personne habilitée, dans le cadre juridique d'une délégation d'autorisation. Contrairement à un acte notarié, la signature P.O repose sur la confiance mutuelle et ne nécessite pas de formalités légales spécifiques.
Important
La signature pour ordre n'est valable que si l'autorisation a été donnée au préalable par la personne concernée. Signer pour ordre sans mandat ou autorisation constitue un faux en écriture et peut entraîner des sanctions pénales. La responsabilité juridique reste toujours celle de la personne au nom de laquelle le document est signé, et non celle du signataire effectif.
Exemple concret de signature pour ordre en entreprise
Exemple de signatures d'un document pour ordre : Dans l'exemple que nous avons donné en introduction, Jean-Claude tombe malade et informe donc Caroline qu'elle devrait signer pour lui. Plutôt que de lui faire une procuration écrite via un PDF par exemple, il donne son autorité de signature à Caroline qui signera de sa propre signature. C'est en quelque sorte une délégation de signature que Jean-Claude a léguée à Caroline. Caroline devra apposer avant la signature la mention "pour ordre".
En termes de portée juridique, même si Caroline a signé de ses mains le contrat, c'est bien la responsabilité de Jean-Claude qui est engagée en cas de litige ou de recours envers la société.
La signature pour ordre se fait beaucoup dans le monde professionnel, l'exemple type étant le dirigeant d'entreprise (l'employeur) qui délègue ses pouvoirs de signature à son / sa secrétaire par exemple (l'employé).
Signature pour ordre vs signature par procuration : quelles différences ?
Évidemment, la différence entre signatures pour ordre et signatures par procuration est assez ténue pour que les deux soient régulièrement interverties voire confondues.
Dans les faits, ces deux types de signatures permettent en effet de signer pour le compte de quelqu'un d'autre.
En revanche, les modalités juridiques diffèrent. Signer pour ordre ne requiert pas de délégation écrite de la part de la personne qui délègue sa signature. Cependant, il peut être judicieux de faire une lettre de délégation de signatures afin d'éviter les risques de contestation. Dans cette lettre, le signataire mentionne l'identité de la personne à qui elle délègue la signature (nom et prénom), la date d'expiration de la délégation et les actes qu'elle pourrait signer. Une fois toutes les informations intégrées, cette lettre pourra faire foi de vérifications de l'identité du signataire par ordre.
La signature par procuration définit "un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose en son nom".
Vous l'aurez deviné, dans le cas d'une signature par procuration, le pouvoir de signer un document est délégué via un document officiel rédigé de préférence par un notaire ou un avocat. Il faudra donc obtenir une lettre signée d'un notaire par exemple. La signature par procuration est principalement utilisée sur les documents légaux et sur les documents administratifs.
La procuration notariée à distance : cadre légal depuis 2020
Le décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 instaure la procuration notariée à distance. Le notaire peut désormais établir la procuration via un système électronique lorsque l'une ou toutes les parties (les signataires) ne peuvent être présentes.
Tableau comparatif : signature P.O, procuration et signature électronique
Critère | Signature pour ordre (P.O) | Signature par procuration | Signature électronique |
|---|---|---|---|
Définition | Délégation informelle de signature au nom d'une autre personne | Mandat formel donné par acte écrit authentique | Procédé technique de signature à distance sécurisé et traçable |
Document requis | Aucun document obligatoire (recommandé : lettre de délégation interne) | Procuration notariée ou acte authentique | Aucun (processus 100% numérique) |
Valeur juridique | Moyenne (risque de contestation) | Forte (acte authentique) | Forte (conforme eIDAS, articles 1366-1367 Code civil) |
Facilité d'usage | Très simple (pas de formalité) | Complexe (notaire, délais) | Très simple (signature en ligne instantanée) |
Responsabilité | Personne au nom de laquelle on signe | Mandataire désigné dans la procuration | Signataire lui-même |
Cas d'usage | Courriers professionnels, documents internes | Actes juridiques importants (vente immobilière, etc.) | Contrats commerciaux, RH, administratifs à distance |
Coût | Gratuit | Honoraires notaire (50-150€) | Variable selon solution (ex: Yousign gratuit 14 jours) |
Qui peut signer pour ordre ? Autorisation et délégation de signature
Dans le cadre professionnel : le cas le plus fréquent
Il est très rare que la signature pour ordre se passe dans un autre cadre que celui de l'entreprise/la société. Très rarement cependant, il est possible qu'elle soit utilisée dans le cadre d'échanges ou de courriers personnels.
L'exemple donné plus haut dans lequel un dirigeant d'entreprise demande à son / sa secrétaire de signer pour lui / elle représente l'écrasante majorité des usages d'une signature pour ordre. La ou les personnes désignées deviennent alors signataires, mais la responsabilité qui est engagée est bien celle de la personne pour qui le document est signé (dans notre exemple : le chef d'entreprise).
Cadre juridique et recommandations de formalisation
Pour autant, il n'existe pas d'obligations au regard de la loi, ni de procédure particulière à entamer, ni même de courrier à envoyer pour faire appliquer une signature pour ordre. Chacun et tout le monde peut demander, sans besoin de support légal ou d'avocat, de signer pour quelqu'un d'autre.
Il est toutefois recommandé d'établir un mandat clair précisant la nature de l'autorisation accordée et le périmètre des actes concernés. Ce cadre juridique interne permet de sécuriser la pratique et de limiter les risques en cas de litige. Dans certaines entreprises, des lettres de délégation standardisées définissent précisément les conditions d'usage de la signature pour ordre.
Quelle est la valeur juridique de la signature pour ordre ?
La signature pour ordre possède une valeur juridique plus faible, mais une facilité d'usage plus élevée. Comme toujours, le choix entre signature pour ordre et signature par procuration se fera en plaçant le curseur entre facilité d'utilisation et sécurité juridique.
Attention
Bien que la signature pour ordre ne nécessite pas de document officiel, l'absence de trace écrite de l'autorisation peut entraîner des risques de contestation. En cas de litige, il sera difficile de prouver que la délégation a bien été accordée. Il est donc fortement recommandé de rédiger une lettre de délégation de signature mentionnant l'identité du signataire, la durée de validité de l'autorisation et les types de documents concernés.
Simplifiez vos processus de signature avec la signature électronique
Vous souhaitez éviter les complications liées à la signature pour ordre tout en garantissant la validité juridique de vos documents ? La signature électronique Yousign vous permet de faire signer vos contrats à distance, en toute sécurité et conformité légale.
Avec Yousign, vous bénéficiez de :
- Une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite (conforme au règlement eIDAS)
- Une traçabilité complète de chaque signature (horodatage, certificat, dossier de preuve)
- Un gain de temps considérable : vos documents sont signés en quelques minutes, où que soient vos signataires
- Une solution simple et intuitive, sans installation ni formation requise
Essayez la signature électronique gratuitement pendant 14 jours
Comment apposer une signature pour ordre sur un document ?
Rien de plus simple que de faire une signature pour ordre ! Le signataire désigné devra signer à l’endroit réservé pour la signature, en n’omettant pas de préciser son nom, son prénom et la mention “PO” ou “ P/O” ou encore “ P.O (pour ordre)”
Exemple :
Mme Lambert, CEO
PO
M. Eric, VP Finance ou
M. Antoine, VP Marketing
Signature
Bon à savoir
Pour éviter tout malentendu ou contestation ultérieure, pensez à conserver une copie de la lettre de délégation de signature dans vos dossiers internes. Vous pouvez également demander au signataire d'indiquer la date de la délégation à côté de la mention P.O. Cela renforcera la traçabilité et facilitera les vérifications en cas de contrôle ou de recours juridique.
Signature électronique : l'alternative moderne à la signature pour ordre
La signature électronique apparaît comme une excellente alternative à la signature pour ordre, puisqu’elle permet sans aucun problème la signature à distance sécurisée et parfaitement valable juridiquement.
Les avantages de la signature électronique vs signature P.O
Grâce à la signature électronique, plus besoin de s’embourber dans de la contractualisation énergivore et chronophage: quand le signataire n’est pas présent sur le lieu de signature, la signature électronique peut tout simplement lui permettre de signer en ligne les documents.
Terminés les déplacements physiques, les envois par la poste, les retards postaux et les allers-retours inutiles.
Avec la signature électronique, le signataire signe en ligne sans problème. Le processus de signature est facile, efficace et très économe. Plus de papier, plus d’imprimante, plus de frais postaux: le signataire reçoit un email avec un lien qui dirige vers le document à signer.
Valeur légale et conformité : règlement eIDAS et Code civil
Le processus est sécurisé et parfaitement légal, car la signature électronique est très encadrée par la réglementation eIDAS. En France, la valeur légale de la signature électronique est établie dans les articles 1366 et 1367 du Code civil.
Conclusion : signature pour ordre, une pratique limitée face à l'alternative sécurisée de la signature électronique
La signature pour ordre reste une pratique répandue dans le monde professionnel pour sa simplicité et sa rapidité. Toutefois, elle présente des limites juridiques et des risques de contestation en l'absence de formalisation écrite de l'autorisation.
Aujourd'hui, la signature électronique s'impose comme l'alternative la plus sécurisée, la plus rapide et la plus conforme aux exigences légales. Elle permet à chaque signataire de valider ses documents en ligne avec sa propre identité, tout en bénéficiant d'une traçabilité complète et d'une valeur juridique renforcée par le règlement eIDAS.
Si vous souhaitez moderniser vos processus de signature et garantir la validité de vos actes contractuels, la signature électronique est la solution idéale.
Passez à la vitesse supérieure
Essayer la signature électronique gratuitement pendant 14 jours
Questions fréquentes sur la signature pour ordre
Quelle est la différence entre signature pour ordre et signature par procuration ?
La signature pour ordre ne nécessite aucun document officiel : il suffit d'une autorisation orale ou interne pour déléguer sa signature. En revanche, la signature par procuration repose sur un acte écrit authentique (généralement notarié) qui confère un mandat formel. La procuration offre une valeur juridique plus forte, mais elle est plus contraignante à mettre en place. La signature pour ordre est donc privilégiée pour les actes courants en entreprise, tandis que la procuration est réservée aux actes juridiques importants.
La signature pour ordre est-elle valable juridiquement ?
Oui, la signature pour ordre est juridiquement valable dès lors que l'autorisation a été donnée par la personne concernée. Cependant, sa valeur probante est plus faible qu'une signature par procuration notariée. En cas de contestation, il peut être difficile de prouver l'existence de l'autorisation si celle-ci n'a pas été formalisée par écrit. C'est pourquoi il est recommandé de rédiger une lettre de délégation de signature.
Puis-je signer pour ordre sans autorisation écrite ?
Oui, légalement aucune autorisation écrite n'est obligatoire pour signer pour ordre. Toutefois, pour sécuriser la démarche et éviter tout risque de contestation ultérieure, il est fortement conseillé de formaliser l'autorisation dans une lettre de délégation. Ce document doit mentionner l'identité du signataire, la durée de validité de la délégation et les actes concernés.
Comment apposer correctement une signature pour ordre sur un document ?
Pour signer pour ordre, le signataire doit apposer sa propre signature manuscrite (ou électronique) à l'endroit prévu, puis indiquer clairement :
- La mention "P.O", "P/O" ou "pour ordre"
- Son nom et prénom
- Sa fonction ou qualité (ex: "Assistante de direction", "Responsable administratif")
Exemple :
Mme Dupont, Directrice Générale
P.O
M. Martin, Responsable administratif
SignatureLa signature électronique peut-elle remplacer la signature pour ordre ?
Oui, et c'est même une alternative plus sécurisée. La signature électronique permet à chaque signataire de signer directement en ligne avec sa propre identité, sans nécessiter de délégation. Chaque signature est horodatée, traçable et conforme au règlement eIDAS. Cela évite les risques de contestation liés à la signature pour ordre tout en offrant une rapidité et une sécurité accrues. Avec une solution comme Yousign, les documents peuvent être signés à distance en quelques minutes.
Quels sont les risques d'une signature pour ordre contestée ?
En cas de contestation, si vous ne pouvez pas prouver que l'autorisation de signer pour ordre vous a été donnée, la signature peut être invalidée. Cela peut entraîner la nullité du document signé et engager votre responsabilité personnelle (voire pénale en cas de faux). Pour limiter ce risque, conservez toujours une trace écrite de l'autorisation et assurez-vous que la personne concernée est informée et consent explicitement à la délégation.
Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas leur exhaustivité, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, il ne saurait en aucun cas se substituer à un conseil juridique.
