Imaginons un scénario. Jean-Claude est chez lui, il se prépare à partir au travail et là… le drame: il tombe malade. Un sacré rhume carabiné qui le cloue sur place. Impossible alors d’aller au travail, il n’en a pas la force.
Fichtre alors ! Jean-Claude vient de se souvenir qu’il devait signer ce bon de commande pour sa société ô combien important aujourd’hui. Quel manque de chance ! Il décide donc d’avoir recours à la signature pour ordre et d’appeler sa collègue Caroline pour la prévenir qu’il faudra qu’elle signe à sa place.
“ Quoi ? Je peux signer à ta place ?” s’exclame sa collègue.
Eh oui, Caroline. Grâce à la signature pour ordre, vous pouvez en toute quiétude signer un document ! Découvrons ensemble ce qu’est la signature pour ordre et quelle en est l’utilité.
Signature pour ordre (PO) : définition
La mention “pour ordre”, aussi écrite “par ordre” et souvent abrégée “p.o” ou “P/O” est une indication souvent manuscrite apposée à côté de la signature d’un document concernant l'employeur ou l'employé. Elle peut être utilisée dans bon nombre de cas (licenciement, embauche d'un salarié, prestation sociale, etc.). Ces lettres se trouvent en général au format PDF, l'un des types de fichiers les plus utilisés dans le monde.
Cette mention "signature pour ordre" indique aux parties investies dans un contrat que la personne qui a signé n’est pas la personne désignée dans le contrat.
En revanche, la signature pour ordre engage la responsabilité de la personne qui était censée signer et non la personne qui a dans les faits signé.
Signature pour ordre : exemple
Exemple de signatures d’un document pour ordre : Dans l’exemple que nous avons donné en introduction, Jean-Claude tombe malade et informe donc Caroline qu’elle devrait signer pour lui. Plutôt que de lui faire une procuration écrite via un PDF par exemple, il donne son autorité de signature à Caroline qui signera de sa propre signature. C’est en quelque sorte une délégation de signature que Jean-Claude a léguée à Caroline. Caroline devra apposer avant la signature la mention “pour ordre”. En termes de portée juridique, même si Caroline a signé de ses mains le contrat, c’est bien la responsabilité de Jean-Claude qui est engagée en cas de litige ou de recours envers la société.
La signature pour ordre se fait beaucoup dans le monde professionnel, l’exemple type étant le dirigeant d'entreprise (l'employeur) qui délègue ses pouvoirs de signature à son / sa secrétaire par exemple (l'employé).
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Signature pour ordre ou signature par procuration
Évidemment, la différence entre signatures pour ordre et signatures par procuration est assez ténue pour que les deux soient régulièrement interverties voire confondues.
Dans les faits, ces deux types de signatures permettent en effet de signer pour le compte de quelqu’un d’autre.
En revanche, les modalités juridiques diffèrent. Signer pour ordre ne requiert pas de délégation écrite de la part de la personne qui délègue sa signature. Cependant, il peut être judicieux de faire une lettre de délégation de signatures afin d'éviter les risques de contestation. Dans cette lettre, le signataire mentionne l'identité de la personne à qui elle délègue la signature (nom et prénom), la date d'expiration de la délégation et les actes qu'elle pourrait signer. Une fois toutes les informations intégrées, cette lettre pourra faire foi de vérifications de l'identité du signataire par ordre.
La signature par procuration définit “ un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose en son nom”.
Vous l’aurez deviné, dans le cas d’une signature par procuration, le pouvoir de signer un document est délégué via un document officiel rédiger de préférence par un notaire ou un avocat. Il faudra donc obtenir une lettre signée d’un notaire par exemple. La signature par procuration est principalement utilisée sur les documents légaux et sur les documents administratifs.
Petit point sur la procédure de la signature par procuration :
Le décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 instaure la procuration notariée à distance. Le notaire peut désormais établir la procuration via un système électronique lorsque l’une ou toutes les parties (les signataires) ne peuvent être présentes.
Qui peut signer pour ordre ?
Il est très rare que la signature pour ordre se passe dans un autre cadre que celui de l'entreprise/la société. Très rarement cependant, il est possible qu'elle soit utilisée dans le cadre d'échanges ou de courriers personnels.
L'exemple donné plus haut dans lequel un dirigeant d'entreprise demande à son / sa secrétaire de signer pour lui / elle représente l'écrasante majorité des usages d'une signature pour ordre. La ou les personnes désignées deviennent alors signataires, mais la responsabilité qui est engagée est bien celle de la personne pour qui le document est signé (dans notre exemple: le chef d'entreprise).
Pour autant, il n'existe pas d'obligations au regard de la loi, ni de procédure particulière à entamer, ni même de courrier à envoyer pour faire appliquer une signature pour ordre. Chacun et tout le monde peut demander, sans besoin de support légal ou d'avocat, de signer pour quelqu'un d'autre.
Signature P/O, quelle valeur juridique ?
La signature pour ordre possède une valeur juridique plus faible, mais une facilité d’usage plus élevée. Comme toujours, le choix entre signature pour ordre et signature par procuration se fera en plaçant le curseur entre facilité d’utilisation et sécurité juridique.
Comment faire une signature pour ordre ?
Rien de plus simple que de faire une signature pour ordre ! Le signataire désigné devra signer à l’endroit réservé pour la signature, en n’omettant pas de préciser son nom, son prénom et la mention “PO” ou “ P/O” ou encore “ P.O (pour ordre)”
Exemple :
Mme Lambert, CEO
PO
M. Eric, VP Finance ou
M. Antoine, VP Marketing
Signature
Et la signature électronique dans tout cela ?
La signature électronique apparaît comme une excellente alternative à la signature pour ordre, puisqu’elle permet sans aucun problème la signature à distance sécurisée et parfaitement valable juridiquement.
Grâce à la signature électronique, plus besoin de s’embourber dans de la contractualisation énergivore et chronophage: quand le signataire n’est pas présent sur le lieu de signature, la signature électronique peut tout simplement lui permettre de signer en ligne les documents.
Terminés les déplacements physiques, les envois par la poste, les retards postaux et les allers-retours inutiles.
Avec la signature électronique, le signataire signe en ligne sans problème. Le processus de signature est facile, efficace et très économe. Plus de papier, plus d’imprimante, plus de frais postaux: le signataire reçoit un email avec un lien qui dirige vers le document à signer.
Le process est sécurisé et parfaitement légal, car la signature électronique est très encadrée par la réglementation eiDAS. En France, la valeur légale de la signature électronique est établie dans les articles 1366 et 1367 du Code civil.
Pour conclure, nous pouvons avancer sans grands doutes que la signature pour ordre est une pratique répandue qui est sur la pente descendante.
La signature électronique se présente comme le moyen le plus simple, le plus pratique et surtout le plus sécurisé pour signer tous ses contrats et ses documents. Apposer sa propre signature est un jeu d’enfant grâce à la signature électronique et vous permettra de signer en ligne, et de faire des économies d’argent monumentales.
Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas leur exhaustivité, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, il ne saurait en aucun cas se substituer à un conseil juridique.
