Délégations de signature : règles, fonctionnement, modèle, exemples

Le monde de la signature renferme bien des notions. Qu’il s’agisse de délégation de signature, de signature pour ordre, de paraphes, de cachet-serveur ou autres, certains mots attachés à la signature peuvent être difficile à comprendre.

La signature électronique étant le pendant numérique de la signature manuscrite, ces notions compliquées de prime abord existent elles aussi. Parmi elles, la délégation de signature. Voyons dans cet article ce qu’elle comprend et comment elle peut être définie.

Une délégation de signature en conformité est l’acte par lequel une personne physique (appelée "déléguant") autorise une autre personne ( appelée “délégataire”) à signer des documents en son nom. 

C’est un transfert de pouvoir assez commun dans le monde de l’entreprise. C’est notamment le cas quand un(e) DRH est autorisé(e) à signer un contrat au nom d’un(e) CEO par exemple.  Dans ce cas, le délégataire aura le droit de signer contrats, bons de commandes, factures, notes de service, etc.

En règle générale, la délégation de signature typique serait celle qui inclut le/la CEO en tant que délégant et le directeur ou la directrice des ressources humaines en délégataire. 

Si cet exemple est le plus commun dans le monde de l'entreprise, le délégataire peut évidemment différer de cet exemple. 

La gestion quotidienne de l'entreprise ou de la structure associative reste cependant entre les mains du président ou de la présidente. La délégation de signature n'a pour but que de transférer la responsabilité de la signature à un collaborateur d'un niveau hiérarchique moins élevé. C'est la raison pour laquelle il est impossible pour un dirigeant ou une dirigeante d'entreprise de déléguer des choix stratégiques relatifs aux différents services de l'entreprise.

Il est important de comprendre cependant que le délégataire n'a aucun autre pouvoir que celui de signer des actes pour le compte du délégant. Ainsi, il est totalement impossible pour le délégataire d'agir ou de prendre une décision stratégique ou relative à l'organisation globale de l'entreprise dont seul(e) le/la président(e) de l'entreprise doit être responsable (par exemple: licencier un collaborateur de travail). 

Pour que le délégataire puisse effectuer des actes tels que le licenciement d'un collaborateur, ou le changement de poste de travail, le président doit signer une délégation de pouvoir.

Il n’existe pas de limite de taille d’entreprise ou de structure pour déléguer sa signature. En revanche, les rôles de délégant et délégataire sont bien définis et répondent à des désidérata précis. 

Ainsi, pour assurer la conformité de la délégation:

• Le délégant doit être un chef d’entreprise
• Le délégant doit pouvoir justifier de son incapacité à gérer personnellement son entreprise et se montrer incapable de gérer de manière fiable le personnel et les activités courantes.
  Il existe aussi des obligations pour être délégataire :
• le délégataire doit être un salarié de l'entreprise
• le délégataire doit être nécessairement à un niveau hiérarchique inférieur au délégant
  

Les délégations de signature permettent aux managers d'autoriser une autre personne à signer certaines actions en leur nom, plutôt que de déléguer des actes. En revanche, il ne faut pas confondre délégation de signature et délégation de pouvoir.

Les délégations de pouvoir est une convention par laquelle un CEO délègue certains pouvoirs à l'un de ses salariés. Cela permet au salarié d'effectuer une ou plusieurs actions au nom de l'entreprise. En théorie, un salarié avec une délégation de pouvoir émanant de son CEO pourrait licencier un autre employé. 

La délégation de signature ne concerne que la signature d’un document. En d’autres termes, la délégation de signature ne permet absolument pas de déléguer des actes, mais de signer certains actes au nom de quelqu’un d’autres.  

La délégation de pouvoir permet donc au délégant de transférer des pouvoirs relatif à l'organisation et la structure de l'entreprise.

L’avantage de déléguer la signature est principalement de libérer du temps dans l’agenda d’un CEO afin qu’il / elle puisse se concentrer sur ses activités principales, tout en ayant l’assurance qu’un de ses collaborateurs a le pouvoir nécessaire pour signer les documents qu’un CEO doit signer.

Pour être en totale conformité, les documents faisant référence au transfert de signatures doivent contenir les identités complètes et des échantillons de signatures des deux parties. La durée de la délégation peut être limitée et doit être documentée. Les délégants peuvent également déléguer leur signature indéfiniment. Dans ce cas, l'étendue des pouvoirs du délégant doit être déterminée. Une copie de la délégation sera mise à la disposition de chaque partie à des fins d'archivage. 

La délégation de signature peut se faire dans n’importe quel type de documents à signer: 

• bons de commande
• factures
• contrat d’embauche
• baux
• etc.
  

Objet : Délégation de signature

Pièces jointes : Justificatif d'identité du délégant et du délégataire.

Je, soussigné(e) [nom / prénom du délégant], né(e) le [date de naissance du délégant], représentant légal de la société [nom et forme de l’entreprise du délégant], donne par la présente pouvoir à [nom et prénom du délégataire], né(e) le [indiquez la date de naissance du délégataire], en sa qualité de [indiquez la qualité du délégataire], afin qu'elle puisse signer pour moi et en mon nom tout formulaire et document, dans la mesure où il n'engage pas la société pour une somme supérieur à [indiquez la somme en chiffres et en lettres, si applicable].

Cette personne pourra également requérir tout document nécessaire concernant la société.

Ce pouvoir de signature est confié à [indiquez le nom et le prénom du délégataire] pour la durée limitée de [indiquez le nombre de mois ou d'année ou indéfiniment si la durée n’est pas limitée].

Les documents signés en application de la présente délégation de signature doivent comporter la mention "Pour [indiquez le nom et prénom du délégataire], représentant légal, et par délégation".

Il est précisé que [nom et prénom du délégataire] n'est pas autorisé à subdéléguer la présente délégation de signature car ceux-ci lui ont été délégués en raison de sa compétence.

Fait à [ville] le [date], en 2 (deux) exemplaires originaux.

Signature du Délégant / Signature du Délégataire