Depuis quelques années déjà les notaires ont commencé à s’équiper de tablettes permettant la signature électronique d’actes authentiques, notamment dans le cadre de la vente de biens immobiliers.
Signer des actes notariés à distance reste tout de même une exception au sein de cette profession, due tant aux limites juridiques imposées à la signature de certains documents que dans les habitudes prises par les études notariales de signer en présence physique.
Cependant cette tendance évolue et l’ouverture de la signature électronique à distance à tout un panel de documents va considérablement simplifier la vie des notaires et de leurs équipes.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature électronique va permettre de signer des documents au moyen d’un certificat électronique qui sera apposé sur le document au format numérique.
Afin de disposer d’une véritable valeur juridique, elle doit :
👉 suivre les règles édictées par le règlement européen eIDAS,
👉 être réalisée par un tiers de confiance et une autorité de certification, elle-même auditée et certifiée par l’ANSSI.
Tout savoir sur le visa de sécurité délivré par l'ANSSI.
La signature électronique doit idéalement :
- permettre d’authentifier le signataire
- protéger l’intégrité du document signé
- faire usage d’un certificat électronique
Il existe 3 niveaux de signature électronique. Leur différence se situe sur les niveaux de sécurité des critères cités ci-dessus et sur les modes d’authentification ou d’identification des signataires.
Ces types de signature sont :
- la signature simple
- la signature avancée
- la signature qualifiée
Les actes authentiques électroniques sont signés au moyen d’un système de signature électronique qualifiée, cependant celle-ci ne peut pas être effectuée à distance avec les moyens dont disposent actuellement les notaires.
La signature avancée, en revanche, permet la signature à distance et va pouvoir débloquer de nombreuses situations permettant ainsi la signature de documents indispensables au bon fonctionnement d’une étude notariale.
Essayez la signature électronique gratuitement pendant 14 jours
La signature électronique à distance pour les notaires
Le Conseil supérieur du notariat a récemment rappelé que la signature de certains actes à distance pouvait désormais s’opérer au moyen de solutions de signature électronique certifiées par l’ANSSI et référencées par le conseil.
Depuis novembre 2020, le décret n°2020-1422 instaure la signature par comparution à distance de procurations authentiques sur support électronique.
Ces solutions doivent donc être en mesure de proposer un niveau de signature électronique avancée, indispensable à la signature électronique à distance de ces documents.
Cette signature électronique concerne entre autre:
- les procurations
- les actes sous seing-privé
- les compromis de vente
- les décomptes
- les conventions d’honoraires
- les attestations de vente
- ...
Cette évolution des pratiques va permettre aux notaires de poursuivre leur activité à distance avec leurs clients et simplifier la gestion des dossiers, notamment lorsque ceux-ci se révèlent particulièrement complexes compte tenu du nombre important d’interlocuteurs parfois éloignés géographiquement.
La signature de niveau avancée va permettre d’authentifier de manière sécurisée les signataires des documents via différents moyens et notamment après vérification en ligne d’une pièce d'identité (CNI ou passeport).
Une offre et des services dédiés aux notaires
Les notaires ont des problématiques métier bien spécifiques, par ailleurs strictement encadrées d’un point de vue juridique. Conscient des besoins qu’ils peuvent avoir en matière de signature électronique à distance et des usages sur des dossiers nécessitant à la fois des garanties en matière de sécurité et de confidentialité, Yousign a développé une offre sur-mesure, dédiée aux études notariales.
L’objectif est de pouvoir accompagner les notaires dans la mise en place de nos solutions de signature électronique, tout en leur apportant l’expertise de professionnels spécialisés sur leurs problématiques afin de les guider au mieux dans l’utilisation de nos solutions.
Les solutions de signature électronique de Yousign sont certifiées par l’ANSSI et référencées par le Conseil Supérieur du Notariat.
Elles garantissent :
- des signatures certifiées au niveau européen
- la conformité aux exigences du CSN
- un niveau de signature électronique avancé
- une équipe support dédiée aux notaires pour obtenir toutes informations utiles et nécessaires quant à votre situation
Peut-on signer un acte notarié à distance ?
La pandémie mondiale de covid-19 a poussé bon nombres d'entreprises et de professionnelles à révolutionner leur façon de travailler, et à accepter la télétravail comme nouvelle norme de travail. Il subsiste cependant des questions sur les actes notariés à distance et la question logique est donc de savoir s'il est possible de signer des actes notariés à distance.
La réponse est oui. La loi est très claire dessus. Le décret numéro 2020-1422 du 20 novembre 2020, passé au journal officiel du 21 novembre donne le feu vert aux actes notariés à distance et à l'établissement de procuration authentique à distance au format électronique.
Comment signer un acte notarié à distance ?
Dans la pratique, votre notaire va vous convier à une réunion en distanciel. A l'issu de cette réunion sera établie une procuration.
Vous recevrez ensuite par email un lien pour signer votre document à distance par le biais d'une signature électronique comme celle de Yousign par exemple.
En quelques clics et quelques minutes, tout est signé !
L'équipement et les pièces nécessaires
En termes d'équipement, il ne faut rien de plus qu'un appareil capable de se connecter à internet (en wifi ou en données).
Pour ce qui est des pièces nécessaires, cela dépend du niveau de signature qui a été choisi. Au minimum, dans le cas d'une signature simple, il vous faudra un téléphone portable pour qu'un connaitre et saisir le code OTP qui vous sera envoyé lors de la signature du contrat. Les modalités et les pièces d'identité nécessaires diffèrent dans le cas d'une signature électronique avancée, ou qualifiée.
Des fonctionnalités pensées pour les études notariales
Yousign a développé tout un panel de fonctionnalités idéales pour l’usage de la signature électronique par les notaires. Il sera ainsi possible de faire signer à distance ses documents en toute sérénité.
- Signature à distance depuis n’importe quel appareil
- Modes d'authentification variés des signataires
- Stockage sécurisé et confidentialité des échanges dans un “coffre-fort électronique”
- Génération automatique d’un dossier de preuve pour chaque signature
- Circuits de validation et de signature des documents
- Relances automatiques des signataires
Les notaires et leurs équipes peuvent désormais se consacrer pleinement à leur cœur de mission et simplifier les processus de validation et de signature des documents qui représentent parfois un frein au bon déroulement des dossiers, notamment dans le secteur de l’immobilier.
