Tout savoir sur la valeur probante d’un document

Tous les documents ont-ils la même valeur pour prouver un fait ? Certains modes de preuve ont-il un degré de valeur supérieur aux autres ? Un document électronique a-t-il la même valeur probante qu’un écrit manuscrit ? Le droit français établit une hiérarchisation des modes de preuves admissibles et des informations écrites dans le cadre du procès civil. Cette échelle de valeur sert également de référentiel dans notre quotidien. Mieux vaut alors connaître ce que vous pouvez produire et les effets associés. Quelle est la valeur probante d’un document ? Découvrez nos réponses.

Parler de la valeur probante d’un document, c’est évaluer et caractériser sa force en tant que mode de preuve. 

Autrement dit, le document dont il est question peut-il valablement prouver aux yeux du droit ce que j’avance ou ce que je réclame ? Ainsi, l’adjectif probant signifie qui tend à prouver ou sert de preuve. 

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se trouvent confrontées au problème de la conservation de multiples données. Dont, entre autres, les factures. Sous quel format peut-on les garder ? Une facture électronique a-t-elle autant de poids que celle établie sur support papier ? Doit-on encore recourir à l’archivage papier ou l’archivage numérique est-il désormais une option envisageable sans risque de perte de valeur des documents concernés et donc de droits ?

Ces questions sont essentielles dans la vie d’une entreprise. Car des réponses données découlent des méthodes de gestion et d’archivage appropriées.  

Un écrit consiste en une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quel que soit leur support (article 1365 du Code civil). 

La signature est un élément nécessaire à la perfection d'un acte juridique. Elle permet en effet d’identifier son auteur et de manifester son consentement aux obligations de l’acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte (article 1367 du Code civil). 

Il existe différents types d'écrits en droit. Tous n’ont pas la même force probante. Voici les principaux, classés du plus au moins probant : 

• Les actes authentiques (articles 1369 à 1371 du même code) : actes passés devant notaire ou constats de commissaires de justice qui y sont assimilés pour leurs mentions. Ils font foi jusqu’à inscription de faux. Cela signifie qu’il est difficilement contestable.
• Les actes sous signature privée (articles 1372 à 1377 du même code) : actes signés entre particuliers avec ou sans présence d’avocats. Il est ainsi plus simple de contester la réalité d’un acte sous signature privée. Il est censé faire foi entre ceux qui l'ont signé. Pour le contester, il faut le désavouer (prouver que l’on ne l’a pas signé). 
• Les registres et documents professionnels (article 1378 du même code). Ils ont la même force probante que les actes sous signature privée.
• Les papiers dits domestiques, ceux détenus par les foyers français (articles 1378-1 et 1378-2). Par exemple, des notes, un agenda, ou un fichier informatique. Ils ne font pas preuve au profit de celui qui les a rédigées. Il est en effet interdit de se constituer un titre à soi-même (article 1363 du du même code). Tout au mieux, ils constituent un commencement de preuve par écrit.

La valeur probante dépend intrinsèquement de la nature du document dont il est question, selon la hiérarchie que nous venons d’établir. 

Techniquement, elle est donc accordée dès sa création mais en réalité le constat de cette valeur peut se faire bien plus tard, lors de la survenance de difficultés : soit pour faire exécuter un contrat ou pour réclamer une chose ou un droit. 

Selon l’article 1366 du Code civil, un document numérique écrit à la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve : 

• Que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane.

Et 

• Qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (idée du support durable auquel on peut avoir accès). 

Un document électronique qui remplit ces 2 conditions a donc autant de force probante qu’un papier manuscrit. 

La signature est nécessaire pour parfaire un acte juridique. Elle identifie son auteur et manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte.

L'article 1367 prévoit bien la possibilité d’une signature électronique. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuelle.

Celle-ci consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. Ainsi, aujourd’hui on peut signer numériquement des actes sous seing privé mais également des actes authentiques. 

La valeur probante permet de rapporter la preuve de l’existence d’un droit ou d’une obligation à charge d’une autre partie à un contrat. 

Autrement dit, les documents qui présentent toutes les garanties énoncées ci-dessus pourront être évoqués en justice pour prouver un engagement si l’un des cocontractants refuse de s’exécuter ou souhaite faire valoir un droit. 

La valeur probante sera constatée lors de la survenance d’un conflit et donc généralement par un juge. C’est lui qui, dans le cadre du procès, décide de la force définitive ou non d’une preuve écrite apportée. 

Il est parfaitement possible de contester la valeur probante d’un document. Mais la preuve contraire sera plus ou moins difficile à rapporter suivant la nature de l’acte : 

• Si l’acte est authentique, il faudra prouver que l’officier public qui l’a signé n’a pas lui-même personnellement constaté ou accompli l’acte.
• Si l’acte est sous signature privée, il faut prouver que l’on ne l’a pas signé soi-même. Ainsi, cela va dépendre des circonstances (devant ou sans témoins, avec contre signature …). 

Les autres actes (registres, documents) peuvent également être contestés en fonction de différentes variables (date de réalisation, mentions, auteur et qualité…). 

La force probante ou valeur probante d’un document dépend donc de sa nature mais également de ses conditions de conservation. 

L’écrit n’a désormais plus besoin d’exister sur support papier pour être utilisé comme preuve. La dématérialisation des procédures permet alors l’archivage, le stockage de document dans le cloud, et donc la conservation de ceux-ci tout en conservant leur force probante (d’où l’importance de respecter les délais de conservation des factures).

Les documents établis sur support numérique ont une valeur équivalente dès lors que leurs conditions de réalisation et de conservation fixées par la loi ont été respectées (articles 1366 et 1375 précités).