Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises du secteur public doivent obligatoirement transmettre leurs factures sous format électronique. Avec l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022, cette obligation s’étendra également aux entreprises assujetties à la TVA du secteur privé à partir de septembre 2026.
Objectifs de la réforme, plateformes agréées pour la gestion des e-factures, obligations des entreprises, étapes à suivre pour la mise en conformité : voici ce que vous devez savoir sur les normes légales liées à la facturation électronique.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
Définition
Une facture électronique (e-facture ou e-invoicing) est un format de facture entièrement digital. Pour être conforme, elle doit respecter les conditions suivantes :
- Contenir des données structurées qui permettent le traitement automatique de l’administration fiscale
- Être conforme à la norme européenne EN16931
- Se présenter sous un de ces formats : CII, UBL, Factur-X
De ce fait, émettre une facture en PDF ou scanner une facture papier pour l’envoyer par email ne sera plus accepté en France
Objectifs
Accélérer et simplifier les démarches administratives
Digitaliser le processus de facturation permet de réduire les délais de paiement et d’alléger la charge administrative des entreprises. Le pré-remplissage des déclarations de TVA vise également à simplifier les démarches et éviter les erreurs.
Améliorer la sécurité
Les normes sur la facturation électronique visent à lutter contre la fraude à la TVA, ainsi qu'à améliorer la sécurité des données à chaque étape du processus de facturation. Les factures électroniques sont en effet facilement traçables et archivées pendant 10 ans.
Réduire les coûts
Enfin, la facturation électronique permet de réduire les coûts relatifs à la facturation papier, en supprimant le budget alloué à l’impression, à l’expédition et au stockage des factures physiques. Les interventions humaines sont également réduites.
Les normes légales de la facturation électronique en France
Utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des entreprises dédiées à la facturation électronique. Elles permettent d’émettre, d'envoyer, de recevoir, d’archiver et d’assurer la traçabilité de toutes les e-factures.
Immatriculées par l’administration fiscale, elles permettent aux entreprises de digitaliser leur processus de facturation tout en respectant les nouvelles normes. Elles assurent notamment :
- La sécurité des informations grâce au chiffrement des données et la certification ISO 27001
- L’interopérabilité (capacité à s’adapter à différents logiciels et plateformes utilisées par les entreprises)
- La transmission des données de facturation à l’administration fiscale
- La traçabilité des factures
- Le respect des normes techniques (données structurées, formats, archivage)
Bon à savoir
Le Portail Public de Facturation (PPF) était autrefois une option disponible pour les entreprises qui recherchaient une solution gratuite avec des fonctionnalités de base. Cependant, il a été abandonné par le gouvernement en octobre 2024.
Les entreprises disposent de deux options pour transmettre leurs factures : elles peuvent soit passer par un opérateur de dématérialisation (OD), qui se chargera ensuite de les transmettre à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), soit choisir de s'appuyer directement sur une PDP. À chacune de déterminer le chemin qui correspond le mieux à ses besoins !
Yousign est partenaire des PDP
Le contenu des factures électroniques
Les mentions obligatoires sur les factures électroniques resteront globalement les mêmes que celles exigées pour les factures papier, conformément au Code de commerce et au Code général des impôts. Cependant, quatre nouvelles informations devront désormais figurer obligatoirement :
- Le numéro Siren ou Siret du client
- L’adresse de livraison, si elle diffère de celle de facturation
- La nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte
- L’option retenue pour la TVA, notamment en cas de paiement selon les débits
La transmission des données à l’administration fiscale
Les entreprises assujetties à la TVA devront non seulement passer à la facturation électronique pour les échanges B2B, mais également transmettre des informations à l’administration fiscale pour toutes les transactions B2C via un système d'e-reporting.
Les dates butoirs pour se conformer aux normes légales de la facturation électronique
Initialement prévue pour 2024, la mise en place de la réforme a été reportée à plusieurs reprises afin de laisser aux entreprises le temps nécessaire pour s’y préparer. Voici le nouveau calendrier désormais confirmé :
À partir du 1er septembre 2026
La réforme entrera en vigueur pour :
- Les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés et un chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros)
- Les entreprises de taille intermédiaire, ou ETI (entre 250 et 4 999 salariés)
À partir du 1er septembre 2027 (report possible en septembre 2028)
Ce sera ensuite au tour des petites et moyennes entreprises (moins de 250 salariés) de se mettre en conformité avec les nouvelles obligations.
Les étapes à mettre en place pour respecter les normes légales de la facturation électronique
Pour assurer une transition en douceur et éviter toute sanction, les entreprises ont tout intérêt à se préparer le plus tôt possible aux nouvelles lois en vigueur. Pour cela, voici les étapes à suivre.
L’audit du système de facturation
La mise en conformité commence par un audit interne. L’entreprise répertorie les logiciels utilisés, le volume, le format et la nature des factures, les partenaires commerciaux et les clients, les usages spécifiques, ainsi que tous les acteurs qui jouent un rôle dans le processus de facturation.
Cette analyse permet à l’entreprise d’identifier les actions prioritaires à mener pour répondre aux nouvelles exigences, comme par exemple :
- Ajouter certaines informations obligatoires qui ne sont pas présentes sur les factures actuelles
- Intégrer des outils supplémentaires pour répondre aux nouvelles normes
Cet audit permet également d’identifier tous les besoins de facturation de l’entreprise. En fonction de sa taille, du volume de ses factures et du type de clients, elle peut s’orienter vers certains services plutôt que d’autres. Les petites structures peuvent par exemple se contenter des fonctionnalités basiques des PDP, alors que les grands groupes ont besoin de fonctionnalités complètes pour le traitement de gros volumes de transactions.
Le choix de la PDP
Une fois que l’entreprise connaît précisément ses processus internes et ses besoins, elle va pouvoir comparer les offres proposées par les différentes PDP. Toutes les plateformes ne proposent pas forcément les mêmes services. Certains sont plus complets que d’autres, afin de s’adresser à tout type d’activité.
Pour trouver la PDP qui correspond le mieux à ses besoins, l’entreprise doit s’assurer de plusieurs choses :
- La PDP propose tous les services nécessaires à son activité
- Les tarifs correspondent au budget de l’entreprise
- Un support d’accompagnement est disponible pour orienter l’entreprise et répondre à ses questions
- La plateforme s’adapte aux outils déjà en place et est simple d’utilisation pour les collaborateurs
La formation des équipes
Chaque salarié qui est amené à participer au processus de facturation doit recevoir une formation pour apprendre à utiliser correctement la nouvelle plateforme et doit être identifié pour y accéder. Cela permet aux équipes d’être à l’aise rapidement avec l’outil, de fluidifier les démarches administratives et d’éviter les erreurs.
Le suivi
Le respect de la réglementation relative à la facturation électronique ne s’arrête pas à l’installation de la plateforme de dématérialisation partenaire. Un suivi régulier est en effet indispensable pour s’assurer que tout fonctionne correctement et qu’il n’y a pas d’erreur dans les flux de transactions. Pour cela, l’entreprise doit assurer une veille constante et réaliser des audits ponctuels. Elle doit également rester informée sur les évolutions réglementaires qui peuvent comporter des mises à jour du cadre réglementaire.
Les sanctions en cas de non respect des normes légales de la facturation électronique
L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit des sanctions pour toute entreprise qui ne respecte pas les normes légales de la facturation électronique, à partir de la deuxième infraction :
- 15 euros d’amende par facture non émise au bon format, dans la limite de 15 000 euros par année civile
- 250 euros d’amende par transmission non effectuée dans le cadre de l’e-reporting, dans la limite de 15 000 euros par année civile
Les PDP s’exposent elles aussi à des sanctions si elles ne transmettent pas les informations nécessaires à l'administration fiscale. Les amendes s’élèvent à 15 euros par facture et 750 euros par transmission. Dans les deux cas, le plafond est fixé à 45 000 euros par année civile.
Conclusion
La généralisation des e-factures permet de faciliter la gestion administrative des entreprises, de réduire les coûts et d’optimiser la sécurité lors des échanges commerciaux. Pour se préparer au mieux à respecter les nouvelles exigences, il est important d’anticiper les changements, afin d’assurer une transition en douceur. En préparant dès maintenant l’intégration d’une PDP vous permet d’aborder sereinement les changements et de former efficacement vos équipes.
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FAQ
Comment s’assurer qu’une PDP est bien agréée par l’administration fiscale ?
Vous pouvez consulter la liste officielle des PDP agréés par l’administration fiscale. Gardez en tête que toute plateforme qui ne figure pas sur cette liste ne constitue pas une solution conforme, et son utilisation pourra entraîner des sanctions.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique permet de réduire les coûts des factures papier, de sécuriser les démarches, de gagner en temps et en productivité, et d’assurer la traçabilité et l’archivage des données.
Les entreprises peuvent-elles refuser une facture électronique au profit d’une facture papier ?
Non. À partir de l’entrée en vigueur des nouvelles normes légales sur la facturation électronique, les entreprises devront émettre et recevoir des e-factures.
Les micro-entreprises sont-elles concernées par la facturation électronique ?
Oui, les micro-entreprises assujetties à la TVA seront concernées à partir du 1er septembre 2027, tout comme les TPE et PME.
Qu’est-ce que l’e-invoicing ?
L’e-invoicing désigne la facture électronique, émise, transmise et reçue en respectant les conditions de la réforme : données structurées, format, informations essentielles. Il s’agit d’une obligation à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes et moyennes entreprises, et à partir du 1er septembre 2027 (en cours de report pour 2028) pour les PME, TPE et micro-entreprises assujetties à la TVA.
Qu’est-ce que l’e-reporting ?
L’e-reporting est la transmission des données à l’administration fiscale. Ce processus est une obligation pour les transactions qui ne donnent pas lieu à des factures électroniques, comme les opérations commerciales en B2C par exemple.
Certains statuts juridiques sont-ils exemptés des obligations de facturation électronique ?
Non, tous les statuts juridiques ont l’obligation de se conformer aux nouvelles exigences à partir du moment où les entreprises sont assujetties à la TVA.
Est-il possible de continuer à utiliser le format PDF ?
Non, le format PDF ne figure pas parmi les formats réglementés.
Quelles sont les lois relatives à la facturation électronique ?
