Etat des lieux location: contenu, détail et litige

Imaginez louer l’appartement ou la maison de vos rêves, face à la mer ou en plein centre-ville, c’est vous qui voyez ! Une fois l’accord avec l’agence et le propriétaire passé, vous avez hâte de commencer votre nouvelle vie dans votre nouveau chez vous… 

Hop Hop Hop, pas si vite ! 

Vous avez une dernière chose à faire, vous devez passer par la case état des lieux. Vous savez, ce document qui liste et décrit tout ce qu’il y a de bien (et de moins bien) dans le logement. Cette étape est très importante dans le bon déroulement de votre vie de locataire. En effet, celui-ci “cartographie” le lieu avant votre arrivée et en fera de même après votre départ pour constater des dégâts matériels ou non. 

Dans cet article, nous verrons ce qu’est exactement l’état des lieux, nous explorerons en détail le contenu de ce document et nous verrons comment la signature électronique peut vous aider. Vous êtes prêt.e ? 

C’est parti ! ⬇

Un état des lieux est un document détaillé qui dresse un inventaire complet de l'état d'un logement au moment de son entrée en location par un locataire et à sa sortie. Il s'agit d'un constat minutieux qui répertorie l'état général du logement, de ses équipements et de ses meubles, ainsi que d'éventuelles dégradations ou anomalies. L'objectif principal de l'état des lieux est de fournir une description précise et objective de la condition du logement, afin d'éviter tout conflit futur entre le locataire et le bailleur concernant les responsabilités en cas de dégradations constatées. C'est un document essentiel pour garantir la transparence et l'équité dans le processus de location, mais également pour protéger les droits et les intérêts des deux parties impliquées. Celui-ci est établi sur support papier ou sous forme électronique (le plus souvent en PDF). Il est ensuite remis en main propre ou par voie dématérialisée au bailleur et au locataire au moment de la signature.

L'état des lieux doit être exhaustif et précis. Il décrit l'état général du logement, de chaque pièce, ainsi que les équipements présents dans celui-ci. Voici les principaux éléments qui doivent figurer dans l'état des lieux :

1. État du Logement : Le document doit décrire l'état général du logement, en notant s'il est en bon état ou s'il présente des dégradations.
   
2. Équipements et Meubles : Tous les équipements et meubles fournis par le propriétaire doivent être répertoriés avec leur état respectif. Vous devrez indiquer en détail le nombre de couverts, de verres, etc. pour un appartement ou une maison en location meublé par exemple. 
   
3. Description des Pièces : Chaque pièce doit être décrite en détail, en notant tout élément notable, comme les revêtements de sol, les murs, les fenêtres, etc.
   
4. Relevé des Compteurs : Les compteurs d'eau, de gaz et d'électricité doivent être relevés et notés dans l'état des lieux.
   
5. Dégradations Éventuelles : Toutes les dégradations ou anomalies constatées doivent être mentionnées. Cela peut inclure des fissures, des tâches, des problèmes de plomberie, etc.

Cependant, il existe des petites variations entre l’état des lieux d’entrée et de sortie, l’état des lieux doit être conforme à la loi Alur du 1er juin 2016, et doit mentionner les éléments suivants pour être recevable : 

• Type d'état des lieux : état des lieux d'entrée
• Date d'établissement de l'état des lieux
• Localisation du logement
• Nom ou dénomination des parties (locataire, bailleur) et domicile ou siège social du bailleur
• S'il y a lieu, nom ou dénomination et domicile ou siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux
• S'il y a lieu, relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie (c'est-à-dire lorsque les charges locatives ne sont pas payées au forfait)
• Clés ou tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun
• Pour chaque pièce et partie du logement, description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Elle peut être complétée d'observations ou de réserves et illustré d'images.
• Signature des parties (locataire, bailleur) ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux.

• Type d'état des lieux : état des lieux d’entrée ou de sortie
• Date d'établissement de l'état des lieux
• Localisation du logement
• Nom ou dénomination des parties (locataire, bailleur) et domicile ou siège social du bailleur
• S'il y a lieu, nom ou dénomination et domicile ou siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux
• Relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie
• Clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun
• Pour chaque pièce et partie du logement, description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Elle peut être complétée d'observations ou de réserves et illustré d'images.
• Signature des parties (locataire, bailleur) ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux
• Adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire
• Date de réalisation de l'état des lieux d'entrée
• Éventuellement, évolutions de l'état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée.

Par ailleurs, il est essentiel de ne pas utiliser des termes généraux ou subjectifs pouvant donner lieu à des interprétations différentes en fonction des parties. Il faudra être très précis, les mots employés auront un impact déterminant en cas de litige.

L'état des lieux a une importance légale tant pour le locataire que pour le bailleur. Il permet d'éviter tout litige à la fin du contrat de location en établissant un constat clair de l'état du logement. Si des dégradations sont constatées au départ du locataire, elles peuvent être comparées à l'état initial pour évaluer les responsabilités et déterminer les frais de réparations éventuels.

L'état des lieux est également nécessaire pour garantir le remboursement du dépôt de garantie. Si le logement est restitué en bon état, le locataire peut prétendre au remboursement intégral de son dépôt. 

La loi impose que les états des lieux d'entrée et de sortie du locataire soient facilement comparables. Pour cela, ils peuvent être réalisés soit en deux documents distincts mais similaires, soit en un document unique comportant pour chaque poste une colonne «à l'entrée du locataire» et une colonne «à la sortie du locataire».

Il existe deux catégories de litige : 

• Ceux inférieur ou égal à 5 000€

• Ceux supérieur à 5 000€

Pour chacun de ces litiges, la voie de recours se fait en 3 étapes qui se ressemblent.

1. Le courrier recommandé : Vous pouvez envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception au locataire (ou bailleur). Celui-ci doit décrire les faits le plus précisément possible. Vous devez y joindre des documents pour appuyer votre propos (textes de loi, règlement, factures, photos...). 
   
2. Une conciliation (obligatoire) : En cas de non-gain de cause avec le courrier recommandé, une conciliation auprès d’un conciliateur de justice devra être engagée.
   
3. Saisir le juge : Vous devez ensuite saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement loué. Vous aurez 3 ans pour le faire, après l’apparition du litige. 

Comme pour le litige inférieur à 5 000€, les 3 étapes sont quasiment identiques : 

1. Le courrier recommandé : Un courrier recommandé avec accusé de réception devra être envoyé avec les mêmes recommandations vues précédemment. 
   
2. Une conciliation (facultative) : Si vous n’obtenez pas gain de cause avec le courrier recommandé, une conciliation auprès d’un conciliateur de justice ou de la commission départementale de conciliation devra être engagée. Comme mentionné, cette étape est facultative pour ce type de litige.
   
3. Saisir le juge : Vous devez ensuite saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement loué.

La signature électronique simplifie considérablement le processus de réalisation et de validation de l'état des lieux. Avec la plateforme de signature électronique de Yousign, les locataires et les bailleurs peuvent signer l'état des lieux en ligne, de manière sécurisée et conforme aux exigences légales.

L'intégration de la signature électronique dans le processus d'état des lieux offre plusieurs avantages :

• Gain de Temps : Les deux parties peuvent signer le document en ligne, évitant ainsi les déplacements physiques et les retards.

• Sécurité Juridique : La signature électronique de Yousign est légale et conforme eIDAS. Les documents sont horodatés et un dossier de preuve est créé lors d’une signature.

• Archivage Facilité : Les documents signés électroniquement sont automatiquement archivés et conservés en toute sécurité en Europe.

• Réduction des coûts : La signature électronique élimine la nécessité d'imprimer et de stocker des documents physiques.

Lors de la réalisation de l'état des lieux avec Yousign, les parties concernées peuvent facilement accéder au document en ligne, le remplir, et apposer leur signature électronique en toute simplicité. Cela garantit une traçabilité et une sécurité optimales pour toutes les parties impliquées. C’est simple, rapide et sécurisé. Que demander de plus pour accéder à votre logement rapidement ? 

En conclusion, l'état des lieux est un document essentiel pour prévenir les litiges entre locataires et bailleurs. En intégrant la signature électronique avec Yousign dans ce processus, vous simplifiez la gestion de l'état des lieux, gagnez du temps, tout en garantissant la sécurité juridique nécessaire. Vous pouvez ainsi faciliter la transition entre locataires, tout en respectant les dispositions légales.