Quello che devi sapere sulla firma su tablet e tavoletta grafica

Con oltre 1 miliardo di unità vendute nel mondo a partire dalla loro diffusione nel secondo decennio degli anni 2010, i tablet hanno le vele spiegate. Il formato ibrido, a metà strada tra smartphone e laptop, ha saputo creare una nuova nicchia di mercato.

Gli utenti che utilizzano dei tablet nel mondo sfiorano gli 840 milioni. Certo, questi dati sembrano poca cosa in confronto ai 5 miliardi circa di possessori di smartphone in tutto il mondo.

Ciò non toglie che il tablet resta un device di qualità per i suoi adepti.

Anche se è ovviamente possibile utilizzarli offline, di solito per elaborazione testi, per disegnare o nell'ambito della progettazione in senso lato (tramite la penna stilo), i tablet offrono il massimo delle loro potenzialità se connessi a Internet.

Utilizzare la firma elettronica un documento offre pertanto la praticità di poterlo fare sia da un PC fisso, sia dove e quando vuoi tu. Attenzione però! I tablet non sono tutti uguali.

Se ti è già capitato di ricevere un pacco a domicilio o di firmare un contratto preliminare di vendita presso un notaio, allora hai già avuto a che fare con queste famose tavolette grafiche.

Di solito vengono utilizzate dai servizi postali o dagli addetti alle consegne per confermare l'avvenuto ricevimento di una lettera o di un pacco. Imitano brillantemente le applicazioni di una firma autografa su carta in quanto, nella pratica, sono molto simili agli utilizzi che si fanno tradizionalmente con un documento cartaceo: una penna stilo al posto della penna a inchiostro, uno scarabocchio a fondo pagina come firma, e il gioco è fatto.

Il postino o corriere se ne va soddisfatto con la firma del ricevente, prova inconfutabile e inestimabile che il pacco è giunto correttamente a destinazione. Fine dell'articolo!

Come prima cosa occorre precisare che per la legge una firma su tavoletta grafica non è equiparata a una firma elettronica, pertanto non ha alcun valore giuridico. 

"E perché mai?" mi chiederai tu.

Perché non è possibile stabilire un legame indissolubile ed esclusivo tra una firma su tavoletta grafica e il firmatario.

Se torniamo all'esempio di cui sopra (la lettera o il pacco recapitati a mano a domicilio), la tua firma apposta sulla tavoletta grafica del postino è assolutamente contestabile da un punto di vista legale, dato che chiunque avrebbe potuto firmare al posto tuo.

Di conseguenza, l'identità del firmatario non può essere chiaramente verificata.

A proposito, anche tu come me fai un orrendo scarabocchio sulla tavoletta grafica del postino per confermare la consegna del pacco?

Devi sapere che questi orrendi scarabocchi su tavoletta grafica possono difficilmente essere associati alla propria identità. È per questo che una firma su tavoletta grafica non è considerata al pari di una firma elettronica e, di conseguenza, è giuridicamente contestabile.

In sintesi una firma su tavoletta è simile a una firma realizzata con il Trackpad del Mac. È facile, ma non ha alcun valore legale.

Certo, da un punto di vista pratico è improbabile che un estraneo alla nostra ristretta cerchia di amici e parenti si trovi in casa nostra nel preciso istante  in cui ci vengono recapitati un pacco o una lettera. Improbabile, ma non impossibile! Ecco perché il vuoto normativo doveva essere colmato.

Firmare con una penna su una tavoletta grafica non significa necessariamente utilizzare una firma elettronica valida. In molti casi si tratta soltanto di una firma olografa digitalizzata, cioè un tratto grafico apposto su uno schermo, privo di strumenti per identificare il firmatario o tracciare il suo consenso. È il caso tipico della firma per una consegna di un pacco: può essere utile, ma ha un valore legale molto debole in caso di contestazione.

Per essere davvero valida e sicura, la firma su tablet deve rientrare in un processo di firma elettronica certificato, che garantisca l’identificazione dell’utente, la prova del consenso e l’integrità del documento.

In Europa, la validità della firma elettronica è regolata dal Regolamento eIDAS, che distingue tre livelli:

• Firma elettronica semplice (SES): include la firma tracciata con il dito su un tablet. È legalmente riconosciuta, ma ha un valore probatorio limitato: spetta a chi la utilizza dimostrare che è autentica e volontaria.
• Firma elettronica avanzata (AES): collega in modo univoco il firmatario al contenuto del documento. Utilizza metodi come codici OTP, biometria o certificati digitali, e garantisce maggiore sicurezza e affidabilità.
• Firma elettronica qualificata (QES): è il livello più elevato e l’unico equiparato alla firma autografa cartacea. Richiede un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari accreditato.

In sintesi la firma su tablet può avere pieno valore legale solo se inserita in un sistema che ne certifichi provenienza, integrità e consenso. Altrimenti, si tratta solo di una firma grafica priva di reali garanzie giuridiche.

Utilizzare un tablet o una tavoletta grafica per firmare documenti è oggi una soluzione sempre più diffusa, soprattutto nelle aziende che gestiscono quotidianamente contratti, accordi o autorizzazioni. La firma su questi dispositivi offre flessibilità, velocità e mobilità, permettendo di firmare ovunque, in qualsiasi momento.

Tuttavia, non tutte le firme digitali su tablet sono uguali: la valenza legale dipende dal tipo di firma elettronica utilizzata (semplice, avanzata o qualificata) e dal livello di identificazione del firmatario.

Non tutte le firme tracciate su un tablet o una tavoletta grafica hanno lo stesso valore legale. Molto dipende dal contesto d’uso e dal livello di garanzia associato alla firma.

1. Firma alla consegna (firma olografa digitalizzata)
Quando firmi per ricevere un pacco o accettare un servizio da un corriere, utilizzi una tavoletta grafica per apporre una firma a mano libera. In questo caso si parla di firma olografa digitalizzata. Sebbene possa avere una certa validità, non è sufficiente da sola a garantire né l’identità del firmatario né l’integrità del documento. In caso di contestazione, chi presenta questa firma dovrà fornire ulteriori prove a sostegno della sua autenticità.

2. Firma presso il notaio (firma elettronica qualificata)
In uno studio notarile, potresti firmare un atto ufficiale, come un contratto preliminare di vendita, su una tavoletta grafica simile nell’aspetto. Tuttavia, la procedura è completamente diversa: il notaio verifica l’identità del firmatario e la firma è parte di un processo certificato, che rispetta i requisiti della firma elettronica qualificata (QES). Questo tipo di firma è equiparata alla firma autografa tradizionale e ha un valore legale pieno.

Conclusione: firmare su un tablet non è di per sé una garanzia di validità legale. È fondamentale distinguere tra una semplice riproduzione grafica della firma e un processo di firma elettronica conforme al regolamento eIDAS. Solo quest’ultimo assicura autenticazione, tracciabilità e valore probatorio elevato.

La firma elettronica su tablet non è riservata ai notai: anche tu puoi firmare contratti e documenti importanti direttamente dal tuo dispositivo, in modo legale, sicuro e conforme al regolamento eIDAS.

Con Yousign puoi firmare da tablet o tavoletta grafica in modo semplice, fluido e certificato. Ogni firma è accompagnata da un file di prova che documenta l’identità del firmatario, il tipo di firma, la data e l’ora dell’operazione.

Che tu sia in ufficio, in viaggio o da un cliente, Yousign ti permette di gestire le firme elettroniche in mobilità, con lo stesso livello di sicurezza della nostra applicazione desktop.

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