Firma electrónica sencilla: ¿Qué es? ¿Cuál es su valor jurídico?

Una firma electrónica representa un compromiso entre facilidad de utilización y seguridad. La firma electrónica sencilla corresponde al primer nivel de seguridad y de reconocimiento jurídico de un documento según el reglamento eIDAS.

La desmaterialización tiene un espacio privilegiado en la rutina de las empresas. El año 2020, con la pandemia de Covid-19, marcó sin duda alguna un punto de inflexión en este sentido, con la adopción del teletrabajo por parte de muchos empleados. Los procesos de trabajo cotidianos tuvieron que ser adaptados a la vida digital para no perturbar el buen funcionamiento de las empresas. Una de las principales innovaciones que han aparecido en el mundo laboral es la firma electrónica. Esta innovación permite que las empresas realicen sus procesos administrativos importantes sin necesidad de la presencia física de las personas implicadas. Además de suponer un ahorro importante de tiempo y recursos, también permite que los empleados se puedan dedicar a acciones más pertinentes. Existen tres niveles de firma electrónica que se distinguen por sus características y adaptación a determinados procesos.

Antes de entrar más en detalle en la firma electrónica sencilla, vamos a ofrecer una visión general de la firma electrónica y luego iremos desgranando poco a poco.

Como su nombre indica, la firma electrónica sencilla se caracteriza por su simplicidad, manifestada principalmente por la facilidad y la fluidez de su utilización. No todos los empleados de una empresa necesitan tener un gran dominio de las nuevas herramientas digitales. Aunque es evidente que esta simplicidad limita la fuerza vinculante legal de una firma electrónica sencilla y, por lo tanto, no está indicada para ciertos tipos de documentos.

Las exigencias necesarias para una firma electrónica sencilla no son objeto de una definición precisa. Un documento puede, de esta forma, ser firmado en solo unos clics sin un proceso bien definido para esta situación. De este modo, en ausencia de verificación de la identidad del signatario, este último podría, en teoría, negar haber firmado el documento. La fuerza probatoria legal de una firma electrónica sencilla está más o menos al mismo nivel que una firma escaneada. De todas formas, existen medios para reforzar el valor legal de la firma electrónica sencilla y de asegurarla de antemano: por ejemplo, Yousign utiliza un sistema de autentificación por código enviado por SMS, comparable al utilizado por los bancos para las operaciones en línea.

¿Te has preguntado cómo crear una firma electrónica de manera rápida y sencilla? No te preocupes, aquí te mostramos cómo hacerlo en unos pocos pasos. Una firma electrónica simple es perfecta para documentos cotidianos que no requieren un alto nivel de seguridad, pero sí necesitan un reconocimiento formal.

Lo primero es elegir una plataforma que sea segura y fácil de usar. Busca una solución como Yousign, que cumple con las normativas legales y te permite firmar documentos en minutos.

Regístrate en la herramienta que hayas escogido. En Yousign, por ejemplo, puedes hacerlo con un correo electrónico y una contraseña. Si es tu primera vez, ¡puedes disfrutar de un período de prueba gratuito sin compromiso!

Una vez dentro de la plataforma, sube el documento que necesitas firmar. Asegúrate de que el archivo esté en un formato compatible, como PDF.

La mayoría de las herramientas te ofrecen dos opciones:

• Dibujar tu firma con el ratón o tu dedo en caso de usar un dispositivo táctil.
• Escribir tu nombre y dejar que el sistema lo convierta en una firma estilizada.

Selecciona la ubicación en el documento donde quieres insertar tu firma. Puedes ajustar el tamaño para que quede perfecta.

Revisa el documento firmado para asegurarte de que todo esté correcto. Después, confirma el proceso y descarga el archivo firmado. ¡Listo! Tu documento ahora tiene una firma electrónica válida.

Finalmente, comparte el documento con quien lo necesite. Algunas plataformas como Yousign también te permiten enviar el archivo directamente desde su sistema.

¿Qué ocurre en caso de contestación de un contrato firmado por medio de una firma electrónica sencilla? En este caso es muy útil apoyarse en el archivo de pruebas, donde se conserva, por ejemplo, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del signatario. Aunque la constitución de un archivo de pruebas no es obligatoria en el caso de una firma electrónica sencilla, es un elemento muy útil en caso de litigio; ya que es más fácil demostrar la autenticidad de la firma y puede servir para identificar al signatario de forma inequívoca.

La mayor parte de los documentos que firmamos pueden ser firmados de manera electrónica por medio de una firma electrónica sencilla. Sería casi imposible hacer un listado de todos los documentos que podemos firmar electrónicamente con una firma sencilla. Nos centraremos en solo algunos de ellos, sabiendo que no se trata de una lista exhaustiva:

Toda página web, ya sea comercial o no, debe tener CGU o CGV. Estas condiciones generales permiten enmarcar el uso o utilización de un producto explicando las reglas de funcionamiento con las CGU y las modalidades de venta con las CGV.

Con el desarrollo del comercio en línea, las CGU y CGV se han desmaterializado, aunque algunas de ellas todavía se tienen que firmar e incluso rubricar, a veces. La firma electrónica sencilla es suficiente para firmar este tipo de documento.

El estado en el que se encuentra el alojamiento se plasma en un documento que debe ser firmado por el inquilino y el propietario o agencia inmobiliaria que gestiona el alojamiento. Todo inquilino debe poder firmar un estado del alojamiento a la entrada, en el momento en el que le entregan las llaves. Este documento debe listar el mobiliario existente (si hay) y el estado de deterioro del apartamento en el momento de entregar las llaves. El estado de salida es un documento que firman las dos mismas partes para oficializar el estado de deterioro del apartamento en el momento de salida del inquilino. Estos dos documentos son muy comunes, se utilizan mucho en el sector inmobiliario y deben ser firmados e incluso rubricados, a veces. La firma electrónica sencilla es el mejor nivel de firma para este tipo de documentos.

Un contrato de trabajo es un documento que oficializa una relación laboral entre un empleador y un empleado. Es un contrato que une jurídicamente a un individuo y una entidad social y que solo se puede romper bajo estrictas condiciones establecidas en el código del trabajo.

En general, empleador y empleado deben firmar este contrato y, a veces, rubricar cada página para confirmar su lectura.

En este tipo de ejemplo, la firma electrónica sencilla sigue siendo la mejor manera de firmar los documentos sin depender de los plazos postales y otros posibles retrasos.

De hecho, la gran mayoría de los documentos que firmamos cada día pueden ser firmados electrónicamente con la firma electrónica sencilla. Estos tres documentos solo son ejemplos y no constituyen una lista exhaustiva de todos los documentos que podemos firmar electrónicamente gracias a la firma electrónica sencilla.

Tal y como hemos dicho anteriormente, la firma electrónica sencilla se puede comparar con una firma escaneada. Aunque existen algunas diferencias que hacen que la firma electrónica sencilla sea privilegiada ante la firma escaneada. Su principal ventaja es el ahorro de tiempo, ya que los empleados no deben realizar tareas laboriosas como crear el documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo por correo electrónico a las partes contractuales. De esta forma, todos esos recursos se pueden dedicar a tareas de mayor valor añadido para la empresa. Con la firma electrónica sencilla de Yousign, los documentos se envían rápida y fácilmente de la persona A a la persona B, se archivan de manera segura en servidores europeos y su fuerza probatoria es superior ante un tribunal que la de la firma escaneada. Los sistemas de verificación instaurados por Yousign con este objetivo incluyen el nombre y apellido del signatario, su dirección de correo electrónico, la dirección IP utilizada y una datación precisa; aunque es cierto que incluso la forma más sencilla de firma electrónica puede ser fácilmente reinterpretada técnicamente ante un tribunal.

El riesgo de seguridad de una reproducción de la firma se elimina en comparación con la versión escaneada. De hecho, es fácil cortar una firma de un documento digital y pegarla en otro documento. En cambio, una firma electrónica creada por Yousign, sin importar su nivel de seguridad, es única y no se puede copiar. Yousign también presta mucha atención a la convivialidad de la aplicación y se preocupa por que sea fácil e intuitiva para todos, ya sean usuarios avanzados o no. De esta forma, cada empresa se asegura así de obtener un gran beneficio de la utilización de Yousign y puede conseguir una simplificación de sus procesos internos y externos. Resumiendo, la desmaterialización se justifica también en el sector de la firma de documentos; por una parte, se gana tiempo, pero también proporciona una seguridad añadida ya que la firma electrónica aporta un nivel de seguridad suplementaria respecto a la firma con bolígrafo.

La firma electrónica sencilla es la firma electrónica de primer nivel, pero no quiere decir que no se deba tener en consideración. En la mayor parte de los usos, la firma electrónica sencilla será tu mejor aliado, ya que es la firma electrónica que une el nivel de seguridad más adaptado a los documentos que debes firmar.

La mayoría de los documentos que firmas no requieren en absoluto un nivel de seguridad correspondiente al nivel avanzado o cualificado. Estos dos niveles pueden resultar restrictivos y, en ocasiones, requieren una verificación en persona para confirmar la identidad del firmante.
Lo importante es encontrar el equilibrio adecuado entre uso y seguridad, de modo que la firma electrónica te facilite la vida al máximo.

La firma electrónica sencilla no tiene un valor jurídico diferente a una firma avanzada o cualificada. De hecho, la diferencia entre una firma electrónica sencilla y las firmas cualificadas o avanzadas está en los métodos de verificación de la identidad de los signatarios y no en el valor jurídico intrínseco.

La firma electrónica en sí, ya sea sencilla, avanzada o cualificada, tiene un valor legal desde la promulgación de la ley 2000-230 del 13 de marzo 2000, que estipula que una firma electrónica compromete el consentimiento del signatario de la misma forma que una firma manuscrita.

Como habrás entendido, la firma electrónica sencilla sigue siendo una firma electrónica muy poderosa que podrá hacerte ganar un valioso tiempo. Incluso si los niveles de firma electrónica avanzada y cualificada ofrecen una mayor seguridad, también comportan una serie de condicionantes. La clave está en encontrar el equilibrio entre practicidad y uso.

Lo primero que hay que saber es que la firma electrónica, aunque haya conocido su máximo esplendor durante el confinamiento, no data de 2019. El reglamento europeo que enmarca los diferentes usos relacionados con la firma electrónica, llamado eIDAS, fue adoptado en 2014; 5 años antes de los diferentes confinamientos que, por desgracia, todos hemos conocido. Se aplica en toda la Unión Europea desde 2016.

El reglamento eIDAS representa la piedra angular de las regulaciones nacionales en materia de identificación electrónica y de servicios de confianza. eIDAS es el texto fundador que define las reglas de uso de la firma electrónica y las condiciones necesarias para su reconocimiento legal. Además, el reglamento eIDAS identifica y reconoce a los servicios de confianza que proponen soluciones cualificadas y que disponen del valor legal adecuado. En Francia, la ANSSI es la responsable de la aplicación del reglamento eIDAS. Esta institución emite un visado de seguridad para las empresas que ya tienen un certificado o cualificación emitido por la agencia europea.

eIDAS define también tres niveles adecuados de firma electrónica.

Primer detalle: la firma electrónica se llama sencilla porque se aplica a todas las firmas que no tienen el nivel “cualificado” o “avanzado”. eIDAS no define nunca el primer nivel de firma electrónica como “sencillo” pero para evitar cualquier confusión es el término que utilizamos nosotros para referirnos al primer nivel de firma electrónica.

Para dejarlo claro, la firma electrónica sencilla es el nivel de firma más utilizado actualmente. La casi totalidad de las firmas electrónicas se realizan con la firma sencilla.

La firma electrónica avanzada se define como tal en el reglamento europeo eIDAS. Responde a una serie de criterios muy concretos que han sido establecidos y nombrados en este reglamento.

La firma electrónica cualificada es el último nivel de seguridad de la firma electrónica. Puede ser muy restrictiva en ciertos casos, ya que necesita un nivel de garantía muy elevado. Solo la aconsejamos para casos muy concretos.

¿Quieres saber más sobre los tres niveles de firma electrónica? Lee nuestro artículo sobre la firma electrónica sencilla, avanzada y cualificada.