La gestion locative est très chronophage et vous aimeriez gagner du temps sur certaines tâches ? Bonne nouvelle, les avancées technologiques et la digitalisation des processus ont permis l’émergence d’outils performants. La signature électronique est l’un d’entre eux. Au grand bonheur du secteur immobilier ! Elle transforme non seulement la manière dont les transactions immobilières sont effectuées. Mais elle offre également de nombreux avantages aux propriétaires bailleurs, aux locataires et aux agents immobiliers. Quels sont les atouts de la signature électronique dans la gestion des locations immobilières ? Pourquoi est-elle devenue indispensable ? Nos réponses.
La location immobilière est-elle concernée par la signature électronique ?
Les applications de la signature électronique dans la location immobilière sont nombreuses.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un processus entièrement numérique. Cette technologie permet de signer sur ordinateur, tablette ou smartphone des documents dématérialisés, à l’aide d’un stylet ou d’une souris. Elle s’affranchit du papier et s’oppose donc à la signature manuscrite.
La France reconnaît sa valeur juridique, au même titre que la signature manuelle (articles 1366 et 1367 du Code civil), dès lors qu’elle :
- Garantit l’intégrité du document.
- Authentifie le signataire.
- Permet de prouver son consentement.
Il existe différents niveaux de signatures électroniques, allant de la simple signature électronique à la signature électronique qualifiée, qui offre le plus haut niveau de sécurité.
Le secteur de l’immobilier peut donc profiter des avantages de la signature électronique. Par exemple, dans le cadre de transactions immobilières, de la signature électronique du mandat de vente jusqu’à la signature de l’acte authentique de vente. Mais aussi, dans celui de la location immobilière.
Bon à savoir
La signature électronique est reconnue par de nombreux pays. Par exemple, dans l’Union européenne avec le règlement eIDAS et aux États-Unis avec l'ESIGN Act.
Quels sont les documents locatifs concernés par la signature électronique ?
Plusieurs démarches sont nécessaires pour conclure un bail d’habitation (que l’on appelle aussi contrat de location). Certaines nécessitent que les parties (agence immobilière, propriétaire et locataire) apposent leurs signatures.
Notamment :
- Le mandat de location pour confier tout ou partie de la mise en location du logement à une agence immobilière (mandat de recherche, mandat de gestion locative).
- Le bail d’habitation. Les locataires et propriétaires peuvent signer les contrats de location à distance, sans avoir besoin de se rencontrer physiquement. Le bail d'habitation doit préciser de nombreuses informations relatives au logement loué. Notamment :
- * Nom et domicile du propriétaire.
- * Si le logement est géré par une agence immobilière : nom et siège social.
- * Noms du ou des locataires.
- * Date de prise d'effet et durée du bail.
- * Informations sur le logement : meublé, non meublé, maison ou appartement, nombre de pièces, équipements, surface habitable…
- * Montant du loyer et ses modalités de paiement.
- * Modalités de paiement des charges (pour un appartement).
- * Montant du dépôt de garantie s'il est prévu.
- * Montant des dépenses théoriques de chauffage.
- L'état des lieux est un document essentiel lors de la prise ou la restitution d'un bien loué (état des lieux d’entrée et état des lieux de sortie).
- Le bon de visite de l’appartement ou de la maison par le locataire.
Louer un appartement ou une maison nécessite donc des signatures. De nombreux documents sont susceptibles de recevoir une signature électronique. N’hésitez plus, digitalisez l’ensemble des démarches en proposant ce service novateur à vos clients.
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Comment signer un contrat de location par voie électronique ?
Rien de plus simple !
De nombreux prestataires fiables proposent de vous accompagner dans la mise en place de la signature électronique. La location immobilière en fait partie.
Voici pas-à-pas les démarches à suivre pour digitaliser les services proposés par votre agence immobilière et proposer la signature électronique d’un bail d’habitation :
- Choisir le bon prestataire. Yousign vous accompagne pour vous lancer sereinement dans la signature électronique.
- Opter pour :
- Une intégration de la signature électronique à votre solution informatique. Une API (Application Programming Interface).
- Une utilisation indépendante avec une application dédiée. On parle de solution en SaaS (Software As A Service).
- Choisir le niveau de signature requis pour le document concerné.
- Envoyez vos documents à signer au bailleur et au locataire (contrat de location, mandat de recherche, mandat de gestion locative ou état des lieux du logement).
- Le destinataire signe le bail d’habitation ou le mandat à distance en 30 secondes et le tour est joué !
Bon à savoir
Pour tirer pleinement parti des avantages de la signature électronique, n’hésitez pas à former les collaborateurs de votre agence immobilière. Mais aussi les locataires et les propriétaires. Proposez-leur par exemple un tutoriel simple pour tout comprendre en quelques minutes.
Quels sont les atouts de la signature électronique dans les locations immobilières ?
Ils sont nombreux.
Gain de temps pour l’agence immobilière, le locataire et le propriétaire
Dans le processus traditionnel de location immobilière, les documents doivent être :
- Imprimés par l’agence immobilière (ou directement par le propriétaire s’il ne confie ni la recherche ni la gestion locative à un tiers).
- Envoyés par courrier.
- Signés à la main par toutes les parties.
- Puis renvoyés par La Poste.
Ces démarches peuvent prendre plusieurs jours, voire des semaines. Autant de temps perdu pour que le locataire entre dans le logement et prenne en charge le loyer.
Avec la signature électronique, les contrats sont envoyés et signés en quelques secondes. Peu importe l’endroit où se trouvent les parties impliquées. Ce qui accélère considérablement le processus de location, permet aux propriétaires de louer leurs biens plus rapidement et aux locataires de s'installer sans délai.
À noter
En cas de colocation, avec plusieurs locataires, les délais peuvent encore être allongés avant la signature du contrat de location.
Réduction des coûts
La signature électronique permet également de réduire les coûts associés aux démarches pour louer un logement (un appartement ou une maison).
Les frais de papier, d'impression, de stockage et d'envoi des documents peuvent s'accumuler rapidement.
En éliminant ces besoins, la signature électronique contribue à réduire les dépenses opérationnelles.
Avantage supplémentaire, la gestion numérique des documents réduit les coûts de maintenance des archives physiques, tout en facilitant l'accès et la recherche des documents.
Bon à savoir
Yousign stocke tous les documents signés électroniquement sur des serveurs sécurisés. Chaque partie au contrat reçoit également un exemplaire par mail.
Sécurité accrue des transactions
La sécurité des documents est un aspect essentiel en matière de signature de contrats.
Les signatures électroniques utilisent des technologies de cryptographie avancées pour garantir l'authenticité et l'intégrité des documents signés. Chaque signature électronique est unique et liée de manière indissociable à son signataire.
Accessibilité et flexibilité
Dans un monde de plus en plus nomade, la capacité à signer des documents partout est un atout majeur pour se donner les meilleures chances de louer un bien immobilier.
Les contrats de location peuvent être signés sans contrainte géographique (plus besoin de se déplacer) : en vacances ou à la maison, en France ou depuis l’étranger. Mais aussi depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
Cette grande flexibilité permet d’augmenter le nombre de signatures chaque mois !
Signature électronique et location immobilière, ce qu’il faut retenir
La signature électronique est indéniablement un atout majeur pour la location d’un bien immobilier :
- Elle offre un gain de temps significatif.
- Elle réduit les coûts.
- Elle améliore la sécurité des documents.
- Elle rend le processus de location plus accessible et pratique.
En adoptant cette technologie, les professionnels de l'immobilier mais aussi les propriétaires qui gèrent en direct la location de leurs biens peuvent non seulement optimiser leurs opérations, mais aussi offrir une meilleure expérience aux locataires.
Ces derniers peuvent emménager dans leur logement plus tôt grâce à des délais de traitement de leur dossier plus court.
Une opération gagnant - gagnant !
