Comme tout projet d’envergure, se lancer dans le déploiement de la signature électronique en entreprise demande un minimum de préparation en amont ! 🏋♀
Il vous faudra tout d’abord identifier précisément à quel besoin la signature électronique devra répondre : s’agit-il d’efficacité dans votre gestion des contrats commerciaux, de dématérialiser tout un pan de votre activité pour rationaliser votre archivage documentaire…?
Cet article vous donnera toutes les cartes en main pour affiner vos réflexions autour de la signature électronique en termes d’organisation, de technicité et d’aspect légal, en amont de son déploiement.
SOMMAIRE
La signature électronique, ses grands principes
Hé oui, nous commençons par vous en dire plus sur la principale concernée !
Pour mieux éclairer votre démarche, il vous faut avoir certaines bases en tête.
Concrètement, la signature électronique est un système informatique utilisant un procédé cryptographique, immatériel et invisible, qui lie un certificat électronique aux données signées et l'intègre dans le format inaltérable PDF.
1- Valeur juridique
Sur le plan juridique, la signature électronique est encadrée en Europe par le règlement eIDAS qui en définit les règles d’usage.
Sachez également qu’en France, c’est l’ANSSI (Agence Nationale pour la Sécurité des Systèmes Informatiques) qui est chargée de la mise en œuvre d’eIDAS.
En savoir plus sur le certificat de sécurité délivré par l'ANSSI.
De ce fait, la procédure de signature électronique doit respecter un certain nombre de critères :
- l’identification du signataire,
- la preuve de consentement du signataire,
- la garantie de l’intégrité du document (pour empêcher toute modification du document a posteriori).
2- Niveaux de signature électronique
Le règlement eIDAS identifie 3 grands niveaux de signature électronique :
- simple, aujourd’hui la plus couramment utilisée.
- avancée,
- qualifiée.
La différence se trouve dans le niveau de sécurité attaché aux critères cités précédemment et attestant de la valeur juridique de la signature électronique.
Le choix du niveau de signature le plus adéquat est donc surtout fonction du caractère plus ou moins sensible des documents à signer.
Par exemple, la signature électronique avancée est vivement conseillée dans le cadre de documents juridiques ou de transactions financières conséquentes.
Des sources sûres ?
Ces articles de notre blog vous en diront davantage sur :
Si vous doutez encore de l’intérêt que représente la dématérialisation, consultez notre article sur le sujet !
Préparez votre projet de signature électronique en amont
Quelles questions faut-il nécessairement se poser pour mener à bien son projet ?
Il s’agit ici de mener votre propre enquête en interne ! 🕵
N.B. : si vous ne pouvez pas répondre précisément à l’une des questions ci-dessous au moment de votre enquête, essayez au mieux de procéder à une estimation au plus proche de la réalité.
1- Adoptez une vue d’ensemble du projet à mener
Sachez d’abord qu’un projet de signature électronique va mobiliser des équipes transverses au sein de la société, qu’il s’agisse :
- des équipes métiers (les collaborateurs qui utiliseront effectivement la signature après déploiement, les ressources humaines par exemple)
- et des équipes IT (DSI notamment).
Pour faciliter la prise en main d'un projet aussi colossal et porteur, il sera d’ailleurs bienvenu de nommer un.e chef.fe de projet afin de rythmer le déploiement ! 💪
A ce stade, les équipes doivent identifier et cerner la procédure de signature concernée.
👉 Définissez un objectif global au projet avec un budget, un ROI attendu et une estimation de la durée du déploiement.
Commencez à vous questionner sur les principaux aspects de la procédure :
- les documents en jeu (types, usages, une estimation du volume annuels/mensuels d’actes à signer, une estimation du nombre de signatures que cela représente)
- les utilisateurs (nombre de personnes, qui administre la plateforme, qui crée les procédures, qui les valide, qui assure leur suivi)
- les signataires (se trouvent-ils dans des zones géographiques éloignées ?)
Cette phase préliminaire vous aidera ensuite à vous diriger vers la bonne offre !
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2- Structurez vos besoins techniques en amont
Souhaitez-vous intégrer la signature électronique à un logiciel pré-existant ou l’utiliser de façon indépendante au travers d’une application dédiée ? Telle est la question… à vous poser ! 🔎
Deux solutions existent :
- l’application SaaS (app) est facilement accessible et disponible immédiatement et partout. Elle nécessite par contre de passer sur une plateforme externe pour réaliser vos signatures électroniques.
- l’API ou Application Programming Interface permet d’intégrer une brique de signature électronique à votre site internet, ERP, CRM, SIRH... pour en faire un service supplémentaire dans un système pré-existant, évitant ainsi de jongler entre différentes plateformes.
Pour vous aider dans ce choix, consultez notre article App ou API : comment choisir ? Vous y trouverez une infographie résumant l’essentiel des arguments en faveur de l’une et l’autre de ces options.
Mais la partie technique va au-delà du mode d’intégration : place aux informaticiens pour la suite 😉
En effet, l’intégration par API nécessitera une période de déploiement plus longue avec la mise à disposition d’une équipe technique et différentes phases de tests.
N.B. : si vous devez passer par une phase de test, réfléchissez à quel niveau cette dernière devra être menée (une équipe ? un service ?)
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3. Examinez le cadre légal de référence
En parallèle, il vous faut bien entendu raisonner à l’échelle du ou des marché.s sur lequel ou lesquels vous comptez utiliser la signature électronique afin de prendre en compte la loi en vigueur dans le pays où votre société exerce !
Il peut en effet y avoir des niveaux de signature électronique requis pour certains types de documents au sein des législations européennes.
Par exemple, la signature électronique qualifiée est requise pour signer un contrat de travail à durée déterminée en Allemagne alors qu’il suffit d’utiliser la simple en France.
Notre article sur la validité de la signature électronique dans l’Union Européenne vous éclairera sur les marchés français, allemand et italien 😉
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SPOILER : l’équipe marketing vous réserve une partie 2 à cet article, 100% centrée sur le déploiement de la signature électronique en entreprise.
Après la réflexion, place à l’action ! 💪
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Le présent document vous est fourni à titre indicatif. Nous ne garantissons pas leur exhaustivité, pas plus que leur mise à jour au regard de la réglementation applicable. Enfin, elles ne sauraient en aucun cas se substituer à un conseil juridique.
