Vous êtes souvent amené à préparer des devis pour vos clients et vous ne savez pas comment les numéroter ? Ni même si c’est une obligation légale ? Le devis vous permet d’informer votre client sur différents aspects de la relation commerciale, durée de la prestation, prix, détail sur les matériaux, avant qu’il prenne un engagement contractuel ferme et définitif.
Son existence même est parfois imposée par la loi, notamment lors de la réalisation de travaux ou d’une prestation de services.
Si les factures doivent obligatoirement être numérotées de manière continue et sans rupture, qu’en est-il des devis ? Comment numéroter ses devis ? Nos réponses dans cet article.
Numéroter un devis, est-ce obligatoire ?
Non, à la différence des factures pour lesquelles la loi impose une séquence chronologique et continue (article 242 nonies A du CGI), le devis n’est pas obligatoirement numéroté.
Dès lors qu’il est établi, aucun texte n’impose qu’il soit numéroté.
En revanche, si le numéro n’est pas imposé, des mentions spécifiques doivent y figurer (article 7 de l’arrêté du 17 mars 2015 relatif à l'information préalable du consommateur sur les prestations de services à la personne) :
- La date d’établissement du document.
- Le nom ou la raison sociale et l’adresse de votre entreprise.
- Le numéro Siret de l’entreprise.
- Le nom de votre client.
- La date de début de la prestation.
- La durée de la prestation.
- La nature détaillée de la prestation ou du produit, en quantité et en prix unitaire.
- Le prix de la main-d’œuvre.
- Les frais de déplacement, s’il y en a.
- Le taux de TVA applicable.
- Le montant total à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
- Les moyens de paiement acceptés.
- La durée de validité du devis.
- Si le devis est payant, son prix.
- La signature du professionnel.
Des mentions supplémentaires peuvent être imposées par des textes spécifiques en fonction de la nature de la prestation envisagée.
D’une manière générale, plus votre document est détaillé, plus il vous évite de faire face à des problèmes avec vos clients. Il peut aussi vous servir de base pour préparer la facture correspondante.
Bon à savoir
Chaque facture doit présenter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Par exemple, 001, 002, 003.
Numéroter un devis, est-ce possible ?
Oui, si la loi ne vous impose pas de numéroter vos devis, elle ne vous interdit pas non plus de le faire. Opter pour une numérotation rigoureuse est vivement conseillé.
Une bonne numérotation présente plusieurs avantages :
- Elle vous permet de retrouver facilement vos devis, d’autant plus si vous en émettez régulièrement.
- Elle vous permet de les classer par ordre chronologique.
A noter
Que vous soyez micro-entrepreneur ou à la tête d’une grande entreprise, peu importe votre activité ou votre statut, vous êtes susceptible d’émettre des devis et des factures à vos clients.
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Comment numéroter un devis ?
Rien n’étant imposé en termes de numérotation, vous pouvez laisser libre cours à votre imagination pour choisir celle qui vous convient le mieux. Dès lors que vous, et les collaborateurs de l’entreprise, êtes à l’aise avec la formule et les numéros choisis.
Mais parfois, les choses les plus simples sont parfois les plus efficaces. C’est pourquoi, nous vous suggérons de les identifier ainsi :
- Utiliser la lettre D pour devis, pour les distinguer de la lettre F pour l’établissement de vos factures.
- Séparer la lettre D par un tiret -
- Ajouter l’année en cours.
- Ajouter un tiret -
- Ajouter une numérotation continue, en démarrant par le numéro 1.
Ou
- Indiquer D-
- Ajouter une numérotation continue, en démarrant par le numéro 1.
- Ajouter la date du jour, sous ce format : jour-mois-année.
Par exemple :
- Format 1 de numérotation : D-28-22052023
Ou
- Format 2 de numérotation : D-2023-01
N’oubliez pas de changer la numérotation de vos documents chaque année : si le préfixe D ne change pas, la date évolue. Vous pouvez aussi recommencer la numérotation de zéro.
Bon à savoir
Vous pouvez choisir tout autre type de numérotation. Certains entrepreneurs préfèrent ne pas avoir de tiret. Par exemple, 20180601, 20180602…
Quelle est la meilleure façon de numéroter un devis ?
Pour ne rien oublier lors de l’établissement de vos devis :
- Prévoyez un numéro unique par document.
- Optez pour une numérotation chronologique. Les numéros doivent se suivre, 001, 002, 003, 004…
- Numérotez votre document dès sa création.
Nous vous conseillons de ne pas chercher à faire correspondre une numérotation de facture avec celle du devis correspondant car vous risqueriez de perdre le fil de la numérotation obligatoire de vos factures.
Modèle de devis numéroté
Voici un exemple de devis numéroté que vous pouvez utiliser dans votre entreprise, pour vous inspirer. Ce modèle est à personnaliser.
Bon à savoir
Un outil gratuit ou payant peut vous faciliter la tâche pour établir vos documents comptables et commerciaux. Nombreuses sont les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation en ligne. Il vous permettra de ne pas vous tromper dans la gestion de votre numérotation. Vous pouvez aussi faire vos devis sur le logiciel Excel qui permet d’utiliser des formules et d’automatiser les calculs.
Les autres questions que vous vous posez sur les devis
Le devis est-il obligatoire ?
Non, établir un devis n’est pas obligatoire. Sauf lorsque la loi l’impose.
Voici une liste non exhaustive des cas où il est rendu obligatoire :
- Dès que le consommateur en fait la demande au professionnel (article R111-3 du Code de la consommation).
- Pour les prestations de dépannage, de réparation et d'entretien dans le secteur du bâtiment et de l'équipement de la maison (article 4 de l’arrêté du 24 janvier 2017).
- Pour les prestations de services à la personne dont le prix mensuel est supérieur ou égal à 100 euros TTC (article 6 de l’arrêté du 17 mars 2015).
- Pour les prestations de location de voiture, systématiquement (article 3 de l’arrêté du 17 mars 2015).
- Pour un déménagement, avant la conclusion du contrat définitif (article 1er de l’arrêté du 27 avril 2010).
- Pour la pose de prothèses ou d’orthèses avec un coût élevé, le pédicure-podologue doit établir un devis écrit (article R4322-60 du Code de la santé publique).
Peut-on faire payer un devis ?
Le professionnel a le choix de vous le faire payer ou non.
Dans les faits, le devis payant ne peut être justifié que lorsqu’il nécessite des démarches ou recherches approfondies. Il est donc plus généralement gratuit.
Lorsque le professionnel le fait payer, il peut ensuite proposer de déduire ce montant dans la facture finale.
Est-il engageant ?
Seul le devis signé engage juridiquement les parties. Il devient un contrat qui a force obligatoire.
Dans certains cas, il est possible d’annuler un devis signé.
Les devis doivent-ils être conservés ?
Le devis est un document d’information précontractuel. Il n’est pas un document comptable comme peut l’être la facture. Par conséquent, à l’inverse des factures qui ont un délai de conservation, la loi ne vous impose pas de conserver tous vos devis.
Mais, tout comme vos factures, nous vous conseillons de les archiver puis de les conserver 10 ans. En cas de litige avec les clients, ils vous serviront de preuves.
Ce qu’il faut retenir sur la numérotation des devis
Si numéroter un devis n’est pas obligatoire, à la différence des factures, nous vous recommandons fortement de le faire. Vous retrouverez ainsi plus facilement vos documents.
Utilisez une numérotation simple et efficace, du type : D-45-14-06-2023 ou D-2023-45.
Une fois l’année civile écoulée, faites repartir les numéros à zéro. Une bonne gestion de l’ensemble de vos documents est primordiale pour vous y retrouver dans votre comptabilité.
