Comment optimiser la gestion de vos contrats ?

Optimisation et maîtrise de la gestion des contrats, vous y pensez ?

Parce que le contrat peut être l’affaire de n’importe quel secteur d’activité, il en va de même pour la gestion des contrats. Personne n'est épargné : assurance, éducation, immobilier, recrutement… 

Pour bien maîtriser la gestion contractuelle, il faut être en mesure d’optimiser chaque étape du cycle de vie d’un contrat, de sa rédaction à son expiration.

Yousign vous donne quelques conseils pour mettre en place une gestion efficace au sein de votre organisation ! 💪

“Un contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personnes, physiques ou morales, s’engagent à donner, à faire ou à ne pas faire quelque chose vis-à-vis de quelqu’un. Juridiquement, un contrat est formé dès lors qu’une offre rencontre une acceptation.”

📍 À retenir : un contrat constitue donc un accord écrit auquel les deux parties se tiennent.

La gestion des contrats, quant à elle, concerne le suivi des engagements contractuels au sein d’une organisation, sur différents projets. Elle a pour vocation d’accompagner avec souplesse toute modification éventuelle ainsi que l’exécution du contrat à proprement parler.

Le contrat est l’un des documents les plus communs et transversaux du monde professionnel, tous secteurs d’activité confondus, B2B comme B2C.

Selon Fortune 1000*, une entreprise gère entre 20 000 et 40 000 contrats à l’année !

Hé oui, ces chiffres sont colossaux, tout comme le temps et les éventuels risques engendrés lors d’une mauvaise gestion contractuelle.

Pourtant, la plupart des entreprises ne disposent pas d’un système de gestion correctement rôdé. Certaines stockent et gèrent encore beaucoup de leurs documents en version papier : des contrats susceptibles d’être rapidement relégués aux oubliettes ou dans le pire des cas perdus… 😕

La gestion des contrats s’impose comme un levier essentiel permettant de réduire la charge administrative et d’accélérer les processus.

Comme le dit ce proverbe (très désuet), “mieux vaut prévenir que guérir”.
Hé bien, il en va de même avec la gestion des contrats : mieux vaut prendre des précautions pour éviter des difficultés futures comme une perte de document ou un couac dans la signature d’un contrat.

Une solution digitale de gestion contractuelle vous apportera :

• sécurité
• modernité
• maîtrise des risques 
• productivité

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Si la question de la création d’un contrat semble banale, elle peut pourtant révéler des erreurs structurelles majeures. 

En effet, les parties contractantes échangent plusieurs versions, avant d’aboutir à une version finale, envoyée par e-mail au format PDF, puis validée en vue de la signature. Par la suite, cette version est imprimée et signée par le ou les signataires, qui la renvoient par la poste ou par e-mail (après l’avoir préalablement numérisée). 

Avec ce processus long et inutilement compliqué, les contrats papier disparaissent souvent dans des dossiers et tombent rapidement dans l’oubli. De plus, cette approche peut engendrer des coûts supplémentaires.

Cela dépend en premier lieu de l’étape du cycle de vie du contrat que vous souhaitez optimiser.

De manière générale, tournez-vous vers une solution SaaS (Software as a Service). La solution est mise à disposition à distance par un fournisseur et 100% accessible par le biais d’une connexion internet donc partout et à tout moment ! L’ensemble du processus est externalisé par le prestataire, d’où l’appellation de cloud souvent associée.

☝️ Pour rappel : le cloud est un espace de stockage numérique auquel on peut accéder via le Web. Il suffit d’une connexion Internet pour bénéficier d’un accès sécurisé à tous les contenus numérisés. Bien entendu, cet accès est protégé par mot de passe et, dans la plupart des cas, par une authentification à deux facteurs.

Vous devez gérer une grande quantité de contrats ? Consultez notre article sur la contrathèque digitale.

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* Fortune 1000 est une liste des 1000 plus grandes entreprises américaines classées par chiffre d’affaires et publiée chaque année par le magazine Fortune.