Contrathèque digitale : quels sont les bénéfices pour votre entreprise ?

Noyé sous le volume, l’équipe juridique ou les opérationnels perdent un temps précieux à rechercher, trier et établir tous les contrats ? Ces derniers font partie intégrante de la vie des sociétés, ils sont omniprésents. Parce que la phase de contractualisation, de l’initiation à la signature, est chronophage, autant chercher toutes les chances d’optimiser leur traitement pour vous permettre de développer votre entreprise. La contrathèque digitale est une solution efficace.

Qu’est-elle ? À quoi sert-elle ? Quels sont ses avantages ? Toutes nos réponses dans cet article. 

Pour bien comprendre les avantages de cette solution, il est fondamental de savoir au préalable ce qu’elle est.

La contrathèque digitale est une bibliothèque virtuelle permettant d’héberger tous les contrats d’une entreprise, dans un seul environnement web sécurisé. Autrement dit, elle est une base de données de contrats dématérialisés stockés sur un logiciel.

Selon les options choisies, l’outil peut aussi :

• Mettre à disposition des salariés des modèles de contrats juridiques.
• Permettre de signer en ligne et en toute sécurité les contrats rédigés. 

La contrathèque concerne tous les contrats régissant le monde des sociétés. Que ceux-ci émanent de l’entreprise elle-même, soient reçus ou signés par cette dernière.

Par exemple :

• Le contrat de travail : CDI, CDD, intérim, alternance, stage…
• Le contrat commercial : vente, bail, franchise, fournisseurs, mandat, prestation de service, partenariat, sous-traitance, distribution, achats…
• Les conditions générales de vente (CGV).
• Les statuts d’une entreprise.
• L’accord de confidentialité.
• La délégation de pouvoir.
• Etc.

En résumé, la contrathèque est un logiciel pensé et conçu spécifiquement pour le contrat.

Face à l’omniprésence du contrat dans la vie professionnelle, les contrathèques numériques ont vu le jour pour répondre aux besoins précis des professionnels.

Ces dernier sont toujours en quête de :

• Gagner du temps en fluidifiant le cycle de contractualisation. Par exemple, 
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• Répondre au problème de l’accumulation de contrats. Le nombre important de ressources engendre des pertes, une consommation de papier et d’encre importante, un risque d’oubli en cas de rendez-vous clients, une logistique compliquée pour déplacer les documents lorsque ceux-ci ne sont pas dématérialisés. 
• Stocker dans un seul endroit tous les contrats de l’entreprise. Chaque document reste facilement accessible pour le salarié concerné, qui peut le consulter aisément sur le logiciel. 
• Permettre aux intervenants, le service juridique et les opérationnels, d’y accéder facilement.
• Automatiser ce qui ne nécessite pas une expertise juridique pointue.
• Uniformiser la politique contractuelle interne et éviter les erreurs.
• Réduire les coûts opérationnels, pour donner un avantage compétitif face aux concurrents. L’argent et le temps dégagés permettent de se consacrer davantage au développement et à la croissance de la société.
• Participer à l’effort collectif en matière de RSE, en n’imprimant plus de papiers. 

Répondant à une véritable utilité, elle est un logiciel essentiel au sein des sociétés.

Se doter d’une contrathèque performante présente de nombreux avantages pour les sociétés qui veulent fluidifier la contractualisation.

Nous vous proposons un tour d’horizon des principales fonctionnalités principales et secondaires que vous pourrez tirer de son installation dans vos services :

• L’archivage : un répertoire ou un disque dur externe qui lâchent ne sont pas impossibles. Les outils de stockage contractuel permettent une sécurisation accrue des données en les archivant durablement. 
• Les modèles de contrat. Ils évitent de repartir de zéro pour la création de chaque nouveau document ou de devoir prendre la trame du cocontractant. Sans modèle de contrat, le délai de contractualisation est plus long. Il entraîne de nombreux allers-retours et mark-up entre les opérationnels et les juristes. La première version rédigée du contrat est plus rapidement faite.
• L’aide à la rédaction des contrats en pré-remplissant certaines informations. Lorsque l’outil bénéficie d’une intelligence artificielle supplémentaire, l’IA permet de pré-automatiser les données renseignées pour les contrats simples.
• L’accès facilité, exhaustif et partout des contrats de l’entreprise, en vous connectant à distance sur votre interface sécurisée.
• Une visibilité sur le statut du contrat : en cours de négociation, V1, V2, en signature, signé…
• Les tableaux de bord personnalisés et l'activation des alertes.
• La recherche facilitée de l’historique contractuel : la plupart des solutions sont équipées d’un moteur de recherche permettant de trouver facilement une information.
• La signature électronique.
• Les fiches synthétiques, pour isoler les informations importantes des contrats.

La contrainte est une alternative sérieuse et efficace à une organisation plus classique qui présente des risques, avec des documents papiers ou numérisés puis stockés sur un disque dur externe.

Mettre en œuvre une contrathèque fait écho à une politique contractuelle en ce sens dans l’entreprise.

Pour une gestion des contrats la plus efficace possible, la bonne pratique doit impliquer l’ensemble des parties prenantes afin de créer l’adhésion sur ce nouveau processus et sur le choix du logiciel qui le rendra possible.

La méthodologie est la même quant aux fonctionnalités que doit avoir la contrathèque, afin de présenter des avantages pour le plus grand nombre.

La seule différence entre la contrathèque et le logiciel de gestion des contrats, également appelé outil de contract management, réside dans le fait que la première est une fonctionnalité du second.

La contrathèque est une brique du logiciel de gestion de contrat. Tandis que ce dernier embrasse toute la vie du contrat : de son élaboration à son archivage.

Le logiciel de contract management contient les fonctionnalités suivantes :

• Une contrathèque.
• Un workflow paramétrable permettant la validation interne du contrat.
• Une signature électronique.
• Une IA permettant l’analyse des données d’un stock de contrats.
• Un archivage des contrats.
• Des données statistiques.

Ces 2 logiciels ont donc pour point commun d’être spécifiquement conçus pour les contrats. À l’inverse d’une solution de gestion numérique des documents, plus généraliste. 

La contrathèque fait partie des outils efficaces pour améliorer la gestion du cycle des contrats dans les entreprises, de leur création à leur archivage.

Les employeurs équipés d’une telle solution permettent d’améliorer le processus contractuel, de soulager les équipes juridiques et de sécuriser leurs données. 

Les services fondamentaux peuvent être enrichis de briques supplémentaires, comme la signature électronique ou le recours à l’IA.