Comment automatiser le processus de gestion des contrats ?

Dans le monde des entreprises, les contrats assurent un engagement entre deux ou plusieurs parties prenantes. Cependant, mettre en place un contrat peut être fastidieux : utilisation de papier, relance, modification des termes, etc. Une automatisation de certaines tâches aidera votre entreprise à se développer plus rapidement en se concentrant sur l’essentiel. Alors, comment l’automatisation des contrats peut vous aider à gagner du temps ? On vous explique !

La gestion des contrats (ou Contract Management en anglais) est un processus consistant à suivre et gérer l’ensemble du cycle de vie d’un contrat. De sa création à son expiration, en passant par sa négociation, sa signature et son exécution. Tout y passe !

L’objectif est simple : maximiser les performances opérationnelles et financières de l’entreprise, tout en réduisant les risques financiers.

La gestion des contrats ne consiste pas seulement à créer des accords et à les valider. Elle comprend plusieurs étapes permettant de suivre tout le cycle de vie des contrats. La moindre erreur peut entraîner des retards et une perte de temps et de productivité pour l’entreprise. Pour éviter cela, il est nécessaire de superviser les étapes suivantes : 

La création d’un contrat est un processus qui peut être très long. 

La rédaction manuelle et sur papier nécessite une supervision de l’écriture et amène le plus souvent les entreprises à réécrire le contrat en cas d'erreur. Ces erreurs sont principalement dues aux transferts manuels des données (noms des clients, tarif, etc.). 

Avec la croissance de votre entreprise, les contrats seront de plus en plus fréquents et les erreurs aussi. La création de document numérique accélère le temps de création d’un contrat et diminue fortement les erreurs. 

Il vous sera également possible de mettre en place une bibliothèque de contrats dans le but de maximiser le temps de création d’un document.

Une fois le contrat rédigé, les entreprises passent en négociation. C’est une étape cruciale pour finaliser un accord. Avec une automatisation de votre processus de gestion des contrats, vous pourrez créer des parcours standardisés et offrir une visibilité de vos contrats. Il sera ainsi facile de suivre les contrats ou d'identifier les points les plus délicats de votre processus d'acheminement.

La sécurité de vos documents est aussi améliorée. Finis l’envoi de chaque contrat par mail à toutes les parties prenantes, avec une solution d’automatisation, cela se fait automatiquement et vous permettra de suivre en temps réel le cheminement de votre contrat.

Les entreprises s'occupent de plusieurs types de contrats en même temps et gérer tout ce flux utilise énormément de ressources.

En intégrant votre solution de CLM (gestion de cycle de vie d’un contrat) au sein des autres systèmes de l’entreprise, vous pourrez utiliser leurs données afin de préremplir directement vos contrats. Enorme gain de temps pour vous et vos collaborateurs !

Tout contrat entre en vigueur une fois la signature apposée. En passant à l’automatisation, vous intégrerez une application de signature électronique directement dans votre processus de gestion des contrats.

Avec la signature électronique, les différentes parties prenantes signent facilement le document depuis n'importe où et n’importe quand. Créant ainsi une expérience de gestion de document simple, fluide et rapide.

La signature électronique ajoute également une sécurité au contrat. Chaque signature est horodatée et archivée permettant d’avoir une réelle traçabilité du document et des signataires.

Une fois le contrat signé, il est stocké selon le système d’archivage mis en place par l’entreprise. Il doit être stocké et centralisé dans un endroit facilement accessible. En ayant des contrats non consultables, il vous sera difficile de modifier le contrat existant afin de vous adapter aux nouvelles réglementations dans votre secteur.

Avec une solution de CLM, il vous sera plus facile d’analyser les contrats passés et de les modifier si besoin avec l’aide d’une intelligence artificielle.

Avec une bonne gestion des contrats, vous minimisez les risques tout en maximisant les performances financières. Le petit plus, vous avez un contrôle et un suivi optimal de l’accord passé !

En effet, une mauvaise gestion des contrats peut avoir un certain coût pour l’entreprise. En ayant des processus lents et laborieux, vous freinerez la croissance globale de l’entreprise. 

Cela aura un impact direct sur l’entreprise avec par exemple : un ralentissement du cycle de vente, un non-respect du délai de contractualisation, une non-conformité, la hausse des coûts, etc.

Pour éviter cela, la numérisation et l’automatisation du processus de gestion des contrats sont fondamentales. Vous optimiserez ainsi le rendement opérationnel et le rendement financier tout en réduisant les risques !  

Vous obtiendrez plusieurs avantages en automatisant vos processus de gestion des contrats comme : 

• L’efficacité : Avec une bonne gestion des contrats, vous optimisez le respect du contrat et cela entraîne directement une réduction des frais d’exploitation. L’automatisation permet d’accéder plus facilement aux documents et aux modifications, réduisant ainsi le temps de réponse aux modifications et aux ajouts. 

• La réduction des risques : Les réglementations étant en constante évolution, il est primordial de les garder à l'œil pour rester à jour et garantir la conformité de vos documents. Un outil de gestion des contrats vous aidera à évaluer en permanence et en temps réel les performances et la conformité de vos documents.

• Développer des relations : Avec une expérience contractuelle simple, fluide et rapide, vous créerez des partenariats commerciaux durables. 

• Le suivi et la documentation : Une solution de gestion des contrats organise et centralise les documents et les processus pour les rendre plus accessibles. Avec une gestion transparente des contrats, vous aurez moins de blocage dû à un problème de conformité par exemple.

Avec Formulaires de Yousign, l’objectif est de vous offrir une automatisation complète de vos contrats, de la création de vos documents à la signature.

En moins de 5 minutes, vous pourrez automatiser vos modèles de contrats sans aucune compétence en codage, pour générer des documents personnalisés à l'infini.

Comment ça marche ?

1. Préparez et téléchargez votre document au format .docx
   
2. Un formulaire est automatiquement créé pour collecter les données de vos signataires : recueillez toutes les informations nécessaires à l'élaboration de votre contrat directement depuis vos interlocuteurs pour éliminer le risque d'erreurs.
   
3. Partagez votre formulaire avec vos parties prenantes, et suivez le processus en temps réel : votre document est automatiquement envoyé pour signature après chaque soumission de formulaire.

Et voilà, c'est signé !