Los recursos humanos han iniciado su transición digital desde hace varios años gracias a un marco tecnológico propicio, pero también legislativo. Numerosas empresas disponen ahora de un programa SIRH para la gestión de sus equipos o de un ATS que les permite organizar mejor las contrataciones en un mercado de trabajo cada vez más complejo. La firma electrónica del contrato de trabajo, desmaterializado o no, entre empleado y empleador viene a completar esta variedad de herramientas y permite finalizar el proceso de desmaterialización, simplificando la vida de los reclutadores y responsables de Recursos Humanos.
¡Por fin ha llegado el momento de despedirse del papel!
Una evolución de los métodos de trabajo
El mercado global se diversifica y las opciones de las que disponen los reclutadores y más globalmente los recursos humanos son cada vez más numerosas. El contrato de trabajo pasa por diferentes formas (fijo, temporal, discontinuo, colaborador…) y abre mayores posibilidades para los empleadores y sus equipos.
Al mismo tiempo, las necesidades de los futuros asalariados evolucionan y se pueden coordinar con las de sus empleadores. El desarrollo exponencial del teletrabajo en el sector terciario es un ejemplo claro y pasa obligatoriamente por una evolución del contrato de trabajo.
Estas evoluciones del mercado laboral han llevado a los recursos humanos a modificar su organización y permitir el desarrollo de nuevas herramientas más adaptadas para responder a sus nuevas necesidades. Entre ellas, la firma electrónica del contrato de trabajo.
Recursos humanos, un sector en plena transformación tecnológica
Una gran mayoría de las empresas francesas están actualmente equipadas de programas SIRH, principalmente para todo lo relacionado con las nóminas, la gestión administrativa y la gestión de tiempos y actividades (GTA). La gestión de la información y del rendimiento empiezan a integrar naturalmente estas nuevas herramientas, permitiendo dejar de lado poco a poco el formato papel.
La ley del trabajo (ley nº 2016-1088 del 8 de agosto 2016) ha permitido también desarrollar el uso de nóminas electrónicas por parte de las empresas, abriendo el camino a una mayor desmaterialización de los documentos de recursos humanos.
La contratación no se ha quedado atrás. El desarrollo de nuevas plataformas de búsqueda de empleo y la multiplicación de la oferta ATS en Saas permite a los reclutadores organizar mejor la búsqueda de nuevos perfiles, e incluso automatizar la preselección de perfiles.
A pesar de la desmaterialización de los procesos de RH, ante la falta de una solución alternativa, el papel ha sido durante mucho tiempo la norma en todo lo que concierne las relaciones contractuales entre empleador y asalariado. La implementación de la firma electrónica del contrato de trabajo (entre otros) permite extender la desmaterialización al conjunto de actividades de recursos humanos, aportando una mayor seguridad y confidencialidad en los intercambios.
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La firma electrónica del contrato del trabajo: la regulación
El contrato de trabajo puede establecerse y conservarse en formato electrónico en conformidad con el artículo 1174 del Código Civil. La firma de este contrato puede, en este marco, realizarse a través de un procedimiento de firma electrónica. El papel ya no tiene ninguna razón para ser la norma en materia de contratos.
La firma electrónica está enmarcada a nivel europeo por el reglamento eIDAS, nº 910/2014 del 23 de julio 2014. Este reglamento, transcrito en los artículos 1366 y 1267 del Código Civil francés permite, bajo ciertas condiciones, realizar una firma electrónica en el contrato de trabajo.
Para que un proceso de firma electrónica sea reconocido, debe respetar ciertas reglas, como por ejemplo:
- Respetar la integridad del documento
- Incluir un sistema de identificación del signatario
- Emitir un certificado electrónico sobre el documento
Las autoridades de certificación y terceros de confianza, y de las que Yousign forma parte, están en situación de proponerte soluciones de firma electrónica que disponen de facto de un auténtico valor jurídico para tus firmas electrónicas de contratos de trabajo.
Firmar un contrato a distancia: ¿en qué casos?
La firma electrónica del contrato de trabajo se aplica al conjunto de los tipos de contrato de trabajo del mercado laboral:
- Contrato temporal
- Contrato fijo
- Contrato por obra
- Contrato de colaborador
La firma electrónica responde a las necesidades específicas de las diferentes profesiones presentes en los recursos humanos. La firma de un contrato temporal o de un contrato indefinido y de los documentos anexos (mutua, cláusula de confidencialidad…) permitirá preparar mejor la llegada de los nuevos empleados a la empresa y facilitar su adaptación al puesto de trabajo. El primer día no estará dedicado a la gestión administrativa, sino a descubrir la empresa y las misiones de las que se ocupará.
Firmar un contrato de trabajo a distancia es completamente posible. La firma electrónica del contrato de trabajo desmaterializado también es una solución apreciada por los empleados en teletrabajo o las empresas con oficinas geográficamente alejadas. Finalmente, los flujos de validación que puedes encontrar en la aplicación de Yousign te permiten establecer un proceso de relectura y validación de los contratos de trabajo, antes de enviarlo a los signatarios.
Las agencias de trabajo temporal pueden disfrutar de la instantaneidad del proceso de firma electrónica y ser más reactivas en la búsqueda y contratación de empleados temporales para sus clientes. Un panel de control de seguimiento de las firmas permite tener una visión global del conjunto de contratos en espera de validación y firma.
Además, en los casos de necesidades puntuales o a largo plazo, la firma electrónica permite contratar a freelances de manera mucho más rápida, respetando el formalismo y el valor jurídico de los contratos de misiones clásicas.
Los usos de la firma electrónica en línea no se limitan a la firma del contrato de trabajo. La firma electrónica se puede aplicar a la integralidad de los documentos gestionados por RH. Permite asegurar los intercambios con tus equipos y organizar mejor tu gestión del personal.
De este modo, puedes utilizar la firma electrónica para tus descripciones de puesto, cláusulas de confidencialidad, entrevistas anuales, petición y aprobación de vacaciones…
La automatización de tus procesos RH
La firma electrónica, a menudo disponible en formato aplicación, también se puede integrar fácilmente en tus herramientas existentes (SIRH, ATS…) a través de una API. De esta forma es posible gestionar el conjunto de los procesos de recursos humanos desde un único programa. También puedes automatizar las tareas en función de tus necesidades: itinerario de validación de documentos, recordatorios automáticos de firma electrónica, etc.
Para cada firma, el conjunto de los signatarios recibirá una copia del documento en formato digital y un acceso a un fichero de pruebas (Audit Trail) de la firma.
Si integras tu plataforma a un sistema de almacenamiento electrónico podrás conservar de manera segura todos tus documentos RH.
Yousign almacena electrónicamente los archivos de prueba durante 10 años renovables en Arkhineo, tercero archivador certificado a nivel europeo.
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La firma electrónica del contrato de trabajo te permitirá no solo desmaterializar todos tus procesos de RH sino también simplificar considerablemente tu gestión de recursos humanos asegurando tus procesos contractuales. Su uso es muy sencillo y su campo de aplicación extenso. Es el momento de dar el paso y añadir un toque de modernidad a tu empresa.
