Il est impossible d’y échapper de nos jours. Accélérée par les confinements successifs, la dématérialisation des entreprises a le vent en poupe. Il faut dire que les avantages de tels processus de dématérialisation sont nombreux. Bien sûr, comme dans tout changement, il faudra peser les pour et les contre, mais il y a fort à parier qu'un changement vers des processus plus dématérialisés profite à votre entreprise dans le court, comme dans le long terme.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents?
Bien évidemment, avant de traiter des avantages et des inconvénients de la dématérialisation, encore faut-il savoir ce que c’est !
La dématérialisation définit tout le processus qui consiste à remplacer un support physique en un support numérique. Les stratégies RSE “Zéro papier” se multipliant, on pense de suite aux processus papier qui sont les grandes victimes de ces changements structurels en entreprise.
On distingue deux types de digitalisation:
- Duplicative: chaque document en format papier à son équivalent digital.
- Native: Les documents n’ont pas d’antécédent papier. Ils sont reçus directement au format digital.
Les avantages de la digitalisation
Vous vous en doutez bien, si les processus de dématérialisation sont en ce moment aussi populaires auprès des entreprises, c’est qu’il y a bien une raison. Eh bien, pas qu’une, figurez vous. La digitalisation offre un vaste panel d’avantages comme :
- Un gain de place: Le principal avantage de la dématérialisation se situe dans le stockage des documents dématérialisés.
Terminée les piles de papier qui s’amoncellent sur le coin de votre bureau ! Grâce à la dématérialisation, tous ces documents se trouvent stockés numériquement.
Certaines entreprises utilisent des salles d’archives. Ces salles peuvent contenir des milliers de documents. Bien sûr, l’opération est chronophage, mais elle peut aussi se chiffrer à plusieurs milliers d’euros. - Un gain économique: L’empreinte économique du stockage papier est ahurissante. Entre les coûts d’impression, les coûts des ramettes de papier, le toner, les imprimantes… Selon une étude de Gartner, près de 3% du CA annuel d’une entreprise est dédié au papier. La dématérialisation des process administratifs représente donc un gain économique considérable qui peut se chiffrer à plusieurs milliers d’euros, selon votre chiffre d’affaires annuel.
- Un gain écologique: De plus en plus d'entreprises se mettent à polir leurs stratégies RSE.
- Un gain de temps: Imprimer des documents, les ranger, les classer, etc. Tout cela peut prendre beaucoup de temps. La tâche est fastidieuse et requiert rigueur et application. Par ailleurs, malgré tous les efforts de rigueur et d’application dans le classement des documents, il peut être parfois chronophage de trouver le document recherché. Cette énergie et ce temps dédié au rangement et au classement des documents est réinvesti dans des actions plus pertinentes grâce à la dématérialisation.
- Gain de praticité: La plupart des outils que nous utilisons aujourd’hui sont collaboratifs et imitent avec précision tous les rituels du papier. Le travail à distance ayant gagné du terrain suite aux confinements successifs, les collaborateurs ont vu émerger de nouveaux besoins d’instantanéité et de simultanéité, auxquels la dématérialisation à très bien répondu.
Les inconvénients de la digitalisation
Comme dans tout changement structurel, la dématérialisation contient également une liste, réduite certes, d’inconvénients auxquels il convient de se préparer à:
- Certains risques de sécurité: La dématérialisation consiste à stocker certains (ou la totalité) de vos documents. Par conséquent, ils constituent des données sensibles qui peuvent potentiellement être compromises. C’est la raison pour laquelle Yousign stocke vos documents sur des serveurs sécurisés. Du point de vue de l’archivage, Yousign archive électroniquement et en toute légalité tous les dossiers de preuve, pendant 10 ans chez notre partenaire CDC Arkhinéo.
La dématérialisation des entreprises est soutenue par la loi du 13 mars 2000. Cette loi stipule que les documents au format électronique ont la même valeur légale que les originaux au format papier.
En tant qu’entreprise de dématérialisation, Yousign peut vous aider à mettre en place des solutions de dématérialisation dans votre entreprise.
N’hésitez pas à prendre contact avec nous !
