Quel est le délai légal d’envoi d’une facture après une prestation accomplie ?

Vous avez récemment réalisé une prestation chez l’un de vos clients et vous vous demandez dans quel délai vous devez lui faire parvenir la facture correspondante ? Les règles issues du droit commercial et du droit fiscal sont claires sur ce sujet et sanctionnent les manquements. La réforme en cours sur la facturation électronique ne modifie pas les échéances actuelles. Quel est le délai légal d’envoi d’une facture après une prestation accomplie ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le sujet pour toujours facturer à temps.

Le caractère obligatoire ou non d'une facture dépend de la nature du client : 

Il est un particulier : elle est facultative, sauf : 

• S’il en fait la demande. Elle devient alors obligatoire.
• Si elle concerne une vente à distance.
• Si elle concerne une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.
• Si elle concerne une prestation de services d'un montant supérieur à 25 euros, TVA comprise.

Il est un professionnel :

• L’achat de produits ou la prestation de service pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facturation obligatoire (article L441-9 du Code de commerce). Il incombe au vendeur de délivrer la facture afin de recevoir le paiement dû. 

Pour les factures émises entre professionnels, ou lorsque le client est une Administration publique, les délais légaux d’envoi d’une facture après réalisation de la prestation figurent à l’article 289 du Code général des impôts.

La règle est claire : les factures sont émises par les professionnels dès la date de réalisation de la livraison ou de la prestation de services. 

La notion de livraison s’entend du transfert du pouvoir de disposer d’un bien comme un propriétaire. C’est-à-dire, lors de l’échange des consentements, signature du devis ou du contrat, même si le bien n’a pas été délivré ou si le prix n’a pas été payé. 

Cependant, la doctrine fiscale admet un différé de facturation : la facture peut être émise dès la date de la remise matérielle du bien si elle intervient moins d’1 mois après l’échange des consentements (BOI-TVA-DECLA-30-20-10-20140113).

Pour les livraisons de biens exonérées de TVA et pour les prestations de services dont la TVA doit être versée par le client, les factures sont émises au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s'est effectuée la prestation.

Pour les prestations qui durent dans le temps, il est possible de faire une facture d’avancement en fonction du travail effectué à un instant T.

Lorsqu’il y a plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour le compte d'un même client, la facture peut être émise au plus tard à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été réalisées. Cette exception ne concerne que les livraisons ou les prestations pour lesquelles la TVA est exigible le mois au cours duquel l'opération a été réalisée.

Le non-respect des délais légaux d’envoi est passible d'une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale (article L441-9 précité).

En cas de récidive dans les 2 ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive, le montant maximum de l'amende encourue est porté à 150 000 euros pour une personne physique et 750 000 euros pour une personne morale.

Il existe 2 principales voies de transmission d’une facture.

La facture peut être préparée puis envoyée sur un support papier, remise en main propre ou scannée au format PDF.

Tant que l'entreprise n'est pas soumise à l'obligation d'émission électronique, elle peut transmettre tout ou partie de ses factures sous format papier.

Entre 2024 et 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, redevables ou non de la TVA, devront pouvoir émettre des factures électroniques selon le calendrier suivant (ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021) :

• Le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises : ce sont les entreprises qui ne peuvent pas être classées dans les catégories ci-dessous.
• Le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) : l’effectif est inférieur à 5 000 personnes et le chiffre d'affaires annuel n'excède pas 1 500 millions d'euros ou le total de bilan n'excède pas 2 000 millions d'euros.

Le 1er janvier 2026 pour : 

• Les petites et moyennes entreprises (PME) : l’effectif est inférieur à 250 personnes et le chiffre d’affaires annuel n'excède pas 50 millions d'euros ou le total de bilan n'excède pas 43 millions d'euros.
• Les microentreprises : l’effectif est inférieur à 10 personnes et le chiffre d'affaires ou le total du bilan annuel n'excède pas 2 millions d'euros.

Cette réforme concerne uniquement les échanges entre professionnels. Les particuliers peuvent continuer d’émettre des factures au format papier.

Les e-factures, ou e-invoicing, seront envoyées, au choix : 

• Via le portail Chorus Pro, déjà utilisé pour envoyer des factures au secteur public.
• Via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui sera accréditée par l'Administration fiscale. Une liste des plateformes partenaires sera mise à disposition sur le site impots.gouv.fr à compter de septembre 2023, au fur et à mesure des demandes d’immatriculation par les opérateurs de dématérialisation.

C’est ensuite l’une ou l'autre des plateformes de dématérialisation qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de dématérialisation du client. Vous n’adresserez donc plus directement les factures à vos clients.

Ces évolutions s’accompagnent de 4 nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur les factures électroniques. À savoir : 

• Le numéro SIREN de l’entreprise.
• L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client.
• La nature des opérations : livraisons de biens ou prestations de services ou les 2.
• Le paiement de la taxe d'après les débits, c’est-à-dire lors de l’émission de la facture et non de l’encaissement, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Les factures électroniques seront certifiées par un cachet électronique qualifié afin de les sécuriser (article 289 du Code général des impôts précité). Il garantit : 

• L’origine des factures.
• Son contenu.
• Son auteur.

Les modalités de facturation électronique restent identiques à celles des factures manuelles. Le dépôt d’une facture électronique n’est pas encadré par un délai particulier : les assujettis continueront à déposer leurs factures au fil de l’eau.

Une facture doit être émise par le vendeur au client dès que le service est terminé, c’est-à-dire dès la réalisation de la vente ou de la prestation du service. Des exceptions sont toutefois prévues par la loi et portent le délai maximal d’envoi dudit document après la prestation à 1 mois.

• À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent pouvoir réceptionner des factures au format électronique. 
• À partir du 1er juillet 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront pouvoir émettre des factures dématérialisées.

La facture devra :

• Respecter une forme électronique normée.
• Contenir de nouvelles mentions obligatoires.
• Être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée.

Facturer le plus tôt possible vous permet de recevoir plus rapidement le paiement dû par votre débiteur, de limiter tout retard de paiement, et de ne pas perdre le fil de la numérotation figurant en tête de vos factures.