Cachet électronique et signature électronique : définitions, réglementations et usages

Vous le savez maintenant, il existe plusieurs types de signatures électroniques. Tous sont définis en détail dans la réglementation européenne eIDAS.
Ce que vous ne saviez peut-être pas, c’est qu’il existe également des cachets électroniques, et que ces cachets ont eux-aussi une utilité certaine. Quelle est-elle ? Quelle est la différence entre cachet électronique et signature électronique ? Réponse dans cet article.

Selon le règlement européen n°910/2014, “un cachet électronique est un ensemble de données sous forme électronique, qui soit jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières”. 

En termes un peu plus vernaculaires, le cachet numérique est en fait l’équivalent d’un tampon ou d’un sceau d’une entreprise. 
Le cachet électronique représente en fait une signature d'un document numérique. Il est matérialisé par un certificat électronique, qui est lui-même peut-être remis ensuite de matière dématérialisée.

En gros, le cachet électronique est l’équivalent du sceau de l’entreprise.
Là où une personne physique va utiliser la signature pour signaler son consentement au contenu d’un document qu’elle s’apprête à signer, une personne morale (c’est à dire une entreprise) va utiliser un tampon d’entreprise ou un sceau afin de garantir l'origine du document (c'est à dire que le document émane bien de l'entreprise) et l'intégrité du document (que le document n'a pas été modifié après apposition du tampon).

Le cachet électronique représente donc en quelque sorte la version dématérialisée du sceau ou du tampon d’une entreprise.

Le cachet électronique est défini dans l’article 3 de la réglementation européenne eIDAS et est défini comme tel :
“cachet électronique” désigne les données sous format électronique annexées à d’autres données sous format électronique, ou associées logiquement à celles-ci, afin de garantir l'origine et l’intégrité de ces dernières.  

Dans l’ensemble, l’utilité première du cachet électronique est de garantir de manière indiscutable l’intégrité des documents qui lui sont directement liés. 

Pour qu’un cachet électronique soit recevable, il existe cependant un cahier des charges, lui-même défini par l’article 36 du règlement eIDAS. Ainsi, un cachet électronique doit:

• lier de façon non-équivoque le créateur du cachet et le cachet lui-même,
• identifier le créateur du cachet,
• avoir été créé à l’aide de données de création  de cachet que le créateur du cachet peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle pour créer un cachet électronique,
• être lié aux données auxquelles il est associé de manière à ce que toutes les modifications ultérieures des données soient de suite détectables. 

Les données de création de cachet électronique définissent en fait les données uniques qui sont utilisées par le créateur du cachet électronique pour créer le cachet électronique. 

Nous venons donc de le voir: l’utilité principale du cachet électronique est d’apporter plus de garanties, tant au niveau de l’intégrité finale du document que de son origine.

La somme des avantages du cachet électronique représente une plus-value concurrentielle très importante et constitue une étape clé dans tout effort de digitalisation d’entreprise:

• le cachet numérique  garantit l’intégrité et l'origine du document, peu en importe la nature (factures, baux, bons de livraison, etc.)
• économies et gain de temps sur l’ensemble des processus d’entreprises
• réduction des temps de traitement relatifs à l'administration, et économie de papier

Là-dessus, il n’y a pas de réponse universelle malheureusement. Il faudra se retourner vers votre prestataire de cachet électronique ou de signature électronique et leur demander directement la marche à suivre, pour générer et appliquer un cachet électronique.

Il existe 3 niveaux de signatures électroniques (le niveau simple, le niveau avancé, le niveau qualifié) et tout autant pour le cachet numérique. Il existe donc 3 niveaux : 

• le cachet électronique simple,
• le cachet électronique avancé,
• le cachet électronique qualifié. 

Ces niveaux et leurs prérogatives sont exactement les mêmes que les différents niveaux de signatures électroniques simples, avancés et qualifiés. Nous vous conseillons donc de consulter nos différents articles sur le sujet. 

La signature électronique, est de la même manière que la signature manuscrite, un moyen d’approuver le contenu d’un document entre plusieurs parties prenantes (baux, contrats de travail, bons de commande, actes notariés, etc.). Le processus de signature est donc complètement manuel, puisqu’il requiert une action concrète d’un ou deux plusieurs signataires afin d’être complété avec succès. De son côté, le cachet numérique est entièrement automatisé.
Outre le fait qu’une signature électronique soit le résultat d’une personne physique et que le cachet numérique soit le résultat d’une personne morale, le cachet électronique ne requiert pas de façon obligatoire l'enclenchement de processus manuels. 

Les deux éléments diffèrent également dans leur finalité.
La signature électronique, comme dit précédemment, vise à confirmer l’approbation d’un ou de plusieurs signataires au contenu édicté dans le document.
Le cachet numérique n’a absolument pas cette finalité, puisqu’il permet d’attester: 

• de l'intégrité du document
• que le créateur du cachet est en effet à l’origine du document.

Ainsi, voici une liste non exhaustives de documents pour lesquels il serait utile de garantir l'intégrité et l'origine, grâce au cachet électronique:

• factures électroniques,
• fiches de paie,
• bons de commande,
• notes de frais,
• contrats divers,
• brevets,
• devis,
• tous documents liés de près ou de loin à de la propriété intellectuelle

La liste complète des prestataires est consultable directement sur le site de l’ANSSI. Yousign fait partie de la liste des prestataires de services de confiance qualifiés maintenue par l'ANSSI.