Sello electrónico y firma electrónica: definiciones, reglamentación y usos.

Ahora ya sabes que existen varios tipos de firma electrónica. Todos están definidos y detallados en el reglamento europeo eIDAS. Lo que a lo mejor no sabías, es que existen también sellos electrónicos y que estos sellos también tienen una utilidad concreta. ¿Cuál es? ¿Qué diferencia hay entre sellos electrónico y firma electrónica? ¡Todas las respuestas en este artículo!

Según el reglamento europeo n°910/2014, “un sello electrónico es un conjunto de datos en formato electrónico, ya sean unidos o asociados lógicamente a otros datos en formato electrónico para garantizar el origen y la integridad de estos últimos”.

En palabras más sencillas, el sello electrónico es el equivalente de un sello de empresa. De hecho, el sello electrónico representa una firma de un documento digital. Está materializado por un certificado electrónico, que a su vez puede entregarse de forma desmaterializada.

El sello electrónico es el sello de la empresa. Allí donde una persona física utilizará una firma para señalar su consentimiento al contenido de un documento que se dispone a firmar, una persona moral (es decir, una empresa) utilizará un sello de empresa para garantizar el origen del documento (es decir, que el documento surge de la empresa) y la integridad del documento (que el documento no ha sido modificado tras haber sido sellado).

El sello electrónico representa la versión desmaterializada del sello de una empresa.

El artículo 3 del reglamento europeo eIDAS define el sello electrónico así: “el sello electrónico” designa datos en formato electrónico anexados a otros datos en formato electrónico, o asociados lógicamente a estos, con el objetivo de garantizar el origen y la integridad de estos últimos.

En conjunto, la primera utilidad del sello electrónico es garantizar de forma indiscutible la integridad de los documentos a los que está unido.

Para que un sello electrónico sea aceptado debe cumplir con las condiciones establecidas por el artículo 36 del reglamento eIDAS. De esta forma, un sello electrónico debe:

• Unir de forma inequívoca al creador del sello y el sello en sí
• Identificar al creador del sello
• Haber sido creado con ayuda de datos de creación del sello que el creador puede, con un nivel de confianza elevado, utilizar bajo su control para crear un sello electrónico
• Estar unido a los datos a los cuales está asociado de forma que todas las modificaciones posteriores sean detectables rápidamente

Los datos de creación de un sello electrónico definen de hecho los datos únicos que son utilizados por el creador del sello electrónico para crearlo.

Entonces, la principal utilidad del sello electrónico es aportar más garantías, tanto a nivel de integridad final del documento como del origen.

La suma de las ventajas del sello electrónico representa un valor añadido importante frente a la competencia y constituye una etapa clave en el esfuerzo por la digitalización de una empresa:

• El sello digital garantiza la integridad y el origen de un documento, sin importar su naturaleza (facturas, vales, justificantes de entrega, etc.)
• Ahorro de tiempo y dinero en el conjunto de los procesos de la empresa
• Reducción del tiempo de tratamiento relativo a la administración, y ahorro de papel

En este caso no hay una respuesta universal. Deberás dirigirte a tu proveedor de sello electrónico o de firma electrónica para preguntarle directamente por los pasos a seguir para generar y aplicar un sello electrónico.

Existen 3 niveles de firma electrónica (el nivel sencillo, el nivel avanzado, el nivel cualificado) y lo mismo ocurre con el sello electrónico. Entonces, existen tres niveles:

• Sello electrónico sencillo
• Sello electrónico avanzado
• Sello electrónico cualificado

Estos niveles y sus condiciones son exactamente los mismos que los diferentes niveles de firmas electrónicas sencillas, avanzadas y cualificadas. Te aconsejamos que consultes los diferentes artículos existentes sobre este tema.

La firma electrónica es, al igual que la firma manuscrita, un medio para aprobar el contenido de un documento entre varias partes implicadas (alquileres, contratos de trabajo, órdenes de compra, actos notariales, etc.). El proceso de firma es completamente manual, ya que necesita una acción concreta de uno o varios signatarios para que sea completado con éxito. Por su lado, el sello electrónico está completamente automatizado. Además del hecho que una firma electrónica sea el resultado de una persona física y que el sello electrónico sea el resultado de una persona moral, el sello electrónico no requiere de forma obligatoria un proceso manual.

Los dos elementos tienen diferentes finalidades. La firma electrónica, tal y como hemos explicado, confirma la aprobación de uno o varios signatarios al contenido establecido en un documento. El sello electrónico no tiene esta finalidad; ya que permite atestar:

• La integridad del documento,
• Que el creador del sello está en el origen del documento.

Te proponemos una lista no exhaustiva de documentos para los que será útil garantizar la integridad y el origen, gracias al sello electrónico:

• Facturas electrónicas
• Nóminas
• Órdenes de compra
• Cuentas de gastos
• Contratos varios
• Patentes
• Presupuestos
• Cualquier documento relacionado con la propiedad intelectual

La lista completa de proveedores se puede consultar directamente en la página web de la ANSSI. Yousign forma parte de la lista de proveedores de servicios de confianza cualificados establecida por la ANSSI.