Quelle est la valeur légale du cachet électronique ?

Dans un monde en pleine digitalisation, notre quotidien peut changer du tout au tout. La manière dont nous conduisons nos affaires ou signons nos contrats n’est plus la même qu’il y a 10 ans. Loin de la poussière des tampons et du bruit de celui-ci frappant une facture, nous voilà entrés dans l'ère du cachet électronique.

Au-delà de sa commodité et de sa rapidité, quelle est la valeur légale de ce cachet électronique ? Comment, dans cette avalanche d'informations numériques, distinguer le vrai du faux, le légal de l'illégal ?

Ce n'est pas seulement une question pour les juristes ou les technophiles. Il s'agit d'un enjeu majeur pour chaque entreprise, chaque entrepreneur et, finalement, chacun de nous. Décortiquons ensemble cette révolution numérique, et voyons comment elle redéfinit notre perception de la "signature" et notre manière d'accorder de la valeur à un document.

C’est parti ! ⬇

Dans un univers digital de plus en plus complexe, le cachet électronique est devenu une nécessité. Selon le règlement européen n°910/2014, “un cachet électronique est un ensemble de données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières”.

En d’autres termes, il s'agit d'un mécanisme numérique qui atteste de l'origine et de l'intégrité d'un document.

Le processus est le suivant :

1. Création d'un document numérique par l'entité.
2. Utilisation d'un prestataire de services de confiance pour apposer le cachet électronique.
3. Le document est alors estampillé avec un cachet électronique qui garantit sa provenance et son intégrité.

Ce processus assure que l'authenticité du document est préservée et facilement vérifiable.

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La signature électronique, elle, est une déclaration d'intention. Lorsqu'une personne utilise une signature électronique, elle signifie son accord avec le contenu d'un document numérique.

Le processus de signature se décompose ainsi :

1. Présentation d'un document à signer à une personne.
2. Cette personne, après avoir lu et approuvé le document, utilise un certificat numérique pour apposer sa signature.
3. Le document signé est ensuite scellé : aucune modification ne pourra être apportée sans que cela ne soit détecté.
4. Le document signé peut alors être partagé, stocké ou archivé, avec l'assurance que l'engagement de la personne est clairement établi et juridiquement reconnu.

Si l'évolution technologique a été rapide, les cadres juridiques, eux, ont dû s'adapter. Le règlement eIDAS, adopté par l'Union Européenne, offre un cadre précis et rassurant autour des cachets électroniques. En France, ce règlement assure une valeur légale aux cachets, à condition qu'ils soient créés dans le respect des normes et réglementations en vigueur. C’est d’ailleurs cette réglementation qui a établi les niveaux de cachets électroniques.

Le cachet électronique, comme la signature électronique, n'est pas uniforme. Selon le règlement eIDAS, il existe différents niveaux de cachets électroniques qui correspondent à différents niveaux de sécurité et d'authenticité. Ces niveaux sont cruciaux pour les entreprises car ils déterminent le degré de confiance qu'on peut accorder à un document cacheté.

Il s'agit du niveau de base. Ce cachet garantit l'intégrité et l’authenticité du document. Autrement dit, celui-ci n'a pas été modifié depuis son cachetage. Cependant, le représentant de l’entité et le niveau de confiance associé sont relativement faibles. Ce niveau de cachet est généralement utilisé pour des documents moins sensibles nécessitant une protection de base.

Ce niveau offre une meilleure sécurité. Le cachet électronique avancé est lié au créateur du cachet de manière unique et est capable de détecter toute modification ultérieure du document. De plus, il est créé à l'aide de moyens que le signataire peut maintenir sous son contrôle. Il est principalement utilisé pour les documents nécessitant une plus grande fiabilité et une authentification plus robuste.

C'est le niveau le plus élevé et le plus sûr. Pour qu'un cachet électronique soit qualifié, il doit être créé par un dispositif de création de cachet qualifié et basé sur un certificat qualifié pour les cachets électroniques. Il est utilisé pour les documents les plus sensibles et les transactions nécessitant une validation juridique solide.

Il est crucial pour les entreprises de comprendre ces niveaux et de choisir celui qui est le plus adapté à leurs besoins. Plus le niveau est élevé, plus la sécurité et la confiance sont grandes, mais cela peut également impliquer des coûts plus élevés et des procédures plus rigoureuses.

Au-delà des lois, il y a la confiance. Comment savoir que le cachet apposé sur un document PDF, une facture ou un contrat est authentique ? Les prestataires de services de confiance qualifiés sont au cœur de ce système. Ils délivrent les certificats électroniques et assurent la sécurité, l'intégrité et l'authenticité de chaque cachet.

C'est le règlement eIDAS qui définit les critères selon lesquels ces prestataires sont qualifiés. L'eIDAS établit les normes et réglementations que ces prestataires doivent respecter pour obtenir leur statut de "prestataire de services de confiance qualifié". Les autorités nationales de chaque pays membre sont responsables de la supervision et de la certification de ces prestataires selon les exigences énoncées par le règlement. Une fois ce statut obtenu, ces services qualifiés sont valables dans toute l’UE. 

Ainsi, en optant pour un prestataire qualifié selon ces critères, les entreprises et individus peuvent avoir pleinement confiance en l'authenticité et la validité juridique des cachets électroniques.

À l'heure de la facturation électronique et des processus automatisés, le cachet électronique offre aux entreprises une flexibilité sans précédent. Il n'est plus nécessaire d'attendre la signature manuscrite du directeur ou le tampon de la direction. Les affaires se font plus rapidement, plus efficacement et surtout, de manière plus sécurisée. Grâce au cachet électronique vous pourrez non seulement protéger vos documents contre toute tentative de falsification mais également respecter les exigences strictes de la régulation européenne eIDAS et de certaines règlementations nationales comme par exemple la facture électronique qui est portée par une réforme française.

Yousign offre des solutions de signatures et de cachets électroniques conformes aux normes eIDAS et exigences européennes, et vous accompagne au quotidien pour renforcer la valeur juridique de vos documents numériques et dématérialisés. Pour chaque signature ou cachet apposé, un dossier de preuve est créé. Ce dossier est ensuite horodaté pour garantir son authenticité.