Tampon d’entreprise: quelle valeur juridique ?

“Boum… boum… boum… boum… boum…” Entendez-vous ce bruit perturbant qui émane du bureau de votre collègue RH, ou de votre supérieur hiérarchique ?

Semblable au bruit que ferait votre voisin s’il essayait de clouer au mur une fresque en granit, ce “boum, boum” régulier et intempestif est en fait celui du tampon de votre entreprise qui est apposé à un contrat. 

Quelle en est la valeur juridique ? Peut-on s’en dispenser ? Peut-on remplacer ce “boum” par des sons plus agréables ? Les réponses à toutes ces questions (ou presque…) dans cet article insonore !

Avant de répondre aux questions qui vous brûlent les lèvres, il faut déjà commencer par définir un tampon d’entreprise. Pour beaucoup d’entre vous, on peut le résumer à “ce truc qui fait du bruit et qui tache les mains”. Eh bien, sachez que:

1. “Ce truc qui fait du bruit et qui tache les mains” est appelé cachet commercial ou sceau de reconnaissance à l’usage d’une entreprise.
2. Ce cachet commercial est régi par le code du commerce et comporte un certain nombre de desiderata. ⚠

Eh oui, ce cachet que vos collègues apposent nonchalamment au bas des factures, bons de commandes, ou tout autre document commercial doit contenir un certain nombre d’informations, sans lesquelles ces factures ne pourraient être valables. Ainsi, le cachet commercial doit comprendre: 

• Le nom de la société
• La forme juridique  (SARL, SAS, SA, etc.)
• Montant du capital social
• Adresse de la société
• Numéro d’identification (SIRET/ SIREN) 
• Coordonnées de contact (numéro de téléphone, adresse email) 
• Procédure de liquidation en cours (si applicable)

Bien évidemment, des mentions supplémentaires pourront être ajoutées au gré de votre volonté ou de celle de l’entreprise.
Entendons-nous bien cependant: ces mentions obligatoires doivent figurer sur le document commercial que vous envoyez, peu en importe la forme.

Avoir un tampon d’entreprise permettrait de placer toutes ces informations directement dans l’en-tête de documents officiels et de rappeler les informations légales relatives à votre entreprise.
Cependant, il se pose toujours la question de la valeur juridique du tampon d’entreprise.

Soyons très clair dès le début: le tampon d’entreprise n’a aucune valeur juridique et n’est pas obligatoire.

Il convient donc à chaque entreprise de choisir d’en utiliser un ou de s’en dispenser.
Vous le savez maintenant, nous sommes très à cheval sur la sécurité. Chez Yousign, nous pensons que toutes les PME doivent posséder toutes les informations relatives au défi qu’ils rencontrent afin de trouver la meilleure solution basée sur des faits vérifiables et concrets.

Le tampon d’entreprise, en plus de n’avoir aucune valeur juridique (oui, je remue le couteau dans la plaie 🔪) pose deux réels problèmes:

1. Le premier n’est pas très sérieux: Si les informations obligatoires sont déjà contenues dans le document, le tampon d’entreprise ne ferait que de les répéter. Dans ce cas-là, il n’aurait aucune valeur ajoutée. 
2. Le deuxième, beaucoup plus problématique: Il existe des sociétés spécialisées dans la fabrication de tampons d’entreprise. Ces sites offrent même la possibilité de personnaliser les informations contenues dans le tampon, sans qu’aucun justificatif ne soit demandé par ces entreprises.

Pour résumer, n’importe quel individu peut disposer d’un tampon d’entreprise au nom de n’importe quelle entreprise, avec des informations erronées, qui n’ont pas été vérifiées avant la création dudit tampon.

Le tampon d’entreprise n’est donc en aucun cas gage de légitimité. Il agit, un peu à la manière des mentions manuscrites, comme motif de crédibilité pour une entreprise et de réassurance pour les parties signataires d’un contrat officiel. Sa présence sur les documents officiels est tout à fait facultative et n’engage en rien la responsabilité de l’entreprise émettrice.

En revanche, il ne peut se substituer à une signature officielle, puisqu’il n’a aucune valeur légale, contrairement à la signature manuscrite ou à la signature électronique. 

Dans un processus de digitalisation, la signature manuscrite n'a pas sa place en revanche. Ainsi, la signature électronique s'impose comme étant une solution de choix qui comporte de multiples avantages en terme sécurité :

• Une règlementation européenne appelé eIDAS qui encadre avec soin et précision l'usage de la signature électronique
• L'assurance que le document signé n'a pas pu être modifié après la signature
• Un dossier de preuve généré après chaque signature qui se porte garant de l'authenticité des signatures électroniques
• ...

La signature électronique vous permettra donc de signer et faire signer tous vos documents de manière simple, sécurisée, rapide, et, à la grande différence du tampon d’entreprise… sans un bruit !