XRechnung: Das müssen Sie über den Standard für elektronische Rechnungen wissen 

Für elektronische Rechnungen gibt es europa- und deutschlandweit einige Vorgaben, die eingehalten werden müssen, damit sie rechtsgültig sind und anerkannt werden. Diese Richtlinien sind heutzutage nicht mehr nur für Einrichtungen des öffentlichen Sektors und Großkonzerne verbindlich, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen müssen sich an die Regelungen halten.

Um die Nutzung elektronischer Rechnungen in der EU zu vereinheitlichen, wurde der allgemeingültige Standard XRechnung eingeführt. Wodurch sich eine XRechnung auszeichnet, wie man sie erstellt, wer zur Verwendung von XRechnungen verpflichtet ist und welche Vorteile sie bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Eine XRechnung ist eine Form der elektronischen Rechnung, die den Austausch eines strukturierten Datensatzes ermöglicht. Es handelt sich dabei um ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell, das Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen den Austausch von e-Rechnungen unabhängig von Standort oder ERP-System (ERP = Enterprise Resource Planning) erlaubt. Durch die Verwendung von XRechnungen können alle wichtigen Daten der e-Rechnung automatisiert und ohne manuelles Eingreifen weiterverarbeitet werden. 

Die Einführung der XRechnung als Standard in Deutschland liegt der europäischen Norm EN 16931 sowie der Richtlinie 2014/55/EU zugrunde, die zum Ziel haben, in Europa einen einheitlichen technischen Prozess für das Versenden, Prüfen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen zu schaffen. Der Standard XRechnung ist dementsprechend die Umsetzung (Core Invoice Usage Specification = CIUS) dieser EU-Norm in Deutschland. Die XRechnung wurde von Spezialist:innen aus Bund, Ländern und Kommunen ausgearbeitet und unterliegt nun der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die den Standard regelmäßig überprüft und weiterentwickelt.

Bevor die XRechnung eingeführt wurde, gab es bereits andere Formate für elektronische Rechnungen, die in Deutschland genutzt wurden und zum Teil auch heute noch in Verwendung sind. Grundsätzlich gilt, dass das Format einer e-Rechnung folgende Verordnungen beachten muss, um heutzutage gültig zu sein:

• die EU-Norm EN 16931,
• die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-V) und
• die Nutzungsbedingungen der jeweils genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Ein Format, das bis dato weit verbreitet war, ist die klassische PDF-Rechnung. Dieses Format wird von öffentlichen Behörden in der Regel nicht mehr akzeptiert, da eine Rechnung im PDF-Format nicht automatisch weiterverarbeitet werden kann. Häufig werden PDF-Rechnungen zunächst ausgedruckt, manuell geprüft bzw. angepasst, eingescannt und per Mail oder Post weiterversandt. Diese manuellen Zwischenschritte können Fehler provozieren und Medienbrüche hervorrufen. Außerdem sind in PDF-Rechnungen keine zusätzlichen Dokumente integrierbar.
Hier erfahren Sie mehr über die digitale Unterschrift von PDFs.

Ein weiteres Datenformat für elektronische Rechnungen ist das sogenannte “Hybridformat”, das strukturierte XML-Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument integriert. Die e-Rechnung wird in diesem Fall als PDF-Dokument versendet, das gleichzeitig mit einer XML-Datei, die dieselben Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält, verknüpft ist. Eine solche Rechnung kann aufgrund dieser strukturierten Daten in einer passenden Software direkt elektronisch weiterverarbeitet werden. Ein Beispiel für ein Hybridformat ist “ZUGFeRD”. Im Gegensatz zum PDF-Format erfüllt ZUGFeRD in der Version 2.2. die obengenannten Anforderungen der XRechnung und ist deshalb eine gültige e-Rechnung. 

Im Gegensatz zum hybriden Format gibt es bei der XRechnung nur eine einzige Datei in XML-Format, die die strukturierten Rechnungsdaten in einer Textform darstellt. Der Vorteil daran ist, dass das Dokument sofort weiterverarbeitet werden kann und keine manuellen Zwischenschritte getätigt werden müssen. Die XRechnung erfüllt alle Anforderungen der EU-Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-V) sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes. Sie kann deshalb ohne Probleme verwendet werden.

Laut  § 14 Absatz 4 i.V.m. § 14a Absatz 5 UStG gibt es einige Pflichtangaben, die auf einer XRechnung enthalten sein müssen (siehe nachstehende Aufzählung):

• Vollständiger Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:innen (z.B. Lieferanten) und der Leistungsempfänger:innen (mit Leitweg-ID)
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Evtl. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Die XRechnung hat zwar ein einheitliches Format, aber es gibt keine spezifischen Vorschriften zur visuellen Gestaltung der Rechnung. Die XML-Datei stellt strukturierte Daten in Form eines Textes dar und muss alle obengenannten Pflichtangaben enthalten.

Möchten Sie eine XRechnung erstellen, haben Sie dafür drei verschiedene Möglichkeiten:

1. Sie erstellen Ihre XRechnung mithilfe eines Rechnungsprogramms.

2. Sie fertigen Ihre XRechnung mit einem Buchhaltungsprogramm an.

3. Sie nutzen einen XRechnungs-Generator. 

Wenn Sie jährlich eine große Anzahl an XRechnungen erstellen müssen, lohnt es sich, in ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm zu investieren. Sind es allerdings nur wenige Rechnungen, die Sie anfertigen müssen, empfiehlt es sich eher, einen XRechnungs-Generator zu verwenden.

Unabhängig davon, welche Software Sie für die Erstellung Ihrer XRechnungen nutzen, müssen Sie eine Rechnungseingangsplattform verwenden, um Ihre XRechnungen einzureichen. Ihre XRechnungen für Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane übermitteln Sie über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ des Bundes (ZRE). Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger:innen und kooperierende Bundesländer reichen Sie über die OZG-RE ein.

Müssen Rechnungen an Auftraggeber:innen übermittelt werden, die an die Plattformen ZRE und OZG-RE angebundenen sind, haben Rechnungssteller:innen vier verschiedene Möglichkeiten:

• Versand über das Peppol-Netzwerk
• Versand per E-Mail
• Upload an der Weboberfläche
• Manuelle Eingabe an der Weboberfläche
  

Informationen zu den jeweiligen Anforderungen und Regelungen des Bundes sowie Ihres jeweiligen Landes finden Sie im Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Seit dem Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2014 wurden sukzessive immer mehr Auftraggeber:innen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß dem XRechungs-Standard zu erstellen. Im November 2018 wurde es für die obersten Bundesbehörden Pflicht. Darauf folgten alle Rechnungsempfänger:innen des Bundes. Seit Mitte April 2020 sind nun auch Bundesländer und Kommunen (in Abhängigkeit der individuellen Rechtsvorschriften im jeweiligen Land) zur Einhaltung des XRechnungs-Standards verpflichtet.

Lediglich in wenigen Ausnahmefällen ist man von der sonst verpflichtenden Erstellung von XRechnungen befreit:

• Bei einem Direktauftrag mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 EUR netto.
• Bei einem Auftrag aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.
  

Die Richtlinie deutet allerdings an, dass B2B- und Endkundengeschäfte mittelfristig ebenfalls Teil der Regelungen zur XRechnung werden sollen. Dank der Richtlinie haben z.B. öffentliche Auftraggeber:innen bereits das Recht, die Nutzung der XRechnung in öffentlichen Ausschreibungen für die Abrechnung der Leistungen anzuordnen. Es ist also zu erwarten, dass XRechnungen sich nach und nach in immer mehr Bereichen und Branchen durchsetzen werden.

Abgesehen von der Tatsache, dass viele Unternehmen ohnehin dazu verpflichtet sind, Rechnungen mit XRechnungs-Standard zu verwenden, bietet die XRechnung auch so einige Vorteile:

Einfach implementierbar: Die XRechnung ist ziemlich einfach einzuführen. Viele Softwareprogramme verfügen bereits über die notwendige Technologie, eine XRechnung zu lesen und verarbeiten. Der:die Versender:in der Rechnung muss sich also keine Gedanken über die technische Ausstattung der Empfänger:innen machen. Die Verwaltung von Rechnungen wird so stark vereinfacht.

Kostengünstig: Die Implementierung von digitalisierten Rechnungen ist mit geringeren Kosten verbunden, da deutlich weniger manuelle Eingriffe getätigt werden müssen.

Schnell und effizient: Dank der XRechnung verbrauchen Sie weniger Zeit für die Verwaltung, die Versendung und den Empfang von Rechnungen.

Nachhaltig: Mit der XRechnung sparen Sie Papier, Druckertinte und Platz in Ihrem Büro!

Sicher: Die Verwendung der XRechnung sorgt für weniger Schreib- oder Tippfehler.

Seit der Einführung der europäischen Richtlinie für eine vereinheitlichte Rechnungsstellung in Europa wird die XRechnung schrittweise für immer mehr Unternehmer:innen in Deutschland Pflicht. Die XRechnung bietet den Vorteil, dass sie einfach implementierbar sowie kostengünstig ist und für mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Sicherheit sorgt. Die XRechnung ist ein gutes Beispiel dafür, dass es länderübergreifende Standards und Normen bedarf, um eine gelungene flächendeckende digitale Transformation zu erreichen.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.