Lohnauszahlung digitalisieren: Anwendung und Vorteile

In vielen Unternehmen gibt es noch Potenziale, wenn es um Digitalisierung und Automatisierung geht, die es zu heben gilt. Im Bereich der Lohnauszahlung ist dies besonders lohnend. Denn Unternehmen können hier Personal, Zeit und Kosten sparen. Außerdem profitieren die Arbeitnehmer von einem System, das schnell und einfach funktioniert. Doch müssen sich Arbeitgeber gut über Arbeitnehmerrechte informieren und die Pflichten, die mit der Bereitstellung einer papierlosen Abrechnung einhergehen.

Eine digitale Lohnabrechnung ist derzeit in Deutschland keine gesetzliche Pflicht. Unternehmen können frei entscheiden, ob sie Lohnabrechnungen digital oder in Papierform ausstellen möchten. Die digitale Variante wird jedoch zunehmend beliebter, da sie sowohl den Verwaltungsaufwand als auch die Umweltbelastung reduziert. Unternehmen, die diesen Schritt noch nicht gegangen sind, sollten die Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen in Betracht ziehen, um von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Lohnabrechnung in Papierform auszuhändigen, wenn eine digitale Zustellung vereinbart wurde. Nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) kann die Abrechnung auch in elektronischer Form erfolgen, sofern der Arbeitnehmer zustimmt. Diese Regelung gibt Unternehmen die Flexibilität, moderne Technologien einzusetzen, um Prozesse zu optimieren. Wichtig ist, dass die elektronische Übermittlung sicher erfolgt und die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet ist.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Lohnabrechnung physisch oder elektronisch zur Verfügung zu stellen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach § 108 GewO besteht diese Pflicht immer dann, wenn sich der Lohn des Arbeitnehmers ändert oder die Vergütung auf Stundenbasis erfolgt. Dies dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit für den Arbeitnehmer. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Abrechnung rechtzeitig erfolgt, um Verzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden.

Die Digitalisierung der Lohnauszahlung bietet zahlreiche Vorteile:

1. Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für die Lohnbuchhaltung.
   
2. Kostenreduktion: Einsparungen bei Druck, Papier und Versand.
   
3. Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papierabrechnungen schont die Umwelt.
   
4. Schnelle Verfügbarkeit: Arbeitnehmer können ihre Abrechnungen jederzeit online abrufen.
   
5. Rechtskonformität: Moderne Systeme erfüllen die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

Für die Einführung eines digitalen Lohnabrechnungssystems gibt es verschiedene Methoden und Tools, die Unternehmen nutzen können. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und benutzerfreundlich ist.

• HR-Software: Viele Unternehmen setzen auf spezialisierte HR-Lösungen, die Module für Gehaltsabrechnungen enthalten. Beispiele sind DATEV, SAP SuccessFactors oder Personio. Diese Tools automatisieren die Erstellung und Zustellung von Lohnabrechnungen.
  
• Cloud-Lösungen: Cloud-basierte Systeme bieten Flexibilität und erleichtern den Zugriff auf Daten. Arbeitnehmer können über ein gesichertes Portal auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen.
  
• Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen: Die Integration von Lohnabrechnungssoftware mit Buchhaltungsprogrammen ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung und minimiert Fehler.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die eingesetzten Tools sowohl die Datenschutzanforderungen nach DSGVO als auch die besonderen Sicherheitsanforderungen für Gehaltsdaten erfüllen.

Die Zustimmung der Arbeitnehmer ist eine zentrale Voraussetzung für die Einführung digitaler Lohnabrechnungen. Ohne ihre Zustimmung dürfen digitale Lohnabrechnungen nicht die Papierform ersetzen. Laut § 108 Gewerbeordnung (GewO) hat der Arbeitnehmer das Recht, eine schriftliche Lohnabrechnung zu verlangen, sofern er die digitale Variante nicht akzeptiert.

Wichtige Rechte der Arbeitnehmer:

• Zugriff: Arbeitnehmer müssen jederzeit auf ihre digitalen Lohnabrechnungen zugreifen können.
  
• Datenschutz: Persönliche Daten müssen sicher und verschlüsselt übertragen werden.
  
• Widerrufsrecht: Arbeitnehmer können ihre Zustimmung zur digitalen Lohnabrechnung widerrufen und eine Rückkehr zur Papierform verlangen.
  

Es ist ratsam, die Zustimmung schriftlich einzuholen und den Mitarbeitenden klare Informationen über den Zugriff und die Nutzung der digitalen Plattform bereitzustellen.

Der Übergang von Papier- zu digitalen Lohnabrechnungen erfordert sorgfältige Planung, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu fördern. Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen:

1. Kommunikation: Informieren Sie die Mitarbeiter frühzeitig über die geplante Umstellung. Erläutern Sie die Vorteile und beantworten Sie Fragen offen.
   
2. Schulungen: Bieten Sie Schulungen oder Einführungsworkshops an, um den Umgang mit der neuen digitalen Plattform zu erklären.
   
3. Pilotphase: Führen Sie die digitale Lohnabrechnung zunächst in einer kleinen Abteilung ein, um mögliche Probleme zu identifizieren und zu beheben.
   
4. Feedback einholen: Sammeln Sie das Feedback der Mitarbeiter, um die Nutzerfreundlichkeit und Effizienz der Lösung zu verbessern.
   
5. Datensicherheit gewährleisten: Implementieren Sie Maßnahmen wie Verschlüsselung, Passwortschutz und sichere Authentifizierung, um die sensiblen Daten zu schützen.
   

Ein gut geplanter Übergang stellt sicher, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.