Der Begriff “Faksimile” wirkt auf den ersten Blick wie ein missglücktes Anagramm von “Fake Smile”, hat damit aber herzlich wenig zu tun. 😉 Wenn Sie bisher noch keine Berührungspunkte mit einem Faksimile hatten, lesen Sie diesen Artikel und informieren Sie sich darüber, worum es sich bei einem Faksimile handelt, ob dessen Nutzung rechtsgültig ist und was das Ganze eigentlich mit elektronischen Unterschriften zu tun hat.
Was ist ein Faksimile? - Eine Definition
“Faksimile” kann auf den lateinischen Begriff “fac simile” zurückgeführt werden, was so viel bedeutet wie “mache es ähnlich”. Es ist daher nicht verwunderlich, dass das Wort Faksimile heutzutage für die Bezeichnung eines Replikats einer Vorlage verwendet wird. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Nachbildung eines Dokuments, einer Schrift oder einer Unterschrift handeln. Das Faksimile sieht dem Original in der Regel so ähnlich, dass nur bei näherem Hinsehen deutlich wird, dass es in Wahrheit ein Replikat darstellt.
Früher im Mittelalter kamen Faksimile immer dann zum Einsatz, wenn Werke von wichtiger Bedeutung der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollten. Zu solch wichtigen Werken zählten zum Beispiel Bibeln, Bücher oder Chroniken. In der heutigen Zeit werden beispielsweise Werbe- und Informationsschreiben sowie Newsletter, die an viele Personen versendet werden, faksimiliert.
Was ist eine Faksimile-Unterschrift?
Ein besonders häufig verwendetes Faksimile ist die faksimilierte Unterschrift. Damit ist die Replikation einer handschriftlichen Unterschrift gemeint. Die Methode, die für die Erstellung einer Faksimile-Unterschrift am häufigsten zum Einsatz kommt, ist die des Stempels. Viele Menschen greifen auf einen solchen Stempel zurück, um sich viel Zeit und Mühe bei der Unterzeichnung von einer Vielzahl an Dokumenten zu sparen.
Doch sind solche Unterschriften rechtsverbindlich?
Ist eine Faksimile Unterschrift rechtsgültig?
Wenn bei Ihnen ein Faksimile-Stempel im Einsatz ist, sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass dieser zwar sehr praktisch ist, aber das Schriftformerfordernis laut § 126 BGB leider nicht einhält.
Die Schriftform wird erfüllt, wenn Sie Ihren Vertrag entweder handschriftlich unterschreiben, diesen notariell beurkunden lassen oder ihn digital mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen.
Eine Faksimile-Unterschrift kann die Schriftform deshalb nicht einhalten, weil es sich hierbei lediglich um eine Kopie der originalen Unterschrift handelt. Gerät ein Faksimile-Stempel in falsche Hände, kann diese Person damit einfach willkürlich Dokumente in Ihrem Namen unterzeichnen, obwohl Sie selbst dazu vielleicht gar keine Zustimmung geben möchten. In dem Fall haben Sie allerdings überhaupt keinen Beweis dafür, dass nicht Sie es waren, die die entsprechenden Verträge faksimiliert haben.
Die Schriftform wird für viele Dokumente des Geschäftsalltags gefordert, wie z.B. befristete Arbeits- und Mietverträge, Kündigungen, einige Arten von Vollmachten, Jahresabschlüsse, SEPA-Mandate oder Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Eine ausführlichere Liste von Dokumenten, die Sie mit der QES, die das Schriftformerfordernis erfüllt, unterzeichnen können, finden Sie in unserem Artikel “Diese Dokumente erfordern die QES”.
Unabhängig davon, ob für ein Dokument die Schriftform gefordert wird oder nicht, gehen Sie mit der Nutzung eines Faksimiles ein Risiko ein. Sie können damit nicht beweisen, ob Sie den Vertrag wirklich willentlich angenommen haben oder eine andere Person gegen Ihren Willen unterzeichnet hat. Deshalb empfehlen wir, auf die faksimilierte Unterschrift besser zu verzichten, und stattdessen die e-Signatur zu verwenden. Weshalb elektronische Unterschriften so viel sicherer sind, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Das Faksimile in Abgrenzung zur elektronischen Signatur
Eine sichere und beweiskräftige Unterzeichnung Ihrer Verträge wird durch eine Faksimile-Unterschrift leider nicht gewährleistet, weshalb es sinnvoll ist, sich nach einer Alternative umzusehen, die ebenso rechtssicher wie praktisch und zeiteinsparend ist. Hier erfreuen sich e-Signaturen nach der eIDAS-VO großer Beliebtheit.
Elektronische Unterschriften, die von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern angeboten werden und den Anforderungen der eIDAS-Verordnung sowie der DSGVO entsprechen, sind eine gute, rechtsverbindliche und praktische Alternative zu faksimilierten Unterschriften.
In der Welt der e-Signaturen gibt es drei verschiedene Niveaus:
- Die Einfache Elektronische Signatur (EES)
- Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
- Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Im Gegensatz zu Faksimiles gibt es für diese e-Signaturen einen klaren, europaweit gültigen rechtlichen Rahmen, nämlich die eIDAS-Verordnung. Nur Anbieter, die diesen Vorschriften entsprechen, dürfen von vertrauenswürdigen Stellen zertifiziert werden und ihre e-Signaturen rechtssicher vertreiben.
Digitale Unterschriften dieser Art sind auch deshalb sicherer, weil bei der Erstellung zusätzlich ein Dokument generiert wird, in dem die wichtigsten Informationen zum Unterzeichnungsprozess gespeichert werden. Diese sogenannte Nachweisdatei enthält unter anderem die Namen der Unterzeichner:innen, Zeitstempel, IP-Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Außerdem werden Unterzeichner:in und Dokument durch die Generierung eines Hash-Wertes unwiderruflich miteinander verbunden.
Zusätzlich dazu beruhen e-Signaturen auf dem Prinzip einer kryptografischen, asymmetrischen Verschlüsselung. Hierbei werden Daten, die für die digitale Signatur benötigt werden, verschlüsselt, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies geschieht durch die Verwendung eines privaten Schlüssels, der nur dem:der Unterzeichner:in bekannt ist, und eines öffentlichen Schlüssels, der für jede:n zugänglich ist. Der private Schlüssel wird zur Erstellung der Signatur verwendet, während der öffentliche Schlüssel zur Überprüfung der Signatur genutzt wird.
Dieses Verfahren sichert die Integrität und Authentizität eines e-signierten Dokuments.
Vorsicht Faksimile! In Puncto Unterschriften rechtlich auf der sicheren Seite sein
Eine faksimilierte Unterschrift ist als Nachbildung einer handschriftlichen Unterschrift in Form eines Stempels zwar sehr praktisch und lässt einen einiges an Zeit sparen. Leider erfüllt eine Faksimile-Unterschrift aber nicht das Schriftformerfordernis und sollte deshalb nicht für die Unterzeichnung wichtiger Dokumente verwendet werden.
Möchten Sie in derselben Geschwindigkeit einer Faksimile-Unterschrift unterzeichnen, aber keine Einbußen in Bezug auf Rechtssicherheit und Beweiskraft machen, empfiehlt es sich, auf die elektronische Signatur umzusteigen. Unsere Web-App kann 14 Tage lang kostenlos und ganz unverbindlich getestet werden. 👇🏼 Überzeugen Sie sich selbst!
FAQ zum Thema “Wann ist eine Unterschrift ungültig?
Was ist eine faksimilierte Unterschrift?
Bei einem Faksimile handelt es sich um ein Replikat eines Dokuments, einer Schrift oder einer Unterschrift. Eine faksimilierte Unterschrift ist dementsprechend eine Nachbildung einer handschriftlichen Unterschrift. Diese kann mithilfe eines Stempels erstellt werden und ermöglicht es, viele Dokumente auf einmal schnell zu unterzeichnen. Aber Vorsicht: Eine faksimilierte Unterschrift hat vor Gericht sehr wenig Beweiskraft und erfüllt auch das Schriftformerfordernis nicht.
Wie erstelle ich eine Faksimile Unterschrift?
Das Erstellen einer Faksimile-Unterschrift, also der Nachbildung einer handschriftlich getätigten Unterschrift, ist relativ einfach. Dazu benötigen Sie lediglich die Vorlage der Unterschrift sowie einen Stempel, einen Scanner oder eine Kamera. Eine faksimilierte Unterschrift hat allerdings nicht denselben rechtlichen Wert bzw. dieselbe Beweiskraft wie eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) oder eine händische Unterschrift. Es ist deshalb davon abzuraten, einen Faksimile-Stempel für die Unterzeichnung wichtiger Dokumente zu verwenden.
Was heißt Faksimile auf Deutsch?
Der Begriff “Faksimile” kommt ursprünglich aus dem Lateinischen “fac simile” und bedeutet so viel wie “mache es ähnlich”. Gemeint ist damit die Nachbildung einer Vorlage, d.h. eines Dokuments, einer Schrift oder einer Unterschrift. Heutzutage werden Faksimiles für Werbe- sowie Informationsschreiben und Newsletter verwendet. Es empfiehlt sich nicht, Faksimiles grundsätzlich für die Unterzeichnung von Verträgen zu nutzen, da sie nicht das Schriftformerfordernis laut § 126 BGB erfüllen.
Wie muss eine gültige Unterschrift aussehen?
Bei elektronischen Signaturen handelt es sich um rechtsgültige Unterschriften. Hierbei spielt es keine Rolle, wie die Signatur aussieht. Vielmehr ist es wichtig, dass die rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt werden. Vertrauensdiensteanbieter wie Yousign, die e-Signaturen vertreiben, müssen die eIDAS-Bestimmungen sowie die DSGVO einhalten und von entsprechenden Zertifizierungsstellen zertifiziert sein.
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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dies kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
