Firmare documenti online con app

Firmare documenti online è ormai diventata un’esigenza comune: smartworking o no, infatti, capita a tutti, sempre più spesso, di ritrovarsi di fronte alla necessità di firmare un documento a distanza, di ricevere una copia di un documento in digitale (ad esempio nei formati word o pdf) da dover firmare o di dover fare l’invio di documenti online. Ecco quindi come fare a firmare documenti online, in qualsiasi formato, senza bisogno di stampare, grazie all’app di firma elettronica, la migliore soluzione da adottare tutte le volte che non è possibile apporre una firma di persona!

Hai letto bene: quando non è possibile fare una firma di persona, il modo migliore per firmare un documento online in modo pienamente legale è attraverso una piattaforma o un app per la firma elettronica, come Yousign. Yousign può essere considerata a tutti gli effetti un’app per firmare documenti online: il firmatario, infatti, una volta completato l’invio di documenti, riceve il documento in formato pdf sul suo smartphone e basta un “click” per aggiungere la firma sul documento interamente online.

E per chi invece ha bisogno di portare a termine una procedura online, attraverso l’invio di documenti da firmare via mail o app? In questo caso, Yousign permette di realizzare tutto il processo di caricamento del documento tramite la sua piattaforma, una web app di firma elettronica che permette di coprire tutto il flusso, dall’invio del documento, a compilare il documento, ad aggiungere firme sul pdf. E poi tenere traccia delle firme, mandare un remind al firmatario e archiviare il documento una volta firmato online.

Se ti stai chiedendo se l’app di firma elettronica permette di aggiungere firme a documenti nei formati Word, pdf, Excel o, addirittura, se stai cercando come firmare online un documento in formato immagine, trovi in Yousign il migliore alleato. 

Ti basterà, infatti, convertire in PDF i documenti originariamente in altri formati, come Word, Excel o JPG, e poi caricare il nuovo documento PDF ottenuto nella piattaforma Yousign. Il documento è pronto per essere firmato online!

La firma su un documento online realizzata tramite un’app di firma elettronica come Yousign ha valore legale. Infatti, la firma elettronica è un processo informatico che unisce strutture legali e tecniche per consentire una valida autenticazione. 

Con l’app di firma elettronica di Yousign, la firma è eseguita direttamente sul documento digitale che è in formato PDF: solo il documento PDF firmato online è considerato come un originale ed ha valore legale. 

La firma elettronica di Yousign è riconosciuta dalla legge dell’Unione Europea tramite la regolamentazione eIDAS, e ha tutte le necessarie certificazioni per essere considerata legale.

Quando si firma un contratto digitale a distanza, la protezione dei dati è un aspetto centrale. Le moderne soluzioni di firma elettronica adottano standard di sicurezza avanzati per garantire che tutte le informazioni condivise durante il processo siano trattate in modo sicuro e confidenziale. I documenti e i dati del firmatario vengono trasmessi tramite connessioni cifrate, e in molti casi l’accesso è protetto da meccanismi di autenticazione a due fattori, come l’invio di un codice OTP.

I dati raccolti, come l’identità del firmatario, la data e l’ora della firma, vengono registrati e conservati nel rispetto delle normative europee, tra cui il regolamento eIDAS e il GDPR, che assicurano tracciabilità, integrità del documento e tutela della privacy. Anche l’uso da dispositivi mobili o da remoto non comporta rischi aggiuntivi, purché si utilizzi una piattaforma affidabile.

In sintesi, firmare un contratto online non solo è comodo e rapido, ma anche sicuro, purché si scelga una tecnologia conforme agli standard legali e tecnici in vigore.

Non tutte le firme elettroniche sono uguali: esistono diversi livelli di firma, ciascuno con specifiche caratteristiche, modalità di utilizzo e valore legale. Comprendere la differenza è fondamentale per scegliere la soluzione più adatta in base al tipo di documento e al contesto.

• La firma elettronica semplice (FES) è perfetta per la documentazione di routine o basso rischio. Non richiede l’identificazione del firmatario, ma garantisce comunque tracciabilità e integrità del documento.
• La firma elettronica con OTP rappresenta un livello più avanzato, grazie all’autenticazione via codice temporaneo inviato tramite SMS o email. È adatta alla maggior parte dei contratti aziendali, lettere d’incarico, preventivi, contratti di locazione o documenti HR.
• La firma elettronica avanzata (FEA) include una doppia verifica del firmatario: autenticazione codice OTP e verifica d'identità immediata integrata nel processo di firma. Ha quindi un valore probatorio più forte, ed è indicata in contesti più regolamentati come assicurazioni, banche o sanità.
• Infine, la firma elettronica qualificata (FEQ) è l’unica equiparata legalmente alla firma autografa e rappresenta lo standard più elevato di firma elettronica sul mercato europeo. Viene emessa da un provider certificato, richiede un’identificazione rigorosa e viene usata per atti pubblici, comunicazioni ufficiali con la PA o documenti che necessitano del massimo livello di sicurezza giuridica.